サーブコープブログ知識・ノウハウオフィス解約のメリット・デメリットと対処法は? 在宅ワークやサテライトオフィスの活用法

オフィス解約のメリット・デメリットと対処法は? 在宅ワークやサテライトオフィスの活用法

新型コロナウイルス感染症の影響でテレワークや在宅ワークに切り替えた企業は多いですが、なかには賃貸オフィスを解約したりオフィス規模を縮小したりするケースも見られます。

賃貸オフィスを利用せずともビジネスを続けることができれば、それだけコストが削減できますし、浮いた経費をビジネスのさらなる成長に投資できるかもしれません。

そこで今回は、賃貸オフィスを解約する際に考えておきたいメリット・デメリットと賃貸オフィスを解約することで予想される問題への対処法について、ご紹介していきます。

賃貸オフィスを解約するメリットと恩恵

賃貸オフィスの解約には、どのようなメリットがあるのでしょうか? コスト面のほか、ビジネスの成長の面から期待できる効果についても見ていきましょう。

① コスト削減

賃料

賃貸オフィスを借りると、保証金や敷金などの初期費用に加え、毎月の賃料が固定費としてかかります。たとえば東京都心の大規模ビルの場合、坪単価が3万円を超えることも珍しくなく、仮に30坪のスペースを確保しようとすると、年間で1,000万円を超える計算です。

内装やインフラ設備費

賃料のほかにも、内装費やインフラ設備費も必要です。受付に設置する会社のロゴや受付電話、従業員が使うデスクやパーテーション、会議用モニター、ドア、LAN配線など、ビジネスの状況に合わせて環境を整えることになります。

こうしたコストがどれくらいかかるかは、オフィスの場所や求める設備、面積などにより変わりますが、東京都内でオフィスデザインを行う際の内装工事費の相場は、坪単価で10万円を超えることが一般的です。

光熱費

さらに、一般的な賃貸オフィスの場合、光熱費やビルのセキュリティサービス利用費のように、オフィスを利用し続けるためにかかるコストもあります。

賃貸オフィスを解約し、テレワークやリモートワークなど、物理的なオフィススペースを必要としないワークスタイルにシフトすれば、こうしたランニングコストを削減でき、資金繰りの改善につなげることができるでしょう。

交通費や採用コスト

さらに、従業員にかかる費用として交通費も大きな割合を占めます。賃貸オフィスを解約してテレワークを導入すれば、交通費を最小限に抑えることが可能。

また、昨今は採用難が叫ばれていますが、テレワークにシフトすれば、全国から人材を採用することができ、従業員の転居代などのコストカットにもつながります。オフィスの面積によって採用者数を制限する必要がないため、企業の状況に合わせた柔軟な採用戦略も構築することができるでしょう。

② メンタルヘルスや生産性の向上

東京都産業労働局が2019年3月に発表した「多様な働き方に関する実態調査」(テレワーク)によると、テレワークを導入する効果について調査したアンケートでは、全体の約8割が定型的業務の生産性向上に役立ったと答えています。

同調査では従業員の通勤時間削減のほか、育児中・介護中の従業員への対応に有効とする評価も見られ、従業員のメンタルヘルス向上にも役立つことがうかがえます。働きやすい職場づくりの観点からも、賃貸オフィスを前提とするワークスタイルから、テレワークにシフトする効果を期待できます。

賃貸オフィスを解約するデメリットは?

賃貸オフィスを解約するメリットについてご紹介してきましたが、デメリットもいくつか考えられます。それぞれ見ていきましょう。

① 会社用の住所や電話番号を失う

賃貸オフィスを利用する場合、通常はそのオフィスの住所を名刺やホームページ、登記簿などに載せることになります。ところが、賃貸オフィスを解約すると、代わりの住所が必要となります。電話を受け入れる方法も新たに考えなくてはなりません。

② 来客対応や郵便物の受け取りができなくなる

物理的なオフィスは、従業員が仕事をする場所であるだけでなく、来客を受け入れたり、郵便物を受け取ったりする大切な窓口でもあります。賃貸オフィスを解約する場合、代わりにどのような場所で来客に対応するのか、また郵便物を受け取るにはどうするのか、といった点を考える必要があります。

③ 従業員同士の対面コミュニケーションを失う

また、オフィススペースは仕事を行う場所であるとともに、従業員同士のコミュニケーションを生む場所でもあります。テレワークの場合、直接顔を合わすことがないため、これまでと同じようなコミュニケーションが取れず、仕事の生産性へも影響を及ぼす可能性があります。

④ PCやオフィス機器を個別に配備する必要がある

テレワークを導入するのであれば、従業員が自宅や離れた場所でも仕事ができるだけの環境を設けなくてはいけません。そのため、PCやモニター、プリンターなどを用意し、従業員に個別配送するコストがかかります。また、これらの機器が故障した場合の対応や、機器更新の手順についても考えておく必要があります。

