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オフィスに居ない時に利用できるサービスが重要! サーブコープITマネージャーがレンタルオフィス選びのコツを解説

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レンタルオフィスを探す際、立地、料金、広さ、サービス……何に優先順位を置いていますか?今回は、サーブコープのIT担当である渡邊武マネージャーが、IT環境の側面から、良いレンタルオフィス選びのコツを解説。

良いオフィスは、オフィスに居ない時こそ本領を発揮する!

まずIT環境において、何を基準にレンタルオフィスを決めるべきだと思いますか?

普通は、レンタルオフィスに居る時に利用できるサービスに着目すると思いますが、実は、オフィスに居ない時に、どれくらいサービスを利用できるかが大切です。というのも、出張や外出などでオフィスに居る時間が少ないビジネスパーソンは多いからです。

一般的なレンタルオフィスは、オフィスに居る時だけ利用できるサービスが多いですよね。

そうですね。外出や出張の多い人の場合は、スマートフォンから固定電話の番号を利用できたり、自分の代わりに電話対応をしてもらえたり、何時でもアプリで会議室の予約ができたりと、オフィスに居ない時間でも利用できるサービスが充実しているレンタルオフィスが良いと思います。また、サーブコープのように全国に拠点があるレンタルオフィスの場合は、他の拠点でも同じサービスが利用できますので、出張時にはさらに重宝するでしょう。

最新IT技術で、電話のコミュニケーションをスムーズに

とくにIT環境において、サーブコープが優れていると思う点はどこですか?

電話に関するIT環境はとくに優れていますね。外出が多いビジネスパーソンは、外出時に電話に出られず、すぐに対応できないという人が少なくありません。サーブコープでは、お客様専任のバイリンガル秘書が電話に対応するだけでなく、伝言メッセージやファックスを自動的に添付ファイルでお客様のスマートフォンやデスクなどに送ることができます。

お客様からの連絡受け漏れが無くなるので、安心ですね。

ほかにも、今日は外出するので伝言メッセージを受け取ってほしい、展示会のご案内をしてから伝言メッセージを受けてほしいなど、状況に合わせた対応をオンラインで依頼できます。

サーブコープのオフィス内で利用できるアプリOneAp(ワンナップ)」とは?

サーブコープ独自のアプリ「OneAp」では、ラウンジ備え付けの電話機にお客様の電話番号をインストールして利用ことができます。

使い方は簡単で、OneApをインストールしたスマートフォンを共用デスクにあるOneApロゴの上に置きOneApを起動するだけ。サーブコープのオフィスから退出すると自動的にログアウトされるので、解除する必要はありません。

 

今後はどのような展開があるでしょうか?

将来的には、会議室に入ってスマートフォンをかざせば、その場で予約ができたり、Wi-Fiも認証してくれたりと、さらなる機能追加を考えています。グローバル企業の利点を生かし、日本だけではなく世界中の拠点で使えるようになったらとも考えています。

会議室にも便利なIT技術が使われていますね。

会議室で使えるのは、「Clickshare(クリックシェア)」というワイヤレスのプレゼンテーションツールです。パソコンのUSBにClickshareをつないでボタンを押すと会議室のディスプレイに表示したい画面をすぐに表示できる便利なツールです。

プロジェクターにつなぐ必要がないのが便利ですよね。

画像ケーブルや音声ケーブルにつなぐ必要もないですし、プロジェクターのような作動音がせず、部屋を