重要なクライアント対応まで任せられる、サーブコープの秘書サービス。徹底した人材育成プログラムとは？

レンタルオフィスに欠かせないサービスの一つが、電話対応や資料作成などを一任できる「秘書」の存在でしょう。サーブコープの場合は全員が国際感覚を持ち合わせたバイリンガルなうえ、独自に開発した研修プログラムを受けているため、社会的関心の高い「コンプライアンス」の基本も習得。お客さまから「重要な場面でも、安心してクライアント対応を任せることができる」と高評価を受けています。
今回は、秘書たちの採用と人材トレーニングを担当している六本木華月マネージャーに、サーブコープがこだわる秘書サービスについて聞きました。

重要なクライアント対応まで任せられるスキルの秘密

——まず、サーブコープ秘書が担当する業務について教えてください。

一人の秘書が担当している企業の数は、10社前後。お客さまの業種はさまざまで、仕事内容も多岐にわたります。例えば、商談のためのプレゼンテーション資料を作ることもありますし、その商談に参加する場合は議事録を作ることもあります。

少人数で会社を運営されているお客さまが多いので、本来の業務に集中していただけるよう、いわゆる雑務をカバーするのも秘書の重要な仕事です。例えば、たまっている領収書やレシート類を整理してエクセルにまとめたり、会議中の通訳をしたり、文書の翻訳業務もあります。時には会社の一員として、海外への商談に同行して通訳を担当することも。ハイレベルな秘書たちがそろうサーブコープならではのサービスです。

——「重要な場面でも安心してクライアント対応を任せられる」と評価するお客さまが多いですが、それだけの信用を得るために秘書教育で大切にしているポイントは何ですか。

ビジネスマナーを大切にしているのは当然ですが、サーブコープの秘書は電話の取り次ぎや来客時の対応だけではない、それ以上の価値を提供している点が他社とは違うと自負しています。

一番大切なのは、当事者意識を持つこと。電話対応や営業資料の作成といった単純作業でも、お客さまのビジネスの成長にどれだけ当事者意識を持てるかで、次の商談につながるかどうかに影響します。また、新聞を読むなどして経済の動向も常にインプットしているほか、リサーチ力を強化するトレーニングも実施。さらに、お客さまのビジネスをサポートするためには、正確な状況把握が必要です。クライアントから必要な情報を無駄なくヒアリングする質問力についても、サーブコープではトレーニングを行っています。

—— 社会的関心の高い「コンプライアンス」について、サーブコープ秘書が学んでいることはありますか。

サーブコープの強みは一律のサービスではなく、個々の要望に応えられる柔軟さを持ち合わせていることです。各企業さまの社内規則や業務マニュアルはその都度ヒアリングし、担当秘書がしっかりと把握します。そのほか、情報管理の重要性についても入社当日からレクチャーしています。サーブコープが力を入れているIT関連サービスのうち、インターネットのセキュリティに関しても秘書は基本的な知識を身に付けています。

独自の実践型トレーニング・プログラムで人材育成

—— 採用後、秘書が研修期間中に受けるという、独自のトレーニング・プログラムについて教えてください。

採用された秘書には、オーストラリア本社が開発した「インダクション」という、世界23カ国で実施しているトレーニング・プログラムを履修してもらいます。サーブコープの成り立ちから社風、提供している各種サービス、そして企業理念や行動規範まで学びます。

そして最も重要なのが、配属された拠点先で受ける「OJT」です。OJTとは、“On-the-Job Training”の略で、即戦力になるための実践型トレーニングのこと。お客さまをお迎えしたり、お茶をお出ししたりする基礎的なビジネスマナーから、お客さまが新しくサーブコープにご入居した際に必要な対応全般を学びます。

—— 研修期間はどのぐらいありますか？

おおむね3カ月間ですが、秘書としてこうなってほしい、これができていてほしいというゴールを明確にしているので、新卒の場合は特に時間をかけてトレーニングしています。

—— オーストラリア本社によるプログラムのほかに、日本独自のトレーニングもあるのですか。

はい。2011年から日本独自のトレーニングチームを置いています。オーストラリア本社と連携を取って工夫をしながら、足りないところを補充・強化しています。世界共通のトレーニングだけではカバーできない、日本独自の敬語やビジネスマナーを学びます。

例えば、名刺交換や敬語は日本特有の文化です。海外生活が長い秘書は特に敬語に対し苦手意識を持っているので、実践トレーニングを行ったり、実は敬語ではない間違った表現を学ぶことで、正しい敬語を身に付けます。自信がなくて声が小さかったり、うつむきがちに話していた秘書が、半日で別人のように変わるケースもあります。

また、全ての社員がどこまでトレーニング・プログラムを終えているのか、各秘書の理解度を細かくチェックしているのも日本独自の活動です。私たちは、人材のフォローアップを大切にしています。

利用者さまからの声「高いスキルのおかげで人件費を削減できます」

最後に、実際にサーブコープの秘書サービスをご利用いただいているお客さまのコメントをご紹介します。

日系企業や外資系企業など、業界業種を超えたビジネスサポートに対応するには、秘書たちのスキルアップは必要不可欠です。一年に一度、業務に対する理解やスキルチェックを行い、お客さまのビジネスにさらに貢献できるよう、レベルアップを目指しています。サーブコープの秘書サービスは、さまざまなプランでご利用いただけます。興味のある方はお気軽にお問い合わせください。

サーブコープは、お客さまのビジネス発展をサポートするレンタルオフィス、バーチャルオフィス、コワーキングスペースを国内外で展開中。
【サービス詳細】 https://www.servcorp.co.jp/blog/service

※2017年3月15日に公開された記事を再編集したものです。