コワーキングスペースで電話・WEB会議は可能？ルールや注意点を解説
コワーキングスペースは、リモートワーカーやフリーランスの仕事場として広く利用されています。カフェよりも静かで、レンタルオフィスを借りる際のコストやリスクも発生しないため、多くのビジネスパーソンにとって理想的な作業環境となっています。しかし、中には「コワーキングスペースで電話やWEB会議はできるのか？」と疑問に思う方もいるでしょう。
基本的にコワーキングスペースでは、電話やWEB会議を行うことができます。ただし、施設によってルールが異なります。そのため、利用する際には施設の規則を確認し、適切な場所で通話を行うことが重要です。本記事では、コワーキングスペースで電話やWEB会議を行う際のルールや注意点、快適に利用するための方法について解説します。
コワーキングスペースで電話・WEB会議は可能？
結論として、コワーキングスペースで電話・WEB会議は可能です。ただし、施設ごとにルールが異なり、通話禁止エリアが設けられているケースもあります。その理由として、集中できる環境を維持し、他の利用者の業務を妨げないといったことが挙げられるでしょう。特に、静寂を求めるワークスペースや、図書館のような環境をコンセプトにした施設では、通話を控えるよう求められることが大半です。利用する際は、施設のルールを確認し、適切な場所で通話しましょう。
コワーキングスペースで電話・WEB会議をする際の基本ルール
コワーキングスペースでは利用者が快適に作業できるように、電話やWEB会議に関するルールが設けられています。これらのルールを理解し、適切に活用することで、ストレスなく通話や会議を行うことができます。
施設のルールを確認する
コワーキングスペースにはフリー席や固定席、個室など、さまざまな席のタイプがあります。また、エリアごとに通話に関するルールが定められていることも少なくありません。
フリー席では、多くの利用者が共用しているため、通話を控えるよう求められるケースが一般的です。一方、固定席は契約者専用のデスクであり、施設のルールを守れば通話が可能なケースもあるでしょう。最も通話に適しているのは個室で、プライバシーが確保されているため、WEB会議や電話が自由に行えます。また、施設によってはフォンブース（短時間の通話専用スペース）が用意されていることもあります。
施設を利用する前に、通話やWEB会議が許可されているエリアを確認し、適切な場所を選びましょう。
オープンスペースで電話する場合は周囲に配慮する
通話が許可されているオープンスペースであっても、他の利用者の作業を妨げないよう配慮が必要です。具体的には長時間の通話は控え、必要な会話を簡潔にまとめるように努めるほか、声の大きさにも注意し、できるだけ小さな声で話すことが望ましいでしょう。スピーカーではなくイヤホンやヘッドセットを使用することで、周囲の騒音を抑えられます。周囲に配慮しながら適切に通話を行い、快適にコワーキングスペースを利用しましょう。
コワーキングスペースで快適に電話・WEB会議をする方法
コワーキングスペースでの通話やWEB会議をより快適に行うためには、いくつかの工夫が必要です。事前に準備を整えることで、コミュニケーションが円滑に進むでしょう。
電話・WEB会議が可能な施設を選ぶ
すべてのコワーキングスペースが通話に適しているわけではありません。そのため、通話が許可されているエリアやフォンブースが設置されているかを事前に確認しておくことが大切です。
利用者が少ない時間帯に利用する
コワーキングスペースが混雑する時間帯を避けることで、静かな環境で通話やWEB会議を行えます。早朝や昼食後、夕方以降など、比較的人が少ない時間帯を狙うと快適に利用できるでしょう。
個室やフォンブース（電話ブース）を使う
短時間の通話にはフォンブースを活用することで、周囲を気にせず会話ができます。長時間のWEB会議や集中したい通話の場合は、個室を利用するとよいでしょう。
会議室を利用する
重要なWEB会議や長時間の打ち合わせがある場合は、会議室を予約するのが最適です。防音対策が施されているため、周囲の騒音を気にせず会話に集中できます。
また、コワーキングスペースで快適に仕事を進めるために必要な設備については以下の記事で詳しく解説しています。
電話・WEB会議をする際の注意点
ここでは、コワーキングスペースで通話、WEB会議をする際に注意すべき点について解説します。
周囲の利用者に配慮した声のボリュームで話す
オープンスペースで通話をする際は、周囲の利用者に配慮し、適切なマナーを守ることが重要です。特に静かな環境で作業をしている人にとって、大きな声での通話は集中の妨げになります。必要以上に声を張らず、できるだけ控えめな音量で話すよう心がけましょう。
長時間の通話は控える
長時間の通話は周囲の人にとって迷惑になることがあります。簡単な会話や短時間のやり取りであれば許容されるケースもありますが、長時間の会議や打ち合わせを行う場合は、フォンブースや個室を利用するのが望ましいです。どうしてもオープンスペースで通話をする必要がある場合は、適宜休憩を入れながら配慮することが大切です。
イヤホン、ヘッドセットを利用する
