そのコワーキングスペースは大丈夫？ セキュリティのチェックポイントを徹底解説
フリーランスや起業家だけでなく、企業に勤務するビジネスパーソンもコワーキングスペースを利用する機会が増えています。さまざまな人がコワーキングスペースを利用するようになり、セキュリティ面がより注目されるようになりました。
コワーキングスペースを安全に利用するために重要な点は下記の2つです。
本記事では以下の２点を順に解説していきます。
- セキュリティ面を十分にチェックして、安心できるコワーキングスペースを選ぶこと
- 自分自身でできるセキュリティ対策を徹底すること
また、こちらの記事では「シェアオフィスとの違いや、コワーキングスペースの利用メリットなどの詳細を分かりやすく解説しています。併せてご一読ください。
コワーキングスペースで考えられるリスク
自宅や職場と違い、不特定多数が利用するコワーキングスペースでは、以下のようなリスクが考えられます。
物理的な情報漏えいのリスク
企業のオフィスと違い、コワーキングスペースは他の人とスペースや設備を共有しているので、業務上の機密や個人情報が漏えいするリスクがあります。以下が物理的な情報漏えいリスクの例です。
①ショルダーハッキング
オープンスペースではPCやスマートフォンの画面に表示された情報、入力するパスワード情報、紙の書類などを第三者に盗み見されるリスクがあります。このような漏えいをショルダーハッキングといいます。高性能のカメラを使えばかなり離れた場所からPCの画面の文字が読み取れることが知られています。
②電話や会話の盗聴
業務上の電話や打合せの声を聞かれて情報が漏れる可能性があります。
③端末や書類の盗難
端末、記録メディア、紙の書類などが盗難被害に遭う可能性。
ネットワークのリスク
ネットワークの脆弱性も問題となります。以下のようなリスクがあります。
①ネットワーク経由の情報漏えい
脆弱なネットワークではウイルス感染や不正アクセスによる情報漏えいのリスクがあります。複数の人で同じパスワードを使用する共用Wi-Fiも避けるべきです。
②ネットワークの速度不足
多くの人が同じWi-Fi回線を使用している場合、速度が不足することがあります。作業効率が落ちるほか、オンライン会議やデータの送受信で支障が出ることもあります。スピード重視のビジネスにおいて、通信の不備が深刻なダメージを引き起こすこともあります。
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機器破損・紛失のリスク
PCやスマートフォンを破損したり、紛失したりするリスクがあります。自分の不注意によるもののほか、他のコワーキングスペース利用者とのトラブルによって事故が発生することもあります。
以上のように、コワーキングスペースではさまざまなリスクが考えられます。相場より低料金のコワーキングスペースでは上記のようなリスクがカバーされていない可能性があります。また、カフェやホテルのロビーでPCを広げて仕事をする人もいますが、こうした場所はさらにハイリスクだということも、あらためて認識しておきましょう。
一方、信頼できるコワーキングスペースはリスクについてしっかりと対策をしています。コワーキングスペースを選ぶとき、セキュリティ対策は重要な判断基準のひとつです。
コワーキングスペースのセキュリティでチェックするべきポイント
コワーキングスペース を選ぶときは、想定されるリスクを最小限にするようセキュリティ対策を万全にしているサービスを選ぶことが重要です。6つのチェックポイントについて説明します。
①有人の受付があるか
出入りするすべての人が常に有人受付を通る仕様になっているコワーキングスペースは、セキュリティを重視している事業者であり安心できます。人の目によるチェックが入ることにより、悪意のある第三者の侵入抑止、スペース内でのトラブル防止などに効果があります。
②施錠できる個室があるか
誰でも利用できるワークスペースのほか、プライバシーが保たれる専用個室や会議室を備えていることが必須条件です。他の人と交流できる開放的なスペースはリラックスして作業ができますが、重要な業務には向きません。情報漏えいの心配なく執務するためには、施錠できる完全個室があるかどうかが重要です。個室の利用には予約が必要な施設も多いので、空き状況もチェックしましょう。