⑤ セキュリティやインターネット環境に個人差が出る

厚生労働省が公表している「テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン」では、以下のような作業環境となるよう、従業員に助言などを行うことが望ましいと記しています。

【自宅などでテレワークを行う際の作業環境整備(一部抜粋)】

・照度500ルクス以下で、輝度やコンストラストが調整できるPC

・10㎡以上の空間(設備の占める容積を除く)

・机上の照明は照度300ルクス以上

・室温17〜28℃、相対湿度40〜70%

しかし、テレワークの従業員すべてに対して、このような作業環境を整えるのは困難でしょう。また、インターネット環境が従業員によって異なることから、セキュリティや通信環境に不安が残ります。たとえば自宅のインターネット環境が悪ければ、オンライン会議への参加も難しくなり、業務に支障をきたすおそれがあります。

一口にテレワークや在宅ワークに切り替えるといっても、解決しなければいけない課題はいろいろとありそうです。

オフィスを継続すべきか、どう判断する?

賃貸オフィスの解約を検討している企業は、どう判断すればいいのでしょうか。これまでに説明したようなメリット・デメリットを天秤にかける必要がありますが、ポイントをおさらいしましょう。

コストと費用対効果を比較する

まずは、コスト面を比較するところから始めてみてはいかがでしょうか。賃貸オフィスを使い続ける場合にかかるコストと、解約してテレワークを導入する場合のコストを比較し、費用対効果を見極めます。

なお、先ほど取り上げた東京都産業労働局による調査では、テレワークを導入した企業の約6割が「コスト削減に効果があった」と回答しました。このうち、従業員数30〜99人の企業においては、効果があったと回答した企業が70.0%に上っています。

そしてこのようなコスト面の比較に加え、従業員のエンゲージメントや生産性、業務運営などの面からも、オフィスを解約した場合の影響を見極める必要があります。たとえばオフィスがなくなることで、来客への対応が難しくなるなど、複数の課題が考えられるからです。

次は、こうした課題について、どのように対処をすればいいのかを検証してみましょう。

賃貸オフィスを使わないデメリットを解決する方法は?

バーチャルオフィスを利用

賃貸オフィスを解約した場合、新たにビジネス用の住所が必要となります。この場合、バーチャルオフィスサービスを利用することで解決できます。バーチャルオフィスによっては、安価に、しかも都心の一等地などの住所を利用でき、本店所在地として登記することも可能です。

さらに、顧客専用の電話番号や秘書による電話対応、会議室やコワーキングスペースを備えているバーチャルオフィスサービスもあるため、顧客からの電話対応や従業員のミーティング、取引先との打ち合わせなど、様々なシーンでオフィスとして活用できます。

テレワーク環境の構築

セキュリティや通信環境の面から、従業員のすべてをテレワークにするのが現実的ではない場合もあるでしょう。そうした場合は、一部の従業員をテレワークにする方法が考えられます。

たとえば事務やWebデザイナー、プログラマーなど、テレワークの導入が可能な職種だけでもテレワークを導入すれば、必要となるオフィスの面積が少なくなります。そこで、オフィスの面積縮小や、サテライトオフィスとしてレンタルオフィスを活用すれば、コスト削減や業務効率化が期待できます。

Web会議システムを活用

従業員同士がオンラインでコミュニケーションできるツールは、数多く提供されています。まず、普段のやり取りにはチャットツールを、会議の場面ではWeb会議システムを検討してみましょう。

さらに、勤怠管理ツールやペーパーレス化、経費精算など、業務をオンライン上で運営するためのサービスもあるため、自社のビジネスに合ったサービスを選んでください。

サーブコープのオフィスサービスをご紹介

いかがでしたか。賃貸オフィスを解約するうえでのメリットとデメリット、そして対処法をご紹介しました。もし「With Corona(ウィズコロナ)」の状況が長期化する場合、さらに多くの企業がオフィスの解約や規模の縮小を検討せざるを得ないかもしれません。

バーチャルオフィスや、サテライトオフィスとしてのレンタルオフィスについて詳しく知りたい方は、ぜひお気軽にサーブコープにご相談ください。サーブコープの契約は最短一カ月から可能。バーチャルオフィスの住所で法人登記ができるほか、電話対応や郵便物の受け取りをお任せいただけます。

また、お客さまの会社名で電話に対応する専任のレセプショニストやITサポートを専門にするプロフェッショナルチームが業務をお手伝いします。サービスのご利用に興味のある方は、お気軽にお問い合わせください 

参照:

東京都産業労働局|多様な働き方に関する実態調査(テレワーク)

厚生労働省|テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン

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