ハイブリッドワークとは？効果的な導入方法や注意点、メリット・デメリット
多様化した働き方に対応して、テレワークとオフィス勤務を組み合わせたハイブリッドワークを採用する企業が増えています。オフィスと自宅の二択ではなく、シェアオフィスやコワーキングスペースなどの新たな選択肢も増えています。今後、ハイブリッドワークはますます広まっていくでしょう。
ハイブリッドワークとは、どのような働き方なのか？メリット、デメリット、導入する際の注意点や導入事例などについて、解説していきます。
ハイブリッドワークとは？
ハイブリッドワークとは主に、テレワーク（リモートワーク）とオフィス勤務を組み合わせたワークスタイルを表します。
まずは「ハイブリッドワーク」の意味や言葉の由来などを確認しておきましょう。ハイブリッドワークとは、以下2つの言葉を組み合わせた言葉です。
• ハイブリッド（Hybrid）：異なる複数の方式を組み合わせたもの
• ワーク（Work）：仕事、作業
新しい働き方のスタイルが生まれるたびに「ハイブリッド」の中身も変わっていきますが、現時点でのハイブリッドワークとは主に、テレワーク（リモートワーク）とオフィス勤務を組み合わせたワークスタイルを表します。
例えば週3日をテレワーク、週2回はオフィスに出社して働くスタイルが「ハイブリッドワーク」にあたります。なお、比率に厳密な定義はありません。
ハイブリッドワークが必要とされる理由
ハイブリッドワークが注目されるようになった理由は、コロナ禍によってテレワークが急速に普及したことがあげられます。従業員が自分に合った働き方を選択できることで、ワークライフバランスや生産性が向上したことを多くの企業が経験し、アフターコロナになっても継続して柔軟な働き方を模索する機運が高まったのです。
国土交通省「令和5年度 テレワーク人口実態調査」によると、雇用型テレワーカーのうち、週に１日以上テレワークを実施する人の割合は、コロナ禍をきっかけとして令和2 年度から増加。令和5年度は7割を超えています。
令和５年度では月１～週４日テレワークを実施する人の割合が58.1％で、令和４年度の53.7％と比べて4.4％増加しています。
ハイブリッドワークを採用する企業は、今後も増加していくでしょう。
ハイブリッドワーク 3つの形態
ハイブリッドワークの形態は、従業員の構成規模や業種、仕事内容などに応じて柔軟に設計する必要があります。
以下、3つの形態について、説明していきましょう。
1．従業員が自分の意志でテレワーク・オフィスワークを判断
従業員が自身のスケジュールや業務内容に応じて、出社日とテレワーク日を自由に選択できる形態です。個々のライフスタイルや業務特性に合わせた柔軟な働き方が可能です。
IT、クリエイティブ、コンサルティングなど、個人の作業が中心で、場所に依存しない業務が多い業種の企業に向いています。個人の裁量が大きく、成果物がデジタルで完結する業務の多い企業はこの形態を選ぶと大きな成果を期待できます。
2．会社やチームで出社日やテレワーク推奨日を決定
企業全体や各チームで、特定の曜日を出社日やテレワーク推奨日として設定する形態です。チーム全員が同じ日にオフィスに集まることで、対面でのコミュニケーションやコラボレーションを強化できます。
製造業、金融業、広告代理店など、チームでの共同作業や対面での打ち合わせやブレインストーミングが必要になるケースはこの形態が向いています。
また、「ノー残業デー」のようにテレワーク推奨日を会社側が設けたり、台風や大雪などの天候トラブルが予測されるときにテレワーク推奨日を設定するケースもあります。
3．従業員の希望でテレワーク勤務・オフィスワーク勤務を選択
従業員が自身の希望や状況に応じて、テレワークとオフィスワークのどちらかを選択できる形態です。社内にテレワーク社員、オフィスワーク社員がいるハイブリッド体制で、個々のニーズに対応します。
教育、医療、行政など、多様な働き方を許容する必要がある組織や企業が採用することが多いです。一部の業務はリモートで完結し、他の業務は対面で行うため、テレワークとオフィスワークの両方のメリットを生かすことができます。
ハイブリッドワークのメリット
ハイブリッドワークには、次のようなメリットがあります。
従業員満足度の向上
従業員が働く時間を調整しやすくなるため、育児や介護による離職の低減や人材の定着につながります。
役所への手続きや通院などの個人的な用事があるときも、従業員は仕事を休んだり、年次休暇を消費することなく済ますことができます。働きやすさの度合いは、従業員満足度の向上に直結しています。
業務効率化と生産性の向上
そのときの業務、状況応じて最適な職場環境を選べるため、業務が効率化され、生産性が向上します。
また、テレワークを取り入れることで、通勤に費やす時間やコストを削減できます。
優秀な人材の確保
地理的な制約が少ないため、遠隔地にいる優秀な人材を採用しやすくなります。ハイブリッドワークは、効率的に業務を行い、成果をあげるプロ人材を確保する手段として有効です。
