サーブコープブログ知識・ノウハウビジネスの基本!メールマナーの見直しポイントと、いざという時に助かる英文メールの基本

ビジネスの基本!メールマナーの見直しポイントと、いざという時に助かる英文メールの基本

メールは日常的に使うものだからこそ、気づかないうちに文面に悪い癖がついたり、メールマナーを見落としていることも。今回は改めて見直したい、読みやすいメールのポイントや返信のマナー、覚えておくと便利な英文メールのコツを解説します。

超基本!読みやすいメールのポイント

読みやすいメールにするためには、次の3つのポイントを心がけましょう。

1.メールの用件は、1通に1つ

メールで最も大切なのは簡潔さで、「メール1通につき、用件は1つ」が原則です。また、送信先が同じであっても、プロジェクトや用件が違うならば、別のメールを作成します。件名に用件が簡潔に記されたメールであれば、受信者も、どのメールで、どのような議論を交わしたかが振り返りやすいためです。

2.「句読点」や「意味の切れ目」で改行

読みやすいメールには適度な改行が必須です。例文(A)(B)を比べてみましょう。

(A)いつも大変お世話になっております。株式会社ABCDEの田中でございます。先日はお忙しい中お時間をいただきまして誠にありがとうございました。さて、お打ち合わせの際にお話しさせていただいた件で、改めてご連絡いたしました。当日お渡しした資料をデータでもお送り致しますので、みなさまに共有頂けますと幸いです

(B)
いつも大変お世話になっております。
株式会社ABCDEの田中でございます。
先日はお忙しい中お時間をいただきまして
誠にありがとうございました。さて、お打ち合わせの際にお話しさせていただいた件で、
改めてご連絡いたしました。
当日お渡しした資料をデータでもお送り致しますので、
みなさまに共有頂けますと幸いです。

メールで読みやすいのは、(B)のメール文です。ポイントは、「句読点」や、「意味の切れ目」で、適宜改行を入れること。使っているメーラーによって、一行あたりの表示数は異なりますが、「簡易的な文章が成立する30字程度」を改行の目安にしましょう。

なお、テキスト情報のみを送る場合は、メールはテキスト形式にしましょう。
HTML形式は、画像をつけたり文字を装飾できますが、その分データ容量が多くなります。

3.漢字表記、ひらがな表記を使い分ける

漢字とひらがなでは、文面から与える印象が違います。

(例)
・本日は、ありがとうございます。
・本日は、有難う御座います。
・よろしくお願いいたします。
・宜しくお願い致します。
・お越しいただけますか。
・お越し頂けますか。

補助動詞などを、ひらがなで書くかどうかだけで、親しみやすさや堅苦しさといった「文章の見た目の印象」に影響します。また、漢字を多用する文章が続くと、それだけで重苦しい印象にも。メール受信者の人柄を考慮して、漢字とひらがなの表記を使い分けると、スマートです。

意外と知らない!返信のマナー

次は意外と見落としがちな、返信のマナーについて見ていきましょう。

インラインでの返信は、なるべく少ない引用で

相手のメールに返信をする際に、インラインという「相手の文章を引用して、それに応答する文章を書く形式」をとることがあります。下記の例文のような書式をインラインと言います。

(例)
>来週の打ち合わせですが、火曜日15時~、木曜日15時~、金曜日16時~のいずれかのお時間帯でお願いできませんでしょうか。
火曜日15時~にてお願いいたします。

インラインは相手の質問に明確に、わかりやすく回答できる便利な書式ですが、メールは簡潔さが重視されるため、不要な引用は避けましょう。質問が複数あった場合など、インラインを多用する返信メールには、「インラインにて失礼いたします」と、断りの一文を添えると親切です。

相手を不快にさせない、催促や断り方とは?

何かを催促したい時には、
・「~につきまして、その後いかがでしょうか」
・「お忙しいところ、恐縮ではございますが、ご回答をお待ちしております」
と、遠回しな表現をするのが◎。

また、断りのメールでは、角が立たないように配慮するのがポイント。
「せっかくのご提案なのですが、ご遠慮申し上げます」と、「せっかく~していただいたのですが……」と、断りに前置きを入れてみましょう。また、関係性を続けたい相手には「今回は見送らせていただきます」といった表現も使えます。

いざという時に慌てない、英語でのメールマナー

最後に、最低限押さえておきたい、英語でのメールマナーをチェックしましょう。

1.スパムに間違われない件名の付け方

英語のメールでも件名をつけて送るのは、大前提のマナー。もちろん日本語のメール同様、わかりやすく簡潔な件名が求められますが、「Thank you」「Inquiry」など、あまりにも抽象的なものは、スパムメールと判断されてしまうことも。

相手にわかりやすい、かつ、スパムメールに間違えられないように、たとえば「Thank you for your visit」「Inquiry about new product」といった、要件+前置詞句で文章をつくると、目的が明確になり、かつ丁寧な件名になります。

2.頭語と結語をマスターして丁寧なメールを書こう

日本語のメールでも冒頭に「◯◯様」と記入するように、英語のメールでも同じように頭語を書きます。

基本形は「Dear+Mr.やMs.といった敬称+相手の名字」。複数人に送る際には「Dear all,(みなさま)」「Dear Customer,(お客様各位)」といった書き方でOKです。フランクな間柄になれば「Hi/Hello+相手の名前」で。フレンドリーな仲であれば、ファミリーネームではなく、ファーストネームを使っても問題ありません。

結語も、英語で存在します。目上の人に対して使う、フォーマルな結語の代表例は「Respectfully」。日常的に使うならば「Sincerely,」や「Best regards,」がおすすめです。より砕けた表現ならば「Best,」でもいいでしょう。

 

日常的に使っているメールではありますが、文章の「わかりやすさ」「見た目が与える印象」「ちょっとした気配り」を意識するだけで、人に与える印象は違ってきます。今回ご紹介したポイントを送信前に、見直してみてはいかがでしょうか?

 

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