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リモートワークで集中できない? 必要なのは快適なワークスペースの構築

多くの企業で導入が進められているリモートワーク(テレワーク)。オフィスに出勤する必要がないため、時間の効率化や通勤交通費などコスト削減が可能です。また、オンラインを主体とした勤務になるため、地方在住の優秀な人材確保などにもつながるでしょう。働き方改革の一環として政府もリモートワーク(テレワーク)推進しているほか、新型コロナウイルスの感染拡大を受けて、“新しい働き方”として注目されています。

しかし、多くの場合、自宅やカフェなどを利用するため、「集中しにくい」「生産性が下がる」などの声も少なくありません。そこで、この記事ではリモートワークに適したワークスペース作りについて解説します。

 

97.7%がテレワークで「集中力が下がった」経験あり

株式会社ネクストレベルの運営する情報サイト「縁結び大学」では、テレワークで働く男女300名を対象にアンケート調査を行いました。この結果を見ると、全体の97.7%がテレワーク中に「集中力が下がった」経験があることが分かりました。

集中力が下がれば自然と業務効率や生産性にも影響が及び、業務に大きな支障をきたしかねません。そのため、集中力を維持するための対策が求められます。同調査の結果を見ると、もっとも多くの方が取り入れた対策は「一定時間ごとに休憩・ストレッチをする」でした。

なお、集中力が下がるキッカケには「スマホやテレビを見てしまう」という理由が多く、こうした周辺環境も大きく影響していることが分かります。アンケート回答として挙がった対策にも、以下のようにワークスペース環境に関わる意見が多く見られました。

集中力を維持するために行なった行動一覧(アンケート回答):

  • 体勢・場所を変えてみる
  • 集中できる音楽をかける
  • デスク周りなどの作業環境を整える
  • スマホの通知音を切る
  • 家族やペットが来ない部屋を仕事部屋にする など

このことから、ワークスペース環境を整えることが、リモートワークにおける集中力の維持に重要であることがうかがえます。

 

リモートワークの生産性アップにつながる環境とは?

それでは集中力を高め、生産性アップにつなげるにはどうすれば良いのか。そのためにワークスペース環境に求められる条件には、以下のようなものが挙げられます。

ワークスペース環境に求められる条件:

  • 周囲から余計な音が聞こえてこない防音性
  • 周囲が気にならない視野の制限
  • 仕事に必要なものが手の届く範囲にある
  • 直射日光がパソコン画面に当たらない
  • 観葉植物や熱帯魚など視覚的にリフレッシュできるものがある など

 

なお、集中できる条件は人それぞれ異なります。例えば無音で静かな環境が適する人がいる一方、程よく音楽が聞こえてくる方が集中できる人もいるでしょう。上記はあくまで参考に、自分がもっとも集中しやすい環境について考えてみてください。なお、集中できるワークスペース環境の整備には、以下のようなアイテムも効果的です。

集中できるワークスペース環境の整備に効果的なアイテム:

  • 視界を制限する「パーティション」
  • 周囲と空間を切り離す「間仕切りパソコンデスク」
  • 一人だけの空間を作る「プライバシーテント」
  • 正しい姿勢を維持して疲れにくい「オフィスチェア」
  • 気分に合わせて好きな場所で仕事できる「ポータブルデスク」など

まだあるリモートワークの課題。セキュリティや郵便物はどうする?

リモートワークには仕事に集中できるかどうか以外にも、さまざまな課題があります。

<インターネット環境>

リモートワークではインターネット環境が欠かせません。特にオンライン会議では高速インターネット回線が整備されていないと、途中で途切れたり音声・画像が荒くなったりします。また、動画や画像などデータ容量の大きなファイルをやり取りする際も、時間がかかったりエラーが出たりする可能性もあるでしょう。

また、インターネットにはセキュリティ対策も重要です。例えばマルウェアに感染して機密情報が漏洩する事態が起きれば、企業にとって大きな問題となります。

 

<郵便物の取り扱い>

郵便物の取り扱いも重要です。スタッフが常駐している場合はいいですが、リモートワーク率が高い企業では、定期的に担当者が出社し、対応するケースがほとんど。

届いた荷物を各従業員の自宅に送ったり、郵便物をデータ化してメールなどで共有したりする方法をとっているようですが、社員間の住所や電話番号などの個人情報を取り扱う上では注意が必要です

