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新人必見!秘書が教える資料作成のコツと、おすすめエクセル・ショートカットキー23選

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春から社会人になった新人も、上司や先輩から資料作成を任される頃かもしれません。キーボードのショートカットキーを知っているかいないかで、生産性は大きく変わってきます。覚えておきたいのは、「基本」と「応用」の2パターン。今回は、Microsoft Office(エクセル/ワード)で資料を作るときに役立つショートカットと、サーブコープの秘書が実践している資料作成のコツをご紹介します。

覚えておきたいショートカットキー

基本のショートカット

これは絶対覚えておきたい基本的なショートカットです。何も考えずに使えるようになるまで、繰り返し使っていきましょう。意外と知られていない「F12」もおすすめです。

作業 操作キー Excel Word
コピー Ctrl + C
切り取り Ctrl + X
ペースト Ctrl + V
全選択 Ctrl + A
元に戻す Ctrl + Z
直前の操作に戻す Ctrl + Y
ファイルを上書きして保存 Ctrl + S
ファイルに名前を付けて保存 F12
印刷プレビュー Ctrl + P
検索 Ctrl + F
置換 Ctrl + H

 

※Officeのバージョンによって異なる場合がございます

便利なショートカット

次はエクセルをよく使う人なら知らないと損をする、便利なショートカット一覧。作業効率を劇的に変化させる時短ワザです。

作業 操作キー Excel Word
セルの書式設定を表示 Ctrl +1
セル内で改行 Alt + Enter
選択セルの位置をデータの端(先頭・末尾)に移動 Ctrl+方向キー(←↑→↓)
別のワークシート(ページ)を表示 Ctrl+ PageDownまたはPageUp
今日の日付を入力 Ctrl + ;
現在の時刻を入力 Ctrl +:
テーブルを作成 Ctrl +T
列を全選択 Ctrl +スペース
行を全選択 Shift +スペース
行・列・セルの挿入 Ctrl + プラスキー(+)
行・列・セルの削除 Ctrl + マイナスキー(-)
フィルタの適用 Shift + Ctrl + L

 

※Officeのバージョンによって異なる場合がございます

新人に教えたい、わかりやすい資料を作成するコツ

生産管理の世界では「QCD:品質(Quality)、価格(Cost)、納期(Delivery)」が重要とされますが、資料作成においてはとくに「納期」を意識しましょう。提出が早ければ早いほど時間に余裕ができ、改善に時間をあてることができます。

また、資料とは手紙のようなもの、とも言われます。相手に伝えることを意識して簡潔でわかりやすい文章に仕上げることが大切です。まわりくどい表現や硬すぎる言い回しは避け、ワンセンテンスを短く区切ることを心がけましょう。ビジネス資料としての完成度を上げるには、数字で裏付けを加えるのがおすすめ。結論を先に述べることも、わかりやすい資料を作成するポイントの一つです。

わかりやすい資料を作成する4つのポイント
・納期よりも早めに提出
・文章は短く、簡潔に
・数字で主張の裏付けを
・結論や主張を先に述べる

サーブコープのErikaシニア秘書に聞いた「気の利いた資料」を作るコツとは?

サーブコープの秘書は、さまざまな業界業種の利用者様から、仕事を依頼されます。資料を作成することも多く、提案書から見積書まで内容も多岐にわたっています。そこで今回は、サーブコープ丸の内トラストタワー本館拠点のErikaシニア秘書が教えてくれた、気の利いた資料を作成するコツをご紹介します。

気の利いた資料とは相手の要望を満たしている、またはそれ以上のハイクオリティな資料のこと。そこで、作成する前に必ずやっておきたいのが、相手からのヒアリング。「ファイル形式」、「必要なページ数」、「納期」、「使用目的」、「グラフの有無」を押さえておけば、質の高い資料作成への羅針盤となります。

ワードやエクセルで作成する場合は、上でご紹介したショートカットキーを上手に活用し、関数や数式も取り入れて時間短縮と計算の正確性を狙いましょう。

そして、資料を納品する際は、必ずダブルチェックを。指示内容と照らし合わせ抜け落ちはないか、誤字脱字がないかを確認します。関数や数式は便利ですが、指定範囲を間違えると全く違う数字になってしまうので、必ずセルをダブルクリックし、計算結果があっているか確認しましょう。Erikaシニア秘書は、最後は必ず資料を印刷し、入念な校正を行っているのだとか。

Erikaシニア秘書の「資料作成」をおさらい
・依頼されたとき……使用目的、ファイル形式、必要なページ数、グラフの有無、納期を確認
・作業をするとき……ショートカットキーや関数を活用し、効率的・正確に(関数の間違いにはとくに注意)
・提出するとき……提出前に資料を印刷し、依頼内容・条件に沿っているか、誤字脱字がないか、数字に間違いがないかを最終チェック

丁寧な仕事で信頼を作る

サーブコープでは、どの秘書も「お客様の期待を上回る仕事」を心がけています。たとえば、初めは依頼されていなかったとしても、必要と判断されればプラスアルファでグラフを追加する、納期よりも早く提出する、資料を見やすいようにデザインするなど、それぞれの秘書が工夫を凝らしています。丁寧に取り組むことで相手から信頼され、仕事のチャンスが広がるのではないでしょうか。

 

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