英語ビジネスメールの「書き出し」や「結び」のパターンとは？ 使い分けのコツも解説
公開日 2019.11.27 更新日 2023.09.12
英語でビジネスメールを作成する機会のあるビジネスパーソンに向けて、前回は書き出す前に押さえておきたい5つのポイントを、英語教師歴20年以上の戸田博之さんにうかがいました。
今回は、メールの書き出しとなる「敬辞」から「件名」、「本文」、結びとなる「結辞」や「署名」で使われる一般的な表現を解説していただきます。
敬辞は送付相手で使い分け
メール本文の書き出しとなる「敬辞」を、ケース別にわけてご紹介します。相手の性別や名前が分かっている場合はシンプルですが、ビジネスメールの場合、相手が複数人の場合や、性別が分からない場合もよくあります。下記をぜひ参考にしてみてください。
| 送付相手 | 敬辞(書き出し) |
| 男性 | (Dear) Mr. xxxxx, |
| 女性 | (Dear) Ms. xxxxx, |
| 親しい人 | Bob,などの相手の名前 |
| 名前が不明 | Dear Sir/Madame, Dear Customers, Dear Employees, Dear Friends, Hi, Hello, |
| 性別が分からない | Dear Sam White, |
- 敬称の後は末尾に「カンマ」をつけるのが基本
- 初対面の相手には“Dear”をつけるのがおすすめ。Dear＋Mr./Ms.が一番丁寧
- 性別が分からない場合は、”Dear Kim Anderson”といったようにDearの後に姓と名を両方とも書けばOK
相手の名前が分からない場合は、”To Whom it May Concern”（関係者各位）といった表現も使えます。ただ、もし担当部署などが分かっている場合は、”Dear Sales Manager”（営業部長様）など、より具体的な名称を使用する方が望ましいです。
件名を書く際のポイント
件名は、「短く、簡潔に」が原則ですが、本文の中身を具体的に示すものにすべきです。
”Request for meeting”（ミーティングのお願い）など、具体性に欠ける件名では、同じような件名のメールに埋もれてしまいます。相手に必ず読んでもらうには、
”Confirmation Request for Meeting on September 15”（9月15日のミーティング確認について）
とするのがおすすめです。相手に「このメールは読まなければ」と思わせるように工夫してみましょう。
本文は「結論→詳細→結論」の順
本文を書くときのポイントは「結論」、「詳細」、ふたたび「結論」という流れを押さえることで、読みやすさや伝わりやすさにつながります。
日本語では「いつもお世話になっております」などの時候のあいさつで書き始めるのが通常ですが、英語の場合、あいさつがなくてもマナー違反にはなりません。ただし、どうしてもあいさつから始めたい場合は、以下のような表現を使うのもいいでしょう。
時候の挨拶（例）
- I hope this email finds you well.
お元気のことと存じます。 - I hope everything is going well with you.
すべて順調と存じます。 - I hope you had a nice weekend.
良い週末をお過ごしのことと存じます。 - Thank you very much for your message yesterday.
昨日はメッセージを頂戴し、ありがとうございました。
「結論」を書くときのコツ
では、本題となる「結論」について説明します。英語の場合、メールの目的や用件を単刀直入に伝えるのが基本です。「結論」を書く際のコツについて解説します。
書き出しの文をパターン化
- I’m writing to notify you of our new policy.
私たちの新しい方針についてご報告します。 - This is to announce the result of your customer survey conducted in March.
3月に実施された消費者調査の結果をご報告します。
「結論」では、書き出しの文をパターン化することで悩まなくて済み、時間短縮につながります。
メールの結論（目的）を示す、“I’m writing to”または”This is to”のどちらかを使うのがおすすめです。
そのほか、良い知らせには “I’m pleased to”（おかげさまで、嬉しいことに）、悪い知らせなら、”I’m sorry to”（残念なお知らせですが）と始めることもできます。
会社を代表して書く場合は、主語を”I”ではなく、”we”とします。
目的に応じた動詞を使う
結論の書き出し文では、”to～”の続きに必ず動詞が入ります。目的別の動詞を知っていれば、さらにスムーズです。下記、目的別の動詞をいくつか例示するので参考にしてください。
- 報告、通知
let you know, announce, inform - 質問
ask, inquire - 回答
answer, reply, respond - 依頼
ask, request - 確認
make sure, confirm
- We are pleased to announce that we will be launching a new product early next month.
来月早い時期に、新商品を発売することを発表いたします。 - I would like to ask you about your new product.
貴社の新しい商品について質問させてください。
「詳細」は“箇条書き”をうまく利用する
メールの目的を示した後は詳細です。例えば、会議の開催を伝えたことを受けて、開催日時、場所、議題などを記述する部分です。説明が長くなり読みにくいメールになることを避けるために、無理に文にせず、箇条書きや記号などを有効に使うとよいでしょう。
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The details of the meeting are as follows:
■Date and Time: 1 p.m., Wednesday, October 31
■Venue: Conference Room #3, Building 14
■Agenda: Sales review of Q2 and Forecast for Q3
会議の詳細は、以下の通りです。
■日時: 10月31日（水）午後1時
■場所: 14号館第３会議室
■議題: 第3四半期の売上回顧と第3四半期売上予測
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「以下の通り」は、as follows:、またはas below:とします。末尾にコロンを入れてください。
2度目の「結論」は相手のアクションを求める
ビジネスメールの目的は、仕事を前に進めることです。最後にふたたび「結論」を書き、相手のアクションを求める文を入れてください。日本語では、「何卒よろしくお願いします」という表現をよく使いますが、英文ではより具体的に書く方が効果的です。一例をあげます。
- Please confirm your acceptance to our offer by 5 p.m. Friday.
金曜日午後5時までに、弊社申し出をお受けいただけるかご確認ください。 - Could you let me know your availability by noon tomorrow?
明日の正午までに、ご都合をお知らせください。
「結び」は3パターンを覚えればOK
結びとなる「結辞」には非常に多くの種類があり、ニュアンスもまちまちです。以下はどんな場合にも使える表現です。
- Kind regards,
- Best regards,
- Sincerely,
署名のポイント
署名欄には、名刺の情報を入れることが原則。省く場合でも電話番号は欠かさず入れましょう。情報の同時性を求める場合は、電話が有利です。電話番号の表記は、海外顧客も意識し+81-3-3214-5618と、国番号、市外局番（0なし）、番号とします。
サンプルメールは、こちらの記事をご参照ください。
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文・戸田博之
日本ビジネスメール協会認定講師。オフィス エイ・エイチ代表。海外勤務を含む海外関連業務に主に従事した後、米国で独立。早稲田大学、明治大学他での講師他、企業向け英語研修も多く手がける。
