サーブコープブログ知識・ノウハウ分かりやすい!英語ビジネスメールの書き方|5つのポイントと基本の「型」

分かりやすい!英語ビジネスメールの書き方|5つのポイントと基本の「型」

外資系企業で働いていたり、海外企業と日常的に交渉したりするビジネスパーソンは、英文メールを作成する機会が多いはずです。今回は英語教師歴20年以上の戸田博之さんに、英語でビジネスメールを書く際に役立つコツを3回にわたって教えていただきます。初回は、実際にメールを書き出す前に押さえておきたい5つのポイントを解説します。

伝わる英語ビジネスメールを書くコツは?押さえたい5つのポイント

英語でビジネスメールを書く場合、何よりも気をつけるべき点は曖昧な表現を避け、要件や目的をはっきり伝えること。以下5つのポイントを心がけて書いてみてください。

目的をはっきりさせる

日本語に比べ英語で書くビジネスメールは、「目的」を最初に書く傾向が強いため、冒頭から「このメールは、こういう趣旨で書いています」と伝えるスタイルが一般的です。つまり、日本語で言う「お世話になります」や「貴社ますます…」などの儀礼的なあいさつは不要と考えてOKです。

曖昧さを排除する

英文ビジネスメールにおいて「曖昧な表現」は避けましょう。日本語で言うところの「なるべく早く」や「可能な限り」といった表現は、読み手の判断次第で差が生じてしまいます。相手をおもんばかる文化と違い、欧米は合理性を優先する傾向が強いため、はっきりと伝える方が好まれます。

〇 by 5 p.m. tomorrow.(明日の5時までに)

△ as soon as possible. (なるべく早く)

簡潔かつ明瞭に

英文ビジネスメールでは、長文は好まれません。メール全体の長さもさることながら、一文一文の長さも、できるだけ短く簡潔にということが重視されます。こうしたことから、「能動態で書く」ことが基本とされます。

〇 My colleague will send you the document by 3pm today. (能動態)

× The document will be sent to you by my colleague until 3 pm today.(受動態)

中学英語がおすすめ。「ネイティブレベル」は不要

英文ビジネスメールを書くときは、「ネイティブレベル」を追及する必要はありません。グローバルなビジネスの世界では、もはや英語ネイティブの人口よりも、ノン・ネイティブの人口の方がはるかに上回っています。誰もが分かる平易な英語を使うという傾向がはっきり出てきています。私がおすすめするのは「中学英語レベル」です。

文法よりも情報の正確さが大切

日本人の多くは文法的な正解にとらわれがちですが、それよりも大切なのは内容の正確さです。金額・商品名・配送時刻などといった取引上重要となる情報を間違えると、致命的なミスになりかねません。文法の正しさにとらわれず、内容の正確性を優先するようにしましょう。

覚えると便利!英語ビジネスメールの「型」とは

では、早速書き始めましょう。英語のビジネスメールには基本的な「型」があります。覚えておくといいでしょう。

これが英語ビジネスメールの基本的な「型」です。一度覚えてしまえば、何をどの順序で書けばいいか戸惑う必要がないので、ぜひ覚えてください。次回は多くの人が悩むメールの書き出しや敬辞の使い方、導入文や結びの言葉など、具体的な本文の書き方を解説していきます。

サーブコープのバイリンガル秘書がサポートします

いかがでしたか。英文ビジネスメールは日本語を英語に直訳しただけでは伝わりにくいものです。次回は戸田さんに大事なポイントを押さえた本文の書き方のいろはを教わります。

サーブコープ秘書は海外育ちや海外留学経験者、インターナショナルスクール出身者が多く、英語に精通したバイリンガルばかり。英文メールを作成する際はもちろん、海外出張へ通訳として同行することも可能ですので、ぜひご利用ください。

 


文・戸田博之
日本ビジネスメール協会認定講師。オフィス エイ・エイチ代表。海外勤務を含む海外関連業務に主に従事した後、米国で独立。2014年より英文Eメールを中心としたビジネス英語教育のプロフェッショナル集団「ブルー・ハット・グループ」代表兼チーフ・インストラクターを務める。

 

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