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シェアオフィスとは?利用する7つのメリットと、選び方のポイントを解説

働き方改革の推進やリモートワークの拡大などを背景に、自宅でも会社でもない第三のワークスペース「シェアオフィス」の人気が高まっています。働きやすさをサポートする福利厚生の一環として、また起業や副業をする人の拠点としてなど、時代のニーズの変化・多様化とともにサービスを進化させるシェアオフィス。本記事ではシェアオフィスとは何なのかを改めて紹介するとともに、利用するメリットや選び方のポイントなども詳しく解説します。

シェアオフィスとは?

シェアオフィスとは「Share(共有)」「Office(事務所)」を組み合わせた言葉で、一つのオフィススペースを、複数の個人あるいは事業者でシェアするというワークスペースの利用形態です。
シェアオフィスによって施設設備やサービス、出入りできる時間などは異なりますが、オフィス家具やWi-Fi、受付や会議室など、ビジネスに必要な設備や機器を完備し、個室の他、コワーキングスペースと呼ばれるフリーアドレス制の作業スペースが用意されている場合がほとんどです。

シェアオフィスの歴史

「シェアオフィス」という言葉が一般的に広まる以前から、税理士や弁護士などの士業で共同事務所を開設するなどの「オフィスを共有する使い方」はありました。
2016年に「働き方改革」が提唱され、その一環としてテレワークの推進が官民あげて求められるようになります。その推進策の一つとして「職住近接」を実現するシェアオフィスの注目度があがり、さまざまな事業者が参入したことで認知度が急激に高まりました。そこに新型コロナウイルス流行が重なったことで一気に普及したという背景があります。

シェアオフィスの種類

シェアオフィスはニーズに合わせて選べるいくつかの種類があります。ただし、この種類は法令などによる明確な定義があるものではなく、通常このような分け方をすることが多い、という分類です。

【レンタルオフィス】

レンタルオフィスは、最小で一人分のデスクが入る程度の小さく区切られたスペースからオフィススペースの占有ができるサービスです。
専用スペースが確保できるため、シェアオフィスのなかで、比較的一般的な賃貸オフィス利用に近い形と言えます。

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【コワーキングスペース】

コワーキングスペースは、占有スペースを持たずフリーアドレス形式で作業スペースやオフィス機器、通信インフラなどを利用するサービスです。
座席をオンライン上で事前予約できるサービスなども登場しています。占有スペースを持たないため、全国各地の拠点を必要に応じて使い分けるなど場所に囚われない自由な働き方として近年認知度が高まっています。

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【バーチャルオフィス】

バーチャルオフィスは実際のスペースではなく、住所地をシェアすることで開業の法人登記や郵便物の受け取り代行を可能にするサービスです。
運営会社によって、会議室の貸し出しオプションなどサービスの幅があります。

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【サテライトオフィス】

サテライトオフィスとは、自社の支店・支社とは異なり、事業の必要性ではなく従業員の働き方の選択肢を増やすためにつくる拠点となるオフィスのことです。
自社で占有する場合も、複数社で共同運用する場合もあります。

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シェアオフィスを利用する7つのメリット

電話対応営業マン女性

シェアオフィスを利用するうえで、どのようなメリットが得られるのか。具体的な7つのメリットを解説していきます。

1.快適なワークスペースが手に入る

シェアオフィスは多数の会員とスペースを共有するものの、仕事をすることが前提なので集中できる環境が確保できるのが利点。コーヒーやお茶を飲み放題で利用できるシェアオフィスは多く、また、安全性が高い、快適なスピードのWi-Fiサービスが提供されている場合も少なくありません。

さらにスタッフによる定期清掃も行われるため、常に清潔で快適なオフィス環境で仕事に集中できます。中には、重要な電話やオンライン会議用に、防音室を設けているシェアオフィスもあります。

2.コストを削減できる

自社で一般の賃貸オフィスを契約するとなれば、6〜12カ月分の敷金をはじめとする数十万円以上の初期費用が発生します。シェアオフィスでは、一般的に敷金・礼金・紹介料に該当する費用が不要で、ビジネスに必要なオフィス家具やITインフラも利用料金に含まれているため、初期費用を大幅に削減できるうえ手配の手間もかかりません。利用料はシェアオフィスによって異なりますが、お試し利用やフリーレント期間・半額期間などキャンペーンを活用しながら、自社の求めるサービス内容と料金のバランスのとれたシェアオフィスを検討しましょう。

3.法人登記ができる

シェアオフィスによっては、シェアオフィスの住所地を法人所在地として登記できるサービスがあります。ビジネス拠点として認知度が高いアドレスを本社所在地として登記することで、ビジネスの信頼性を高める効果が期待できます。また、郵便物や宅配便の不在時受け取りも可能です。

4. 利便性の高い場所にオフィスが持てる

シェアオフィスの多くは都市部のビジネスエリアに立地しており、出張や打ち合わせの時に移動がしやすく、効率の良い営業活動につながります。また、シェアオフィスは地方拠点としても活用できます。出張や移動の多い地域にシェアオフィスを契約しておけば、仕事場所を探す手間も省けます。