③鍵付きのロッカーがあるか
個室を利用しないときも所持品を安全に管理できる鍵付きロッカーも必須です。PCや書類などを保管できるサイズ大きめのロッカーが便利です。有料の場合は料金もチェックポイントです。
④Wi-Fiの高速性と安全性
利用できるWi-Fi環境については、性能と安全性をチェックします。オンライン会議やデータの送受信が問題なく行える高速性と、不正アクセスを防ぐ暗号化処理されていることが重要です。ユーザーごとの個別IDとパスワードが利用可能であればさらに安心です。
⑤複合機利用の安全性
書類を印刷するとき、自分の印刷物を他の人が見たり持って行ってしまったりしないよう、カードキーなどで認証するタイプの複合機が安心です。
⑥施設全体のセキュリティ
会員が入室するときや各種設備を利用するとき、顔認証やカードキーのシステムが導入されていれば安心です。また、オートロックや防犯カメラによりコワーキングスペースの安全性が保たれていることを確認するほか、施設が入居しているビルの警備体制なども合わせてチェックしましょう。営業時間が長いコワーキングスペースは使い勝手がいい反面、夜間のセキュリティ体制をよく確認する必要があります。
自分で行うセキュリティ対策
企業のオフィスではセキュリティの担当者がネットワーク環境の整備や情報の管理をしてくれますが、リモートワークなどでコワーキングスペースを利用する場合、自ら責任を持ってセキュリティを担保する必要があります。以下の5つの対策を徹底しましょう。
①離席するときPCにロックをかける
ほんの一瞬でも自席を離れるときはPC画面にロックをかけましょう。WindowsPCの場合はWinキー+L、Macでは「画面をロック」などです。ロック解除時にはパスワードを要求されるよう設定します。また、数分以上PCを置いて離席する場合はワイヤーロックやスマートタグで盗難防止することが有効です。
②ショルダーハッキング対策をする
盗み見を防止する対策として、PCやスマートフォンの画面が正面以外の角度から見えにくくなるフィルターを装着する方法があります。パスワード入力をショルダーハッキングされないためには指紋や顔認証を使うことも効果があります。また、周囲に人がいる場所では重要な情報にアクセスしたり、手帳を見たりしないように習慣づけることも大切です。
③鍵付きロッカーを使用する
有人受付があるコワーキングスペースの盗難リスクは少ないですが、それでも万全を期すために、PC、スマートフォン、書類、手帳、カバンなどの管理には鍵付きロッカーを使用しましょう。少し面倒に感じてしまうかもしれませんが、ロッカー利用を徹底することで盗難や紛失のリスクを大幅に減らすことができます。
④機密情報を持ち込まない
他の人に知られたくない情報を保存しているPCやメディアをコワーキングスペースに持ち込まないことも大事です。重要なデータは端末ではなくクラウドに保存して、パスワードなどで管理します。フリーエリアでの打合せや電話の際は、他の人に知られたくない情報を声に出したり、書類を広げたりしないことも大事です。
⑤個室や専用スペースを適切に利用する
安全に仕事ができる個室、声が漏れる心配がないオンライン会議用ブースなどは有料の場合も多いですが、業務内容に合わせて早めに予約して、適切に利用します。セキュリティ対策には一定のコストが必要と認識しましょう。
セキュリティ対策がされているコワーキングスペースを利用しましょう
今回はコワーキングスペースのセキュリティについて解説しました。
コワーキングスペースは不特定多数の人が理由するスペースなので、情報漏えいなどのリスクがあります。どんなリスクがあるかを理解したうえで、下記の２つを実践することが大切です。
- セキュリティ面で安心できるコワーキングスペースを選ぶ
- コワーキングスペース利用時は自分で情報や端末の管理を徹底する
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- 会議室・電話ブース・鍵付きロッカーを完備
- 専用デスクでは鍵付きのキャビネットを利用可能
- 個室オフィスが利用可能
コワーキングスペースのサービスの詳細については施設ごとに異なるので、利用したい拠点で確認してください。
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