また、働き方を柔軟に選べる環境は、子育てや介護をしている従業員も安心して働くことができ、人材確保につながります。
オフィスコストの削減、オフィスの最適化
ハイブリッドオフィスは、実際のオフィススペースや設備を最低限に抑えられるため、家賃や光熱費などのコスト削減につながります。
ハイブリッドワークによって出社する従業員が減れば、空いたスペースを有効活用したり、規模を縮小するなどオフィスの最適化につながります。
緊急時に柔軟な対応ができる
オフィス出社に限定する勤務形態だと、災害や事故などで交通機関が止ったとき、業務に支障が生じることがあります。ハイブリッドワークを取り入れると、出社せずとも業務を行えるため、緊急時にも柔軟な対応ができるようになります。
そのため、緊急事態に備えて事業を継続するための「BCP（事業継続計画）」としてハイブリッドワークを採用する企業も増えています。
ハイブリッドワークのデメリット
ハイブリッドワークにはメリットだけでなく、デメリットもあります。ただ、デメリットの理由を知ることで、それらを克服することもできます。
デメリットには、次のようなものがあります。
勤怠管理や健康管理が難しくなる
ハイブリッドワークは、テレワークとオフィスワークを組み合わせるため、従業員の勤怠管理や健康管理が煩雑になります。
グループウェアや社内SNSを導入したり、勤怠管理ツールを活用するなどの対策を立てて、管理をスムーズに行う体制作りが必要でしょう。
評価制度で有利・不利が生じる可能性がある
オフィスワークとテレワークの比率が従業員ごとに異なる場合、成果評価以外の能力評価やプロセス評価に偏りが生じる恐れがあります。
出社頻度の高い従業員と、テレワークの頻度の高い従業員を公平に評価する人事制度の構築が求められます。
セキュリティ面での懸念がある
ハイブリッドワークではビデオ会議、ビジネスチャット、グループウェアなど、インターネットを介した情報交換の機会が多くなるため、セキュリティ面での配慮が必要になります。
個人情報や機密情報が紛失、漏えいするリスクを想定し、それらを防止する対策をあらかじめ練っておくべきです。
社内コミュニケーションが偏る、不足する
オフィスワークとテレワークが混在していると、従業員同士のコミュニケーションが不足し、意思疎通の食い違いや、チームワークに支障をきたす恐れがあります。
定期的なオンライン会議を実施したり、社内コミュニケーションツールを導入して常時連絡がとれるようにするなど、場所にとらわれずコミュニケーションできる環境を整えることが重要です。
ハイブリッドワークを導入する方法
ハイブリッドワークのデメリットを解消し、メリットを最大限に生かすには、適切な手順で導入する必要があります。
以下、ハイブリッドワークを成功させる導入方法について解説します。
オフィス環境の最適化
固定した席を持たないフリーアドレスの導入や打ち合わせスペースの拡充など、柔軟な働き方に対応したオフィスレイアウトを検討します。また、コスト削減を目指してオフィス規模を縮小することも検討します。
ICT環境の整備・セキュリティ対策
ハイブリッドワークを成功させるために活用したいのが「ICTツール」です。ICTとは、「Information and Communication Technology」の略語で、「情報通信技術」という意味です。
Web会議システムやコミュニケーションツール、勤怠管理システムなどのICTツールを活用し、業務の効率化と情報共有を促進します。
ハイブリッドワークは在宅勤務だけとは限らず、コワーキングスペースやレンタルオフィスなどのシェアオフィスで業務を行うこともあるでしょう。その場合には他の企業の従業員と接する機会が多くなるため、セキュリティ対策が必須になります。
セキュリティソフトやセキュリティ管理ツールを導入するほか、従業員に対するセキュリティ教育を徹底することが重要です。
運用ルールの策定
ハイブリッドワークは従来の社内で行う業務のやり方とは異なる点が多いため、ハイブリッドワークに適した社内ルールを明確に定め、あらかじめ従業員に周知しておく必要があります。勤怠管理から始まりPCの使い方や情報共有の手順、緊急時の対応方法まで、運用するなかで解釈の食い違いなどで伝達ミスの起こらないよう、情報共有を徹底しておきましょう。
評価制度の見直し
成果やプロセスに基づく評価基準を設定し、働き方に関わらず公平な評価が行えるような評価制度を整えます。
売上やプロジェクトの完了度、納期遵守率などの定量的な指標に加えて、クオリティや創造性など、定性的な指標も組み合わせるとよいでしょう。
ハイブリッドワーク導入の注意点
ハイブリッドワークを導入することで発生するリスクを最小限に抑え、利点を最大限に伸ばすためには、以下の注意点に配慮すべきです。
ルールを細かくしすぎない
報告・連絡・相談に関するルールや、出社日数に関するルールを決めておく必要はありますが、細かく設定すると齟齬が生じたり、かえって働き方の柔軟性が損なわれることがあります。
