サーブコープブログ知識・ノウハウ英語ビジネスメールの「書き出し」や「結び」のパターンとは? 使い分けのコツも解説

英語ビジネスメールの「書き出し」や「結び」のパターンとは? 使い分けのコツも解説

英語でビジネスメールを作成する機会のあるビジネスパーソンに向けて、前回は書き出す前に押さえておきたい5つのポイントを、英語教師歴20年以上の戸田博之さんにうかがいました。今回は、メールの書き出しとなる「敬辞」から「件名」、「本文」、結びとなる「結辞」や「署名」で使われる一般的な表現を解説していただきます。

書き出しとなる「敬辞」のケースと使い分け

 メール本文の書き出しとなる「敬辞」を、ケース別にわけてご紹介します。相手の性別や名前が分かっている場合はシンプルですが、ビジネスメールの場合、相手が複数人の場合や、性別が分からない場合もよくあります。下記をぜひ参考にしてみてください。

  • 敬称の後は末尾に「カンマ」をつけるのが基本。
  • 初対面の相手には“Dear”をつけるのがおすすめ。Dear+Mr./Ms.が一番丁寧です。
  • 性別が分からない場合は、”Dear Kim Anderson”といったようにDearの後に姓と名を両方とも書けばOK。
ケース別 敬称のつけ方
相手が男性の場合 (Dear) Mr. xxxxx,
相手が女性の場合 (Dear) Ms. xxxxx,
親しい相手の場合 Bob,
相手の名前が不明 Dear Sir/Madame,
Dear Customers,
Dear Employees,
Dear Friends,
Hi,
Hello,
相手の性別が分からない場合
(性と名を両方記載する)
Dear Sam White,

 

相手の名前が分からない場合は、”To Whom it May Concern”(関係者各位)といった表現も使えます。ただ、もし担当部署などが分かっている場合は、”Dear Sales Manager”(営業部長様)など、より具体的な名称を使用する方が望ましいです。

件名を書く際のポイントは?

 

件名は、「短く、簡潔に」が原則ですが、本文の中身を具体的に示すものにすべきです。”Request for meeting”(ミーティングのお願い)など、具体性に欠ける件名では、同じような件名のメールに埋もれてしまいます。相手に必ず読んでもらうには、”Confirmation Request for Meeting on September 15”(9月15日のミーティング確認について)とするのがおすすめです。相手に「このメールは読まなければ」と思わせるように工夫してみましょう。

本文は「結論→詳細→結論」の順

本文を書くときのポイントは「結論」、「詳細」、ふたたび「結論」という流れを押さえることで、読みやすさや伝わりやすさにつながります。

日本語では「いつもお世話になっております」などの時候のあいさつで書き始めるのが通常ですが、英語の場合、あいさつがなくてもマナー違反にはなりません。ただし、どうしてもあいさつから始めたい場合は、以下のような表現を使うのもいいでしょう。

  • あいさつ
時候のあいさつ
I hope this email finds you well. お元気のことと存じます。
I hope everything is going well with you. すべて順調と存じます。
I hope you had a nice weekend. 良い週末をお過ごしのことと存じます。
Thank you very much for your message yesterday. 昨日はメッセージを頂戴し、ありがとうございました。

 

では、本題となる「結論」について説明します。英語の場合、メールの目的や用件を単刀直入に伝えるのが基本です。「結論」を書く際のコツについて解説します。

「結論」を書くときのコツ

書き出しの文をパターン化

I’m writing to notify you of our new policy.
私たちの新しい方針についてご報告します。

This is to announce the result of your customer survey conducted in March.
3月に実施された消費者調査の結果をご報告します。

「結論」では、書き出しの文をパターン化することで悩まなくて済み、時間短縮につながります。メールの結論(目的)を示す、“I’m writing to”または”This is to”のどちらかを使うのがおすすめです。そのほか、良い知らせには “I’m pleased to”(おかげさまで、嬉しいことに)、悪い知らせなら、”I’m sorry to”(残念なお知らせですが)と始めることもできます。会社を代表して書く場合は、主語を”I”ではなく、”we”とします。

目的に応じた動詞を使う

結論の書き出し文では、”to~”の続きに必ず動詞が入ります。目的別の動詞を知っていれば、さらにスムーズです。下記、目的別の動詞をいくつか例示するので参考にしてください。

目的 動詞
報告、通知 let you know, announce, inform
質問 ask, inquire
回答 answer, reply, respond
依頼 ask, request
確認 make sure, confirm

We are pleased to announce that we will be launching a new product early next month.
来月早い時期に、新商品を発売することを発表いたします。

I would like to ask you about your new product.
貴社の新しい商品について質問させてください。

「詳細」は“箇条書き”をうまく利用する

メールの目的を示した後は詳細です。例えば、会議の開催を伝えたことを受けて、開催日時、場所、議題などを記述する部分です。説明が長くなり読みにくいメールになることを避けるために、無理に文にせず、箇条書きや記号などを有効に使うとよいでしょう。

The details of the meeting are as follows:

■Date and Time: 1 p.m., Wednesday, October 31

■Venue: Conference Room #3, Building 14

■Agenda: Sales review of Q2 and Forecast for Q3

 

会議の詳細は、以下の通りです。

■日時: 10月31日(水)午後1時

■場所: 14号館第3会議室

■議題: 第3四半期の売上回顧と第3四半期売上予測

「以下の通り」は、as follows:、またはas below:とします。末尾にコロンを入れてください。

2度目の「結論」は相手のアクションを求める

ビジネスメールの目的は、仕事を前に進めることです。最後にふたたび「結論」を書き、相手のアクションを求める文を入れてください。日本語では、「何卒よろしくお願いします」という表現をよく使いますが、英文ではより具体的に書く方が効果的です。一例をあげます。

Please confirm your acceptance to our offer by 5 p.m. Friday.

金曜日午後5時までに、弊社申し出をお受けいただけるかご確認ください。

Could you let me know your availability by noon tomorrow?

明日の正午までに、ご都合をお知らせください。

 「結び」は3パターンを覚えればOK

結びとなる「結辞」には非常に多くの種類があり、ニュアンスもまちまちです。使いこなせれば理想的ですが、まずは安全圏にとどまり、どんな場合にも使える表現を使うことがおすすめです。具体的には、Kind regards, / Best regards, / Sincerely,(いずれも、末尾にカンマ)です。

  1. Kind regards,
  2. Best regards,
  3. Sincerely,

上記3パターンを使えば無難です。ちなみに、下にいくほど丁寧な表現になります。

署名のポイント

署名欄には、名刺の情報を入れることが原則。省く場合でも電話番号は欠かさず入れましょう。情報の同時性を求める場合は、電話が有利です。電話番号の表記は、海外顧客も意識し+81-3-3214-5618と、国番号、市外局番(0なし)、番号とします。

サンプルメールは、前回の記事「分かりやすい!英語ビジネスメールの書き方|5つのポイントと基本の『型』」をご参照ください。

サーブコープのバイリンガル秘書がサポートします

サーブコープ秘書は海外育ちや海外留学経験者、インターナショナルスクール出身者が多く、英語に精通したバイリンガルばかり。英文メールを作成する際はもちろん、海外出張へ通訳として同行することも可能ですので、ぜひご利用ください。


文・戸田博之
日本ビジネスメール協会認定講師。オフィス エイ・エイチ代表。海外勤務を含む海外関連業務に主に従事した後、米国で独立。早稲田大学、明治大学他での講師他、企業向け英語研修も多く手がける。

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