<電話連絡>

社内外とのコミュニケーションに、電話は欠かせないツールの一つです。オフィスで働いていれば外勤の多いスタッフを除き、社内の代表電話さえあれば問題ないでしょう。

<印刷環境>

ペーパーレス化が社会的に広まりつつありますが、資料や書類などの印刷を求められるシーンはゼロではありません。自宅にプリンターがない人も多いのではないでしょうか。

出社して印刷する方法やコンビニのネットワークプリントサービスを利用するケースも多いですが、機密性が高い情報を扱う場合には人為的なミスも含めて要注意です。

<ワークスペースの確保>

在宅勤務が浸透している一方で、一人暮らしや家の間取によっては、仕事専用のスペースが確保できないケースも考えられます。社員が顔を合わせて打ち合わせをした方がいい場合もあるでしょう。

リモートワーク化が進み、オフィスを縮小・解約している企業も少なくありません。会議室を別途確保したり、社員が気軽に利用できるコワーキングスペースを用意したりと、働きづらさを感じている社員がいれば一人ひとりの課題を把握し、働きやすい環境を整える必要があります。

リモートワークで課題になる代表的な点を5つ挙げてみました。作業効率を落とさないためにも、考え得る課題を事前に把握し、早めの対策を心がけましょう。

 

課題を解決! サーブコープのリモートワークパッケージ

リモートワークにおけるさまざまな課題があることをご紹介しましたが、サーブコープの「リモートワークパッケージ」の活用は、そうした課題を解決する方法となるかもしれません。具体的にどのようなサービスで、どんな課題が解決できるのか。ここで詳しくご紹介しますので、自社の状況などを踏まえながらご覧ください。

<中小企業向け! ハイブリッドオフィス>

 リモートワークと従来のオフィス勤務を組み合わせている中小企業にぴったりなハイブリッドワークソリューション。1部屋のご契約につき最大10名の従業員にご利用いただけるさまざまなオフィスサービスをパッケージにまとめました。

<国内24カ所のコワーキングスペースを利用>

本パッケージにご登録いただいたリモートワーカーの方は、国内にある24カ所のコワーキングスペースを、月60時間(1日3時間)まで利用できます。外出時はもちろん、気分転換に自宅以外で仕事したい場合などに活用可能。

いずれの拠点も都心部のアクセス抜群の好立地にあり、予約は不要。オープンデスクやソファ席、ブース席、さらには電話ブースなどが用意されています。

<個室会議室の利用>

ハイブリッドワークソリューションを利用している企業は、リモートワーカー1人につき、個室会議室を月1時間無料で利用可能です。オンライン会議は便利ですが、やはり対面で話したいことはあるもの。顧客との打ち合わせでも、自社側で会議室を手配しなくてはいけないシーンはあるはずです。

また、毎月無料で個室会議室を利用できるため、月に一度の打ち合わせを設定することによって、テレワークで起こりがちな社内のコミュニケーション不足や業務効率の低下を解消することもできます。

 

サーブコープ|城山拠点|:2名~6名用会議室

<契約都市外の個室オフィス利用>

契約都市外の個室オフィスが、月3日間まで利用できます。出張時はもちろん、ワーケーションでのワークスペースや打ち合わせにも困りません。

<安全な超高速インターネットとネットワークプリンター>

各オフィスには超高速のインターネット環境を完備しています。セキュリティ対策も講じていますので、安心してご利用いただけるでしょう。また、コワーキングスペースやデスクから利用可能なコピー機やプリンター、スキャナーも完備しています。

<郵便物転送と秘書サービス>

郵便物・宅急便の受領後、自宅や指定先へ転送。指定の郵便物の中身をスキャンデータで送るなど柔軟な対応も可能です。また、各拠点に常駐している多言語に対応した秘書チームが、クライアントがリモートワークを円滑に進められるようビジネスをあらゆる面からサポートします。

<専用の電話システム>

自社専用の電話システムを構築し、最大10回線の直通番号を発行。会社の内線番号としても使える直通電話番号が付与されます。代表番号には専任の受付担当者が対応し、各メンバーへ通話転送することが可能。対応方法もネットで24時間変更することもできます。

また、スマートフォン向けの専用アプリを利用すれば、場所の制限なく、どこでも会社の番号で発着信ができて便利です。営業時間外の通話は、ボイスメールの設定も可能なので、テレワーク問題の一つである「隠れ残業」を防ぐことにもつながります。

 

まとめ

リモートワークは場所を選ぶことなく仕事ができるため、業務効率化や交通費などのコスト削減につながります。働き方改革や新型コロナウイルスの感染拡大などを背景に、昨今多くの企業は取り入れ始めている働き方です。

しかし、リモートワークが長引くにつれて、さまざまな課題もあります。その多くを解決できるのがサーブコープの「リモートワークパッケージ」。詳しい内容についてはフォームやお電話でお気軽にお問い合わせください。

 

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