5.他の事業者と交流できる

フリーランス・個人事業主やスタートアップ企業の経営者の方に特におすすめなのが「シェアオフィスの他の利用者同士の交流機会」のあるシェアオフィスです。各種勉強会や交流イベントなどが定期的に開催されることで、人脈と知見が広がり、新たな顧客開拓や業務提携につながったという事例も少なくありません。

6. 好きなタイミングで解約しやすい

一般的な従来型賃貸オフィスは年単位で賃貸契約を結ぶケースがほとんどですが、シェアオフィスは1カ月単位で借りられる場合が多く、好きなタイミングで解約しやすいため、リスク軽減という意味においても大きなメリットがあります。オフィスの規模拡大に伴う移転や、テレワーク導入による規模の縮小など、オフィスの見直しにシェアオフィスの利用を視野に入れるのは有効な手段の一つです。

7. 会議室のみの利用も可能

オンライン会議が当たり前になった一方、感染症拡大が落ち着きを見せる中、対面での商談や打ち合わせの価値も見直されています。シェアオフィスの多くは会議室だけを時間単位で利用することが可能です。ミーティング以外にも、「気分を変えて仕事したい」「特に集中すべきタイミングで個室ブースを使いたい」など、さまざまなシーンで活用できます。

シェアオフィスを利用する2つのデメリット

多くのメリットがあるシェアオフィスですが、注意すべきデメリットもあります。デメリットへの対策手法の有無はシェアオフィス選びの重要なポイントです。

1.情報セキュリティに注意が必要

自宅や自社オフィスと異なり、スペースを他の利用者と共有する機会があるのがシェアオフィスです。コピー機に重要書類を置き忘れて紛失した、シェアオフィスの無線LANのセキュリティレベルが低く、PCの乗っ取り被害に遭ってしまった……などのトラブルに遭う可能性があります。インターネット環境のセキュリティレベルは必ず確認しましょう。

2.周囲の音が気になる場合がある

シェアオフィスによって、執務スペースの防音レベルには差があります。オンライン会議や電話通話可能なエリアと区切られているものの、実際には話し声が筒抜け……ということも。静寂性にこだわるなら、時間や曜日を変えて複数回足を運んで確認するとよいでしょう。

シェアオフィスの選び方

シェアオフィスを選ぶポイント

ひとくちにシェアオフィスと言っても提供されているサービスはさまざまで、立地やオフィスの雰囲気も千差万別です。自社がシェアオフィスにどのようなサービスを求めているのかを具体的にイメージしましょう。その際、以下7つのポイントを押さえて比較検討するのがおすすめです。

1. 立地条件と建物の外観

アクセスのしやすさとクライアントに与える印象という2点で、どの立地を選ぶかはとても大切です。エリアが良くても駅から遠くアクセスが悪ければ、移動が多い人には非効率です。来客がある場合もマイナスイメージを与えかねません。

また、シェアオフィスの住所を名刺やホームページに記載したり、法人登記したりするのであれば、ビジネス的に信頼性の高い住所を選ぶことも考慮する必要があります。

2. 利用料金

コストを抑えられるのがシェアオフィスのメリットですが、利用料金は数千円から数万円と幅があります。サービス内容や立地などを踏まえ、自社にとって適切な金額であるかを検討しましょう。「金額の安さを優先してシェアオフィスを選んだが、結局フリーアドレスでは荷物や書類の管理ができず、保管先との移動交通費がかさむ」といった状況になっては本末転倒です。

3. 個室空間の有無

シェアオフィスにはフリーアドレス制のコワーキングスペースのみを提供する場合と、コワーキングスペースと個室を備えたものの2タイプが主流です。
オフィス環境として個室が必要であれば、その有無は必ず確認するようにしましょう。会議室を利用する可能性がある場合も同じです。

4. 基本サービスとオプションサービスの内容

基本的なサービスが月額料金に含まれていますが、法人登記の可否、共有オフィス機器の種類、あるいは電話転送や郵便物管理などのサービスの有無、ラウンジの利用時間など、それらオプションサービスはシェアオフィスによって大きく異なります。自社のビジネスを円滑に進めるうえでも、将来の展開をイメージして十分なサービスが備わっているか確認することは大切です。

5. 有人対応・無人対応の状況

シェアオフィスによって大きく違うのが有人対応の状況です。有人対応の時間帯や人数、休日の有無や対応内容は必ず確認しましょう。サービス内容やセキュリティレベルにも影響します。小規模なシェアオフィスの場合、有人対応がないケースもあります。

6. 高度なセキュリティ

無線LANの暗号化規格が古いままになっている、脆弱性が指摘されているにもかかわらずルーターのアップグレードが行われないなど、インターネット環境のセキュリティレベルが低い場合、不正アクセスやマルウェア拡散の踏み台に悪用されるなどの問題が生じる場合があります。特に暗号化規格・認証方式の機能性は確認したいポイントです。

7. オフィスの品質

契約するシェアオフィスがどのようなビルに入居しているのか、建物の外観や内装のクオリティは重要です。顧客やクライアントに与える印象はもちろん、働く社員のモチベーションに大きく影響します。建物の外観や広さ、清潔さや日当たり、オフィス機器の整備状況、受付などをしっかり内見しましょう。エレベーターの有無やトイレ、給湯室、駐輪場など、ビルの共用部にも差があります。

どんな業種の人たちがシェアオフィスを利用している?

