レンタル、バーチャル、シェア…。オフィスの違いとメリット・デメリットとは？

起業や新拠点の設立時のイニシャルコストを抑えることを目的に「レンタルオフィス」や「バーチャルオフィス」、あるいは「シェアオフィス」といった“新しいオフィスの形態”を選択する人が増えています。新しいオフィス形態の最大の魅力はコスト面ですが、後に事業を拡大したいときや、お役所や公的機関へ許認可を求める際などに課題が生じることもあるようです。

新しいオフィス形態の特徴を把握し、自分の事業内容と将来展望を踏まえた上で、契約を検討するのが最善と言えます。そこで今回は改めて「レンタルオフィス」や「バーチャルオフィス」、「シェアオフィス」の定義と、そのメリット・デメリットをまとめます。

レンタルオフィス

レンタルオフィスとは簡潔に表現すると「すぐに使える状態」のオフィスを借りる形態です。内装や必要什器、通信インフラといったオフィスを新設する際に必要となる設備環境がすでに整えられた状態であるため、イニシャル時の時間や手間を大幅にカットできるのが特徴です。また「月極」や「時間貸し」といった短期間での利用も可能となっています。

【メリット】

• イニシャル及びランニングコストの削減
• 立地条件が優れた物件が多い
• レンタルオフィスの住所で法人登記が可能
• 自身のプランに叶った契約やスピーディな入居が可能

【デメリット】

• オプションや利用方法によっては、通常の賃貸契約より割高になる場合がある
• 事業撤退による契約解消など、運営事業者の都合によって想定外のあおりを受ける可能性も否定できない
• 運営事業者によっては制約事項が多く、利用が窮屈な場合も

バーチャルオフィス

レンタルオフィスの環境からワークスペース（オフィス）を除いたもので、業務に最低限必要な住所や電話番号などをオフィスに入居せずに借り受ける形態です。郵便物や電話が、バーチャルオフィスに届いた場合は、あらかじめ指定した住所や電話番号に転送されるしくみになっています。また運営事業者によっては、オプションとして会議室やビジネスブースなどを利用できるケースもあります。

【メリット】

• イニシャル及びランニングコストの削減
• 一等地での登記が可能になり自社のブランディングにもつながる
• 自宅住所での登記を回避できる
• オプションで会議室利用が可能な場合、必要時に場所を確保できる

【デメリット】

• 郵便物や電話連絡の受け取りにタイムラグが生じる
• 事業によっては公的証明書の許認可が下りない場合がある
• オフィスで柔軟な来客対応ができない
• 住所からバーチャルオフィスであることを特定される

シェアオフィス

複数の利用者が、フリーアドレス方式で作業環境の整ったワークスペースをシェアする形態です。フリーランサーやノマドワーカーの利用が多く、利用者同士の繋がりを期待する人も多いようです。近年はカフェ形式、育児スペース完備など、個性的な形態のシェアオフィスも多数見受けられます。明確な定義は確立されていませんが、よりコミュニティの側面が強いものを「コワーキングスペース」と表現することもあります。

【メリット】

• イニシャル及びランニングコストの削減
• 立地条件が優れた物件が多い
• 利用者間の交流が活発

【デメリット】

• 機密情報やセキュリティ面に一抹の不安も
• 共有スペースを利用するため騒音面に難あり
• 事業によっては公的証明書の許認可が下りない場合がある

レンタルオフィス、バーチャルオフィス、シェアオフィス、いずれの形態もそれぞれイニシャル、ランニングコストを削減できるなどのメリット面で共通項目が多いですが、デメリットにも目を向けると、利用目的がクリアになってきます。また運営業者によって、サービス内容に差もありますので、自分の理想の環境や事業ビジョンと照らし合わせながら、候補物件を精査した上で契約に進むことを推奨します。