テレワークや小規模事業者におすすめ！ 電話代行サービスのメリットを解説
朝起きて、オフィスへ出勤するという当たり前。そんな働き方の常識が、ここ最近で一変しました。政府主導で働き方改革が推し進められ、さらに新型コロナウイルスの感染拡大により、テレワークを導入する企業が増えています。しかし一方、オフィスに不在となることで、電話対応が難しくなったという声も少なくありません。
電話の取り逃しは顧客との信頼関係に影響を与えるほか、ビジネスチャンスなどの機会損失にもつながります。とはいえ電話対応のために、わざわざ人材を雇用するのも現実的ではないでしょう。そこで、改めて注目を集めているのが「電話代行サービス」です。電話代行サービスを導入することでどのようなメリットが得られるのか、詳しく解説します。
電話代行サービスとは
電話代行サービスとは、担当者が自社のスタッフに代わって電話対応をしてくれるというもの。例えば以下のような項目を相手からヒアリングし、担当者につないでくれます。
・企業名
・部署名
・氏名
・要件
・折り返し先の電話番号など
電話代行サービスを利用する5つのメリット
実際のところ、電話代行サービスを利用するとどのようなメリットがあるのでしょうか。具体的に5つの例を取り上げて解説します。
1）信頼や機会損失を防げる
問い合わせ数が多くて電話がつながらなかったり、何度かけても担当者が不在だったりする状況では、相手側からのイメージが悪くなってしまいます。また、電話に出られなかったことで新規の顧客を逃すなど、大切な機会を損失しかねません。電話代行サービスなら、社員が忙しい状況にあっても確実に電話に応対できます。
2）コスト削減につながる
テレワークを導入したものの、電話対応のために誰かを出社させているケースもあるでしょう。しかし、それでは人件費や出社に伴う交通費が発生してしまいます。電話代行サービスを利用すれば電話対応に伴うコストを最小限に抑えつつ、社員にはより生産性の高い業務に集中してもらうことが可能です。
3）自社の体制・状況に応じた転送方法がある
電話の転送方法は、サービスによってさまざまです。そのまま指定番号に取り次いでくれるほか、一旦切って折り返すよう伝えるなどの対応も。電話内容をメールで送ってもらえば、外出先で忙しくても入電情報を取りこぼしません。
4）電話対応品質の安定化がはかれる
電話対応の善し悪し、会社に対するイメージが大きく左右します。品質の高い応対ができる秘書のような存在がいればいいですが、正しい電話マナーを教育するにも時間と費用がかかります。プロフェッショナルが対応する電話代行サービスなら、もっとも大切な初期対応から企業イメージを高められます。
5）業務が効率化できる
集中しているタイミングで電話に対応するのは非効率です。まして、取った電話が必ずしも自分宛てではなかったり、営業電話など必要性が低いものもあったりするでしょう。電話代行サービスを利用していれば、重要度の高い電話のみが取り次がれるため、業務を効率的に進めることができます。
電話代行サービスを利用している業種や職種は？
さまざまなメリットのある電話代行サービスですが、実際にどのような職種や業種、または場面で利用するといいのか、具体例を4つご紹介します。
1)テレワーク
コロナ禍の影響で、急遽テレワークや在宅ワークに切り替えた企業は少なくありません。電話対応をやめてメール連絡に一本化したり、電話を取るためだけに仕方なく社員を出社させたりしたケースがあります。
そういった場合に電話代行サービスを利用すれば、窓口業務を一任できるため重要な連絡を取り逃すことがなく、社員も安心してテレワークが継続できます。
2) eコマース
ECショップが電話注文を受注する際、電話代行サービスを利用するケースは少なくありません。顧客からの注文はもちろん、質問やクレームに対応するなど、電話での処理をアウトソーシングできます。社員は事業の運営そのものに集中することができ、業務を分業化できます。
3) ベンチャー企業
事業を営んでいると、日々たくさんの電話連絡が入ります。顧客や関連企業からの重要なものはもちろん、営業の電話も多く、すべてに対応していると不要な時間を費やしかねません。
人手が割けない個人経営者や少数精鋭のベンチャー企業は、秘書や電話を取り次ぐ社員を配置するのは難しい場合が多いでしょう。その場合、電話代行サービスを利用すれば本業に集中できるうえ、専任のスタッフを雇用する費用も抑えられます。
4）営業職
営業職は顧客とのやり取りを担うため、日々たくさんのやり取りを電話で行っています。しかし、一方で外出頻度が高いため、電話に出られないタイミングも多いでしょう。例えば移動中や商談中の連絡を電話代行サービスで対応してもらい、落ち着いたタイミングで折り返す。あるいは新規顧客に対して簡単な商品説明を電話代行サービスで担ってもらえば、効率的な営業活動が行えます。
電話代行サービスの利用が向いている活用術の一例を挙げましたが、この他にも、IT関連企業やコンサルティング、セミナーや研修業、弁護士や人材派遣など、幅広い業種で電話代行サービスは活用されています。
サーブコープの電話秘書代行サービスとは
サーブコープでは以下のような特徴を持ち、事業者様が抱える悩みやニーズに細かく対応できる電話代行サービスを提供しています。
＜秘書による丁寧な電話対応＞
電話代行サービスには、コールセンターが複数社の応対を行っているケースが少なくありません。しかしサーブコープでは、プロの専任秘書が電話に対応しています。そのため、品質の高さには多くの利用者様から定評があり、売上拡大のキッカケになったという声もあるほどです。
バーチャルオフィスを契約し、秘書の電話代行サポートで売り上げもアップ！
＜市外局番の電話番号をレンタルできる＞
テレワーク化したからと言って、業務連絡で利用する電話番号が「090」や「080」などの携帯電話番号では、どうしてもマイナスイメージを与えかねません。サーブコープでは国内に26ある拠点から、03や06など市外局番つきの電話番号もレンタルできます。
＜スマホから会社の固定電話を使って発着信＞
また、サーブコープが独自で開発した「Onefone」アプリをスマホにダウンロードすれば、固定電話から受発信しているかのように、お手持ちのスマホでやり取りすることが可能です。さらに、電話秘書代行サービスと連携できるので、秘書が応対した電話をOnefoneへ転送すれば、内線でつながっているかのようなスムーズな対応ができ、電話に出られなければ、秘書が要件をヒアリングして知らせてくれます。
スマホが会社の電話に！ 固定電話番号で発着信できるサーブコープの「Onefone」アプリ
＜FAXをメールで送受信＞
業種によっては電話だけでなく、まだ連絡手段にFAXを多く用いているケースがあります。しかし利用頻度の低いFAXのために、FAX機材を置いておく必要があるのか疑問に感じるかもしれません。サーブコープでは「サーブコープワンファックス」というサービスにより、メールを用いてFAXの送受信が可能です。
＜電話代行以外にも充実したサービス＞
サーブコープでは電話代行だけでなく、ご利用者さまをバックアップするさまざまなサービスを提供しています。例えば、各都市の一等地にあり、サテライトオフィスとしても使えるレンタルオフィスやコワーキングサービスを提供。そして、郵便物などの代理受理と転送など、テレワークでも問題なくビジネスが行えるサービスをそろえています。
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