通話が許されているエリアでも、会話はスピーカーではなく、イヤホンを使い、マイクやヘッドセットを利用することで大きな声を出さなくても会話することができます。さらに集中したい人はノイズキャンセリングイヤホンやノイズキャンセリングマイクを使って雑音対策をしましょう。
周囲の雑音やWEBカメラの背景に注意
自分は気にならなくても、電話・WEB会議をしている相手への配慮も必要です。周りの雑音がうるさくないか、WEBカメラの背景が問題ないか、といったことに注意しましょう。
個人情報や機密情報などの取扱いに注意する
コワーキングスペースで作業をする際、個人情報や機密情報の扱いには特に注意が必要です。席を離れる時には必ずパソコンをロックし、盗難防止のために施錠可能なロッカーに保管しましょう。
また、他の利用者から画面を覗き見られないよう、プライバシーフィルターを装着するか、視線を遮る配置を選ぶことが重要です。
コワーキングスペースの騒音が気になる場合の対策
コワーキングスペースで作業している際に、周囲の通話や会話の音が気になることもあるでしょう。その場合は、以下の方法で騒音対策を行うことができます。
耳栓をする
最も手軽な対策として、耳栓を使用する方法があります。簡単に持ち運べて、周囲の雑音を軽減することができます。特に集中力を高めたいときには有効です。
電話禁止エリアやフォンブースに移動する
多くのコワーキングスペースには、通話や会話が禁止されているエリアが設けられています。集中して作業したい場合は、こうしたエリアを利用すると、静かな環境で業務に取り組むことができます。
会話や通話を禁止している施設を利用する
もし音が気になる場合は、もともと会話や通話が禁止されているコワーキングスペースを選ぶのも一つの方法です。
電話やWEB会議が多い人向け！ワークスペースの選び方
電話やWEB会議が多い人は、以下のポイントに意識してワークスペースを選ぶことがおすすめです。
コワーキングスペースの専用デスクや個室を借りる
コワーキングスペースの中には、自由席だけでなく、専用デスクや個室をレンタルできる施設もあります。専用デスクは、自分専用の作業スペースが確保できるため、周囲を気にせず電話やWEB会議を行うことができます。また、個室を利用すれば完全にプライベートな空間が確保できるため、より重要な会議や長時間の打ち合わせにも最適です。
レンタルオフィスを借りる
もし、電話やWEB会議の頻度が高く、静かな環境で業務に集中したい場合は、レンタルオフィスの利用を検討するのも一つの方法です。レンタルオフィスは、専用の個室空間を持つため、周囲を気にすることなく通話やWEB会議ができます。また、企業のオフィスとしても利用できるため、長期的に安定した作業環境を確保したい方にもおすすめです。
電話・WEB会議に集中できるサーブコープのコワーキングスペース
サーブコープのコワーキングスペースは、電話やWEB会議を快適に行える環境が整っています。高品質な通信インフラやプライバシーを守る設備が充実しており、個人でもチームでも安心して利用可能です。ここでは電話やWEB会議の観点から、サーブコープのコワーキングスペースの魅力について紹介します。
フォンブースの利用が可能
サーブコープのほとんどのコワーキングスペースには、遮音された個室のフォンブースが備えてられています。そのため、重要な電話やプライベートな電話をする際、他の利用者を気にする必要はありません。
高速Wi-FiでWEB会議も安心
サーブコープでは、セキュアで暗号化された超高速Wi-Fiを提供しています。最上位層のティア1プロバイダーに直結し、自社ITサポートチームによる24時間365日のネットワーク監視が行われており、回線が安定しているため、WEB会議も安心して利用できます。
登録している固定番号からどこからでも発信可能
サーブコープでは、法人用に発行された固定番号から受発信可能な電話アプリ（ワンフォン）の利用が可能です。これにより、コワーキングスペースからでも、オフィス同様の環境で業務を行うことができます。
オンライン上で会議室がすぐに予約できる
サーブコープでは、会員専用のポータルサイトを通じて、世界中の拠点にある会議室やデイ・オフィスを簡単に予約することができます。これにより、外出先でもスムーズにビジネスミーティングのセッティングが可能です。
IT関連のトラブルには、自社ITサポートチームが対応可能
WEB会議ツールに問題があったり、パソコンの設定トラブルが発生したりする場合は、経験豊富な自社ITチームがサポート可能です。これにより、業務の中断を最小限に抑えることができます。
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（まとめ）コワーキングスペースで快適に通話・WEB会議をするために
コワーキングスペースでは、基本的に電話やWEB会議が可能ですが、施設ごとに異なるルールが設けられています。利用する際は、事前にルールを確認し、周囲に配慮しながら適切に通話を行いましょう。
また、快適に電話やWEB会議を行うためには、フォンブースや個室を活用するのがポイントです。もし騒音が気になる場合は、耳栓の利用や通話禁止エリアへの移動を検討するとよいでしょう。さらに、電話やWEB会議が多い方は、専用デスクやレンタルオフィスの利用を考えることで、より快適な環境を確保できます。適切な環境を選び、快適にコワーキングスペースを活用しましょう。
