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オフィス移転にかかる費用はどのくらい? 引っ越しや事務所の内装・改修工事

 

オフィスへの出社が当たり前の働き方ではなくなった昨今、賃貸オフィス市場は大きく変化し、東京ビジネス地区の2021年10月の平均空室率は6.47%に。

2020年2月の1.49%から19カ月連続して上昇したデータがあります(※)。

空室率の上昇にともなって賃料も下落。“借り手市場”を背景に、オフィスの見直しを図りたい企業には移転の契機になっているようです。

今回は賃貸オフィス情報・仲介サービス「officee」を提供する47株式会社の取締役副社長、阪口桂一氏を取材

オフィス移転の現況とオフィス移転にかかる費用や注意点についてうかがいました。

拡張移転が増えている!?

オフィスの縮小を図る大企業の移転をニュースで多く目にした2020年ですが、阪口氏によると2020年後半からは中小企業を中心に「拡張移転」のトレンドに転じているといいます。

 

「これまでは大企業を筆頭に縮小移転がトレンドとしてはありました。

それが、2020年の後半頃から状況が逆転し、拡張する企業が増えています。

弊社に来るお問い合わせも、約7割が拡張のご相談ですね」。

 

テレワークが浸透する企業ではオフィスの在り方が見直され、働く場所というこれまでの単純な定義から、コミュニケーションを図る場所という捉え方にシフト。阪口氏によると、オフィス内に食堂があったことで、若い社員の出社率が上がった事例もあるそう。

前述したように、空室率が上がれば賃料も低下し、多くの企業にとって移転しやすい条件が整っているといえます。

では実際に、オフィスを移転するのに必要な費用はどのくらいなのでしょうか。

オフィス移転費用の内訳は?

オフィス移転にかかる費用は大きく分けて2つ、これまで入居していた「旧オフィスの退去にかかる費用」と、これから入居する「新しいオフィスの入居にかかる費用」があります。

まず、オフィス退去に必要な費用について阪口氏にお聞きしました。

旧オフィスの退去にかかる費用

阪口氏

「退去にかかる費用は“引っ越し費用“と原状回復費”が大部分を占めますが、原状回復費は1坪5~10万円が相場です。

内装にどれくらい力を入れているのかにもよりますが、設置した間仕切りや電話線の撤去が代表的なものです。

契約した当初の状態に戻すイメージですね。

その際に出る不用品や廃棄物の処理を業者に任せる場合は、もちろん費用が加算されます」。

 

項目 1坪あたり(目安)
引っ越し費用 2~3万円
※引っ越し費用に関しては1坪あたりではなく、従業員1人あたり
原状回復費 5~10万円

※小・中規模オフィスの場合2~5万円程度

※大規模オフィスの場合5~10万円程度

不用品・廃棄物処理 2トントラック:7~8万円程度

4トントラック:10~15万円程度

※含まれる運搬費は移動距離による

 

※覚えておくべき注意点

オフィスの経年劣化も「原状回復費」の対象になることが多く、修繕にかかる費用を請求される場合も。

原状回復費の範囲は契約時に確認しておくのがおすすめです。

ちなみに、原状回復費には入居時に支払った敷金が充てられることが多いようです。

新オフィスの入居にかかる費用

では、新しいオフィスに入居する際に必要となる費用はどうでしょうか。

阪口氏

「オフィス移転でかかる最大のコストは新オフィスへの入居費用。

オフィスの広さやビルの立地、インフラや内装をどこまで整備するかなどによって大きく異なりますが、一般的に以下の表にある金額が目安になります」。

項目 1坪あたり(目安) 
敷金や保証金 坪単価×10~12カ月

※個人オーナーが所有するビルの場合、礼金が発生する可能性あり

インフラ整備費用

(什器購入・通信工事費など)

5万円
内装費用 10万円~20万円

 

「項目としては『敷金』『インフラ整備費用』『内装費用』です

もちろん、契約が決まったら仲介手数料や保証会社への加入料、火災保険料などが新たに追加されます。

什器の購入やインターネット工事などのインフラ整備費用は、坪5万円くらい。

内装はどこまでやるかによりますが、一般的には10~20万円の幅を想定することが多いですね。

そして敷金。基本は10~12カ月分なので、坪2万円の物件であれば、坪あたり24万円かかってくるイメージでしょうか」。

オフィス移転で確認すべき3つのポイント

膨大な時間や労力、費用のかかるオフィス移転は会社にとって一大事業です。阪口氏によると、移転を検討するにあたって留意すべき点は3つあるといいます。

阪口氏

「まずはコストですよね。ランニングコストとイニシャルコスト。後はスケジュール感でしょう。

弊社がお手伝いしている企業は50~100坪規模のオフィス移転が多いですが、計画は3〜6カ月前から。

何百坪という規模になると、おそらく1年前くらいから計画しているのではないかと思います。

人員計画も大切です。人がオフィスに入り切らない場合や、余剰スペースがある場合に移転します。

それが基本的な基準です。また企業の長期的な人員計画を見越して、一人あたりのオフィス面積やオフィスのレイアウトを考える必要があります。

後は移転するビルに求める点を明確にする。

アクセスの利便性なのか、ビルのグレードなのか広さなのか。採用を強化したい場合は、立地条件が必須になるでしょう。

何を優先するかは企業によって変わりますが、どんな課題を改善したいのかが移転を検討する際の重要なポイントになります」。

コスト

①ランニングコスト

月々支払う賃料・共益費・管理費・水道光熱費など。

②イニシャルコスト

契約を結ぶ際に発生する初期費用。敷金(保証金)・礼金・火災保険料・仲介手数料・インフラ整備費用・内装費用など。

オフィス移転スケジュール

現オフィスの課題・移転目的の明確化から、新オフィスの条件設定、オフィス探しや引っ越しまで、オフィス移転に要する作業は膨大。会社の規模によるものの、最低6カ月~1年前からスケジュールを立てるのが理想。

