サーブコープブログサーブコープについていつでも、どこからでもファックスを送受信できます!サーブコープワンファックス

いつでも、どこからでもファックスを送受信できます!サーブコープワンファックス

以前の記事で、世界中どこにいてもIP電話が利用できるサーブコープワンフォンをご紹介しました。今回の記事では、ワンフォンと同じくいつでも、どこにいてもファックス機能がご利用いただけるワンファックス(Onefax)をご紹介したいと思います!

サーブコープワンファックスとは?

onefax-signature_resizedワンファックスはサーブコープのITチームがカスタマイズし、2010年8月に公開した最新のITツールで、これを使うとパソコン画面上でファックスの送受信が可能になります。具体的には、ウェブページ上で操作できるアプリケーションから送受信を行うことができ、さらにEメールにもファックスの内容がPDFファイルとして自動送信されるため、直接メールでチェックすることができるというものです。ファックス機が必要ないため、出張や外出が多い方や、ノマドワーカーとしてお仕事されている方などに大変便利なツールです!

ファックス機を使わず、パソコン画面からファックスを送受信するメリットとは?

そもそも「Eメールが普及した今、どうしてファックスが使われるの?」と思う方もいらっしゃると思います。確かにEメールも便利ですが、ファックスには【開封率が高い】、【郵便で送るような書類をより低コストで送ることができる】などの大きなメリットがあるため、ビジネスの世界では依然としてメジャーなツールとして利用されているのです。

それでは、ワンファックスでデスクトップパソコンやノートパソコンを使って送受信することにはどんなメリットがあるのでしょうか?ファックス機器を置くスペースを取らないのはもちろんですが、その他にもメリットはたくさんあります!ここでは、ワンファックスの素晴らしい特徴をご紹介していきます。

コスト効率が良く、環境にも優しいツールです

oneshot1すべてパソコン画面上でファックス送受信の操作・閲覧ができるため、ファックス機器、紙、インクやトナーなどの備品を買い揃える必要はありません。また、受信した書類は必要なものだけプリントアウトすれば良いので、無駄な紙やインクを節約することができ、コストが抑えられると同時に環境への影響も減らすことができます!

画像: サーブコープワンファックスのログインページ

いつでも、どこへでもファックス機能を持ち歩けます

従来のファックス通信では、ファックス機の置いてあるその場で送受信の操作をするしかありませんでした。それに対してワンファックスは、インターネット環境がある場所なら、いつでも、どこにいても自分専用のファックス機がそばにあるような感覚です。オフィスはもちろん、自宅や出張先でもファックスを送受信することができ、メールをチェックする要領で受信ファックスをチェックすることができます。ファックスでやりとりされる内容は一般的に、取引先からのレポートや請求書など急ぎの用や重要なものもたくさんありますから、いつでも、どこでもファックスを利用できるのは非常に便利で画期的なことなのです。

書類の整理が簡単です

先にご紹介したように、受信したファックス内容はPDFファイルとして自動受信することができます。デジタルデータとして保管できるため、時系列に並べたり、取引先ごとにフォルダ管理をしたりと、書類の保管が断然スムーズになります。

機密性の高い書類を安全に管理できます

オフィスに置いてあるファックス機器の場合は、受信したファックス書類を物理的に誰でも簡単に手にとって見ることができてしまうため、セキュリティの面では万全とは言えませんでした。ワンファックスの場合は受信設定したEメールアドレスの受信箱に書類が届くので、アクセスできるメンバーをコントロールすることが可能です。受信先のEメールアドレスは複数設定することもでき、用途に応じて個人アドレスやチームで共有のアドレスに設定したりと、自在に使い分けることが可能です。

ワークフローをスムーズに維持できます

ワンファックスは全操作がパソコン画面上で完結しているので、席から立ち上がってファックスをチェックしに行ったりする必要もなければ、ファックス機のトラブルに対応したり、紙を補充したりといった面倒な作業をすることもありません。ファックス送受信という作業に、大切な仕事のリズムを乱されることがなくなるのです。また 受信ファックスを他の人に引き渡したい時にはそのままメールを転送したり、必要に応じて受信書類をサーバーに保存したり、Eメールをチェックする流れの中で受信ファックスの管理を一連で行うことが出来ます。現代では仕事に関連するコミュニケーションの大部分がEメールによるものですから、このようにファックスツールをEメールに統合してしまうことで、仕事もスムーズに片付くようになります!

操作が非常に簡単です

「新しいツールは使い方を覚える余裕がない…」とお考えの方もいらっしゃるかと思います。でも、ご安心ください。ワンファックスはソフトウェアではないのでインストールの手間はありませんし、アカウントの設定はすべてサーブコープのスタッフが行います。ユーザー画面も非常にシンプルでわかりやすく、すぐに使いこなせるようになっています(次回の記事でご紹介します!)。さらに、もしも分からないことがあれば、拠点のスタッフとITチームがいつでもサポートいたします!

今回はワンファックスのメリットについてご紹介しましたが、いかがでしたか?「じゃあ、実際にはどうやって使うの?」と思われる方も多いかと思いますので、次回の記事にてワンファックスの操作方法を具体的にご紹介していきたいと思います。どうぞご期待ください!(ライター: 平井)

続き記事: 「パソコン画面からファックスを送受信!サーブコープワンファックスの使い方

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