ルールは全従業員が共有しやすいようにシンプルに設定し、従業員の自由度を優先するような形で設定しましょう。
定期的なセキュリティ研修を実施する
従業員同士でセキュリティに関する知識や認識にバラつきがあると、セキュリティ対策にほころびが生じて思わぬトラブルを起こしかねません。定期的にセキュリティ研修を実施し、ヒヤリハット情報など最新の知識をアップデートする必要があります。
業務の属人化を避ける
取引先や顧客などからの問い合わせがあったとき、特定の従業員でしか対応できない状態になっていると、担当する従業員がテレワークで不在のときに適切な対応ができない可能性が生じます。担当者が不在でもスムーズに業務できるようなマニュアルを用意したり、業務内容を共有する仕組みを構築する必要があります。
社内コミュニケーションの活性化を図る
ハイブリッドワークによって従業員同士の連携が取りにくくなれば、業務効率は低下してしまいます。定期的にビデオ会議を開いたり、従業員がどこでどのように働いているのかが見えるような仕組み作りも重要です。
ハイブリッドワーク導入後の評価と調整
ハイブリッドワークモデルを導入後、実際に機能しているか、従業員が困っていることはないか、など必要に応じてヒアリングやテストを実施し、PDCAをまわしていく必要があります。企業と従業員の双方にとってどの程度うまく機能しているかの評価がポイントとなります。例えばチェックリストを作成するなどして、ハイブリッドワークの効果を検証すると良いでしょう。
従業員用のチェックリストとしては下記のような項目が考えられます。
■導入後の従業員チェックリスト
- 従業員は個人の目標を達成しているか？
- 新しい働き方に満足しているか？
- 業務の効率・生産性は上がったか？
- メンバーとのコミュニケーションは円滑にできているか？
- ハイブリッドワークによって仕事に対するモチベーションに変化はあったか？
- 改善すべき点はあるか？
■導入後の企業側チェックリスト
これは会社についても同様のことがいえます。
- ハイブリッドワークモデルは間接費を削減しているか？
- 従業員の生産性は向上しているか？
- プロジェクト管理ツールやコミュニケーションツールはうまく機能しているか？
- 従業員間の業務の進捗管理は適切にできているか？
- 離職率に変化はあるか？
- 人材採用へ影響はあるか？
定期的にこのような調査・評価を行うことで、実際にリモートワークがうまく機能しているか、企業・従業員双方にとって利益のあるものとなっているかを可視化することができます。また、必要に応じて、ルールの内容を見直すことも大切です。
コワーキングスペースやレンタルオフィスの活用
ハイブリッドワークは、自宅とオフィスだけでなく、シェアオフィス（レンタルオフィス、コワーキングスペースなど）を活用するケースもあります。
ここではシェアオフィスを活用する際のメリットについて解説します。
オフィス設備が整っている
シェアオフィスには、高速Wi-Fiや会議室、プリンター、受付サービスなど、業務を円滑に進めるのに必要な設備が整っています。清掃や管理業務を施設側が行うため、負担が軽減されます。
セキュリティが高い
カフェや自宅と比較して、シェアオフィスは高度なセキュリティ対策が施されている場合が多いです。高速かつ安全なWi-Fi環境があり、監視カメラや入退室管理が徹底されているシェアオフィスを選びましょう。情報漏えい対策が施された会議室や個室スペースの有無も確認しておきましょう。
自宅よりも仕事に集中しやすい
自宅では家族の存在や生活音などが影響して、集中しにくい環境になることがあります。シェアオフィスは、オフィス環境に近い設備が整っているため、静かで集中しやすい環境があります。個室や専用デスクがあれば、さらに仕事モードに切り替えやすくなるでしょう。
気分転換になる
同じ場所での仕事が続くと、モチベーションが低下することがあります。シェアオフィスは好きな場所、好きな時を選んで活用できるので気分転換しながらモチベーションを保つことができます。また、異業種・同業種問わず、社外の人材との交流があるので、思わぬビジネスチャンスとの出会いにつながることもあります。
ハイブリッドワークに取り組む企業の3事例
ハイブリッドワークの導入イメージを明確にするため、ここで具体的な3つの企業事例を取り上げてご紹介します。
パソナ
人材派遣事業等を展開するパソナグループは淡路島に新しく拠点を構え、首都圏と地方、あるいはリモートワークとオフィス勤務を組み合わせるハイブリッドワークを導入。島内ではカフェや海辺など、自宅・オフィス以外での仕事も認められています。自然に囲まれながら柔軟な働き方ができることに、従業員の満足度も高いようです。
また、「人々のライフスタイルに合わせた多様な働き方を創造すると共に、地域への移住・定着や関係人口の創出等による地方創生を目指す」ことを目的とし、2020年10月にハイブリッドワークライフ協会を設立。情報発信やハイブリッドワーク拠点の整備、またこれによる雇用創出等に取り組むなどハイブリッドワークを推進しています。
