レンタルオフィス活用事例2 - 秘書サービスの活用方法

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秘書サービス活用事例

サーブコープはレンタルオフィス・バーチャルオフィスのご提供をメインサービスとしていますが、拠点に勤務しているバイリンガル秘書スタッフによるサポートサービスも「売り」の1つです。

「秘書サービス」というと、書類作成、来客対応、ミーティングのサポート、議事録作成等、一般的にはオフィスで行う業務が思い浮かぶのではないかと思います。 こうしたいわゆる「秘書サービス」と比較して、サーブコープの秘書サービスのメリットは、必要なときに必要なだけ、お客様の「社内スタッフの一員」として業務をご依頼いただけることです。ご依頼の内容によってはオフィスを飛び出してお客様をサポートさせていただくこともあります。

その例が、こちらでご紹介するイタリアの企業ヨジテック株式会社様の日本法人設立イベントでのサポート業務です。

事例 - ヨジテック様 日本法人設立イベント

このイベントは、経営陣によるセミナー、そして立食パーティーの2部構成でした。会場はANAインターコンチネンタルホテル東京。参加者約100名の大規模なイベントでしたので、今回はサーブコープ品川インターシティA棟のスタッフ一同、さらに他拠点からも応援スタッフを数名集め、約10名でサポートいたしました。

1. イベントの企画・運営

参加者リストの作成・管理、ホテル会場の手配など、イベント開催の事務を担当いたしました。

2. 会場での参加者受付・ご案内

イベントにお越しの皆様の受付対応・参加者リストのチェックをいたしました。サーブコープスタッフは受付業務のエキスパートなので、お客様には安心してイベント進行に集中していただけました。

3. プレゼンテーション進行サポート

サーブコープスタッフの1人が、スピーカーの方のもとでプレゼンテーションのスライドの進行を担当いたしました。写真は最終確認をしているところです。

4. ディナーパーティーでのコンパニオン業務

パーティー会場にて、ドレスアップしたスタッフが参加者の皆様をお出迎えさせていただきました。また立食ブッフェにて、お客様にお食事やお飲み物をお出しし、積極的に交流いたしました。

5. 写真撮影

サーブコープスタッフがイベントの一部始終を写真撮影いたしました。 パーティー終了後は参加者の皆様へお礼状をお送りしました。またイベント当日の写真を選別の上クライアント様へお渡しし、PR活動にお役立ていただきました。

同社の日本代表の鳥越氏は、「サーブコープが提供するプロフェッショナリズムとカスタマーサービスに、弊社は大変感心しました。さらに、弊社からの指示を待つだけでなく、いかにビジネスを少ない労力で進められるか、いつも積極的に提案をしてくれるのです。」とコメントされました。

サーブコープ秘書サービスのメリット

日頃は少人数でビジネスを運営されている企業様でも、必要に応じてサーブコープの秘書サービスをご利用いただければ、大掛かりなイベントもプロフェッショナルに進行することが可能です。 日頃よりビジネスのサポートをおこなっているメンバーなので、お客様のビジネスに関しても精通しています。イベントごとに臨時スタッフを採用するよりも、断然きめ細かい対応が可能です。 また、サーブコープのスタッフは全員バイリンガルですので、外国人スタッフの多い企業様が主催するイベントや、外国人参加者の多いイベントなどでも難なく対応できます。