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作業の効率がアップする!試してみるべき、デスク周りの「すっきり術」

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Computer Laptop Drawing Working Desk Conceptビジネスをする上で、がんばれば成果は出る!環境は関係ない!という精神や根性は大切でしょう。しかし、そういった「やる気」にさらに良い環境が備われば、仕事の効率はさらに高まります。やはりどんな環境で仕事をするかは非常に重要です。

仕事が忙しくなると、デスクに物を無造作に詰み上げたり、物に占領されて作業スペースが狭くなったりするもの。良いデスク環境をキープできるデスク周りのすっきり術をご紹介します。

「目的別エリア」を意識する

記事126_2意外とできていない人が多い整理術が「目的に合わせて片付けるエリアを設定し、整理」すること。逆に、文房具やお菓子といった目的がシンプルなものの管理は完璧な人が多いかもしれませんね。

「机のいたるところからボールペンが発見される」という人もいるかもしれませんが、大抵のペン類はデスクの引き出しに設置されている文房具用ケースや、文房具立てに収めると思います。また、デスクや引き出しの中にお菓子のエリアがあるのは悪いことではないのです。「お菓子はこの引き出しの右端」と、自分の中で管理するエリアがはっきり区別できていることが大切です。

一方、書類の入ったファイルはすべて、机の本棚「辺り」、開封して確認した封筒は引き出しの「この辺り」(ときどき本棚に挟んでしまう、差出人や時系列で分類しない)など、あいまいな基準で収納する場所を決めてしまっていないでしょうか。おおざっぱに管理されている状態では、いざ必要な情報が発生したときにすぐ見つけられません。最悪、見つからない場合も……。

探し物や紛失の危機を改善するために、目的と管理するエリアを明確にし、収納していきましょう。書類は「計画に関するもの」「決定したもの」「念のため保管するもの」などざっくりとした分類で収納場所を変えます。小物はペン類、クリップ類、テープ類、コード類くらいで。あまり分類が細かいと、疲れて続かなくなってしまいますので、慣れないうちは細かくしすぎないほうが良いでしょう。

デスクで使う物の「規格」を統一する

ビジネスシーンたとえばファイルの「規格」では、サイズ、厚さ、カラーを統一しましょう。ファイルの規格を統一すると、探すときの目線が常に一定に。これが探し物をする際に手間を減らしてくれます。ファイリングする書類の種類でファイルを見分けたい場合は、ラベルやインデックスのカラーを変えて使うことをおすすめします。

ノート類やメモ帳などの規格も統一すると、デスクの中でぴしっと重ね合わせて収納できるので、無駄なスペースも生まれず、見た目の統一感もでます。見た目の統一感は、集中力のアップにつながり効率的です。

「保存すべき書類」は1か月で見直す

Heap of work.オフィスやデスクで最も増えてしまうのが書類。最近はデータ化が進み、ひとむかし前に比べれば紙でのやりとりは減りました。それでも紙の書面でのやりとりはゼロではないのでは?案件によっては紙のデータをスキャンして保存し、紙での保管は減らしましょう。

紙の状態で残すべき書類の保管は、保管エリアをつくって分別しておきましょう。過去書類もさまざまな確認のためには必要なのですが、1か月前には「要保存」だったものが今はもう不要、なんてことも多いもの。書類断捨離を1か月に1度程度の頻度で行えば、デスクはすっきり。おまけに、過去案件についての再確認もできるので、頭もすっきり!忘れていた重要な案件を思い出すこともあるかもしれません。

デスク回りをすっきりさせるポイントは「使う目的を明確にし、分類する」「分類が同じ物を同じエリアで保管する」「保管するときの規格は統一する」「保管している物は1か月に1回見直す」です。

デスク回りをすっきりさせる目的は、無駄な時間を省くこと。あなたの大切なビジネスの時間を失わないために、ぜひ普段からデスク回りのすっきり術を実践されてみては。

 

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