参考：ハイブリッドワーク協会
マイクロソフト
日本マイクロソフトは、2007年に導入した在宅勤務制度を契機に、さまざまな働き方改革を推進しています。2018年には「ワークスタイル変革チーム」を発足し、翌年には週4日勤務・週休3日の「ワーク ライフ チョイス チャレンジ」を実施しました。
2018年末にはさらなる生産性向上と快適な職場環境を目指して「オフィス改修プロジェクト」を開始し、コロナ禍での新たな働き方への気づきを生かして2022年6月に改修を完成させました。
新オフィスでは、会議の相手がどこにいてもシームレスにつながれる Teams の会議室ソリューション、Microsoft Teams Rooms がほとんどの会議室に設置されています。また、来客を迎えるフロアには、会議室だけでなく、来客も使用できる作業スペースや、ウェビナー配信やビデオ収録のためのスタジオを新設しました。
ハイブリッド ワーク時代に対応して、コラボレーションと生産性の改善、従業員の満足度向上への努力を現在も続けています。
参考：日本マイクロソフト リモート ワークから、ハイブリッド ワークへ
ベネッセコーポレーション
ベネッセコーポレーションは、2021年5月に東京本部オフィスを全面リニューアルし、「アクティビティー・ベースド・ワーキング（ABW）」の思想に基づき、固定席を廃止しフリーアドレス化を導入。個人の業務状況に合わせた出社と在宅のハイブリッド型勤務を実施しています。2023年度の在宅勤務制度利用率は約61%でした。
また、スーパーフレックス勤務制度を導入し、7時～21時の間で始業・終業時刻を各人が決定できる柔軟な働き方を提供しています。コアタイムを設けず、1日の勤務時間も個人の裁量で決定可能です。さらに、育児や介護を行う社員向けに、所定労働時間を5時間または6時間に短縮できる時短勤務制度も整備しています。
ハイブリッドワークに最適なサーブコープ
ハイブリッドワークは、最近増えているコワーキングスペースやシェアオフィスを活用すると、容易に導入することができます。シェアオフィスを活用した場合の、ハイブリッドワークに適したワークプレイスについてサーブコープ担当者が回答します。
こんなお悩みを解決！
Aさん：スタッフは交代で、週２回会社に出社し、残り3日は家でリモート勤務をしています。完全にオフィスを無くすのは不便だし、だからと言ってたまにしか使わないのに家賃や設備にお金をかけるのもコスパが悪い。
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サーブコープ担当者より
サーブコープは、そんなお悩みにぴったりなリモートチームパッケージというご契約もあります。家具、電話回線、専用インターネット回線含むIT完備のプライベートオフィス１部屋に加えて、リモート勤務者のためのコワーキングスペースの利用特典が付いており、必要な時に必要なワークスペースを活用できるサービスです。
安全で高速なインターネット回線を使えるだけでなく、家具とITのコスパを抑えながら、リモートワークだと受領に困る郵便・宅配便の管理、さらには秘書サービスや電話代行サービスまで充実しています。
リモートワーク中でも会社の電話番号から発信可能なアプリも無料で利用でき、社用携帯も不要になります！
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Bさん：基本的に週5回、在宅でテレワークをしています。業務に問題はありませんが、気持ちをリフレッシュさせるために、カフェを利用することも。ただカフェは仕事場には向いてないので、気軽に利用できるコワーキングスペースを探しています。
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サーブコープ担当者より
サーブコープのコワーキングスペースは、よくデザインされた快適な環境とスムーズに仕事を進められる設備の充実さが、クライアントの皆様から支持されています。集中していただける環境が整っているだけではなく、バイリンガルの受付チームがちょっとした事務作業もお手伝い可能です。
また、世界150以上の拠点を利用でき、メンバー同士のオンライン・オフラインでの交流も充実。ただのスペース貸しとは違い、さらにビジネスを活性化させるためのソリューションが豊富なのがサーブコープです。
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＼ハイブリッドワークにも最適なコワーキングスペースはこちら／
（まとめ）ハイブリッドワークはセキュリティ、コミュニケーションの課題を考慮し、適切な活用を
ハイブリッドワークとは、オフィス勤務とテレワークを組み合わせた柔軟な働き方です。今後、ハイブリッドワークを導入する企業は、ますます増えていくでしょう。コストやセキュリティ、コミュニケーションの課題を考慮し、適切な活用方法を検討することが重要です。