人員計画

オフィススペースが足りない、余剰スペースが生まれたなど、移転の目的に合った新オフィスでのレイアウトや一人あたりのオフィス面積を決定。また、企業の成長に合わせた採用や異動を見込んだ長期的な人員計画を踏まえ、オフィスの条件を設定する。

 

これまでオフィス移転の現況とオフィス移転に必要な費用について解説してきましたが、オフィス移転は企業にとって一大事業。移転専門のプロジェクトチームを立ち上げるのが良さそうです。

また、移転の際は、オフィス仲介会社に相談するのもスムーズですね。

 

取材協力47株式会社|公式サイト

取締役副社長

阪口 桂一

 

 

 

47株式会社

賃貸オフィス情報サイト「officee」の運営および仲介サービスを提供。

2002年の創業以来、スタートアップ企業のオフィス新設から大企業の移転プロジェクトまで、幅広くオフィス移転をお手伝いしています。

 

移転費用を抑えるための「レンタルオフィス」という選択肢

実は、一般的な賃貸オフィスに移転するだけでなく、レンタルオフィスを活用するのもおすすめです。

なぜレンタルオフィスの利用がオフィスの見直しに有効な手段となり得るのか、具体的なメリットを解説します。

メリット① オフィス開設のイニシャルコストが抑えられる

新しいオフィスを開設するには、前述の通り多額の初期費用が必要です。入居時に支払う敷金のほか、一般的な賃貸事務所の場合は賃料6~12カ月分の賃料を保証金として支払う場合も多く、それだけでも数百万円単位の支出になってしまいます。

什器購入費や通信工事費といったインフラ整備はもちろん、機能的なオフィスにするための内装費用1坪あたり5万円の出費が相場。

レンタルオフィスの場合は、オフィスに必要な設備(電話、コピー・FAX・スキャナーなどのOA機器、インターネット設備、電源、デスク・チェア、会議室、受付)が完備されているため、インフラ工事の申し込みや工事の立ち会いなどの手間もかかりません。入居後にすぐに業務を開始できることが可能で、イニシャルコストの大幅な節約につながります。

メリット② 月々のランニングコストが抑えられる

オフィス移転後、一般的な賃貸オフィスでは水道光熱費や公益費、管理費がランニングコストとして発生しますが、OA機器が故障したり、インターネットの回線が不調になったりした場合は、トラブルシューティングとして設備のメンテナンス費が必要になります。

レンタルオフィスは水道光熱費が不要なのはもちろん、メンテナンス費を別途請求されることもありません。問題を即時に解決してくれるので、精神的な負担減にもつながります。

メリット③ 人件費削減につながる

有人受付のレンタルオフィスを選べば、来客や電話対応のためのスタッフを配置する必要がありません。中には雑務から経理、総務といった作業までサポートしてくれる秘書サービスを提供するレンタルオフィスも。上手に活用すれば、専任のスタッフを雇用する必要がなく、人件費削減にもつながります。

 

 

メリット④ ビジネス一等地で法人登記ができる

ほとんどのレンタルオフィスは住所利用を主要なサービスの一つとしています。そのため、ビジネス一等地にあるレンタルオフィスと契約すれば、信用性の高い住所を名刺やホームページに記載することが可能。

東京のビジネス一等地として知られる丸の内や大手町エリアで賃貸オフィスを借りると、坪単価が月額4万円を超えることも珍しくありません。レンタルオフィスなら、月々の賃料を抑えながらこうした一流のビジネス街にオフィスを持てるのが強みです。

メリット⑤ 人員増減にあわせて部屋を変更できる

レンタルオフィスの多くは、1名用から数十名用まで複数の個室サイズが用意されています。事業展開によって従業員が増えた場合でも、契約する個室を変えるだけでOK。契約が終了するまで待つ必要もなく、引っ越しや住所変更など、移転の手間をまるっと省くことができます。

事業拡大を見据えるなら、レンタルオフィスの利用は効率的な方法の一つです。

メリット⑥ 短期契約が可能で低リスク

賃貸オフィスの場合、短期契約できる物件はほぼないに等しく、長期契約時に発生する敷金や保証金なども10~12カ月分と高額です。その点、レンタルオフィスは敷金・保証金が不要で、発生しても1〜3カ月程度である場合がほとんど。契約も1カ月単位で可能なため、低リスクなのも強みです。

メリット⑦ フレキシブルオフィスとして活用できる

事務所スペースの縮小、オフィスの拡張それぞれにレンタルオフィスはフレキシブルに使えて便利です。会議や面談で個室が必要な場合は会議室をスポットでレンタルし、テレワークで働く社員の働き方をよりフレキシブルにするため、好きな時に使えるワークスペースとしてレンタルオフィスやコワーキングスペースを契約すれば、社員の働き方改革にもつながります。

 

(※)三鬼商事株式会社 オフィスマーケットデータ

 

 

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