スタンディング打ち合わせ

シェアオフィスは個人から企業まで、実にさまざまな業種で働く人たちが利用しています。共通するのはオフィスにかかる費用を抑えられる点ですが、職種によって使い方は異なります。次に、業種事例を踏まえたケースとシェアオフィスを選ぶ際の注意点を紹介します。

士業(税理士、弁護士、司法書士)

法律事務所や税理士事務所を一般的な賃貸オフィスではなく、シェアオフィスの個室を契約して開設する人は少なくありません。どの業種にも言えることですが、第一印象はとても大切です。グレードの高いビルや顧客がアクセスしやすい好立地を選ぶことが信用につながるので、慎重に選ぶ必要があります。

また、トレーニングを受けた秘書サービスがある場合は、接客や柔軟な電話対応を依頼することも可能。顧客からの信頼につながるだけではなく、事業スタート時の固定人件費の負担・人選の手間軽減にも役立ちます。

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コンサルタント

コンサルタント業にもシェアオフィスは人気です。例えば、アクセスに便利な都心のビジネス一等地にオフィスを設ければ、顧客からの信用を得ることができ、集客のメリットにもなります。
その他、守秘義務の範囲が広いコンサルタントなら遮音性やセキュリティレベルが高いこと、客先での打ち合わせも多く連絡が取れない時間が多い多忙なコンサルタントなら、秘書のように電話対応を任せられること、外資系企業や海外顧客を持つコンサルタントなら、バイリンガル秘書がいることなど、サービスレベルの高いシェアオフィスが重宝します。

ECサイト/ネットショップ運営

ネットショップを開設するには、ホームページ上に販売者の名前や住所、電話番号を公開する必要があります。自宅の住所を掲載するのはプライバシーの観点から不安なうえ、住所を取得するためだけに賃貸オフィスを契約するのはランニングコストが大きすぎるでしょう。
その点、シェアオフィスは住所をホームページや名刺に掲載できるだけでなく、法人登記が可能なケースも多く、プライバシーの問題を心配する必要がありません。また、電話代行サービスなどを利用して顧客対応を任せれば、自分は本業に集中でき便利です。

女性社員

Webコンサルティング・システム開発

どんな企業でもWebでの販売やマーケティングを行っている時代。Webコンサルティングやシステム開発の会社なら、あらゆる職種の企業が利用するシェアオフィスの環境は人とのつながりという魅力があります。ちょっとした会話から相談に発展し、業務を請け負うといったケースもあります。
また、Web開発などの仕事をテレワークで行うケースも増えましたが、高速インターネット回線や長時間の作業に適したデスクやオフィスチェアを完備しているシェアオフィスを活用すれば、自宅より働きやすいワークスペースが手に入るでしょう。

Webデザイナー・ライター・映像制作

一人で作業することが多いライターやWebデザイナー、YouTubeなどの映像制作を行う個人にシェアオフィスが人気です。自宅やカフェでも作業ができるのがその理由ですが、高速インターネットや長時間にわたって作業できるワークスペース、面談やWeb会議をスムーズに行える環境が必要な時もあるでしょう。
そのような場合はコワーキングスペースを利用し、必要に応じて個室や会議室をオプションで利用するとコストも抑えられるので、おすすめです。

活用しないと損!「人材確保等支援助成金(テレワークコース)」とは?

テレワーク制度を新しく導入・実施することで人材確保や雇用管理改善を目指す中小企業に対し、支給対象経費の最大65%(上限200万円)を助成する人材確保等支援助成金(テレワークコース)では、リモートデスクトップサービスやWeb会議用コミュニケーションサービス、セキュリティサービスなどの利用料はもちろん、シェアオフィス利用料も助成対象です。
今後も継続していくテレワークやリモートワークといった働き方。この機会にぜひ助成金を活用し、積極的に取り入れてみてはいかがでしょうか。

参照:人材確保等支援助成金(テレワークコース)|厚生労働省
※助成金の申し込みには締切が設定されている場合があります。申し込む際にはご確認ください。

サーブコープのシェアオフィスは士業・外資系企業などに人気

開放的な空間が広がり、国内28拠点すべてがビジネス一等地に位置するサーブコープのシェアオフィスは士業のお客様やECサイト運営、外資系企業のお客様に人気です。
サテライトオフィスやスタートアップの地方展開の拠点として活用される方など、利用形態はさまざま。利用するプランも、レンタルオフィスコワーキングスペースバーチャルオフィスと目的に合わせて選ぶことができます。

サーブコープのサービスご利用に興味のある方は、お気軽にこちらからお問い合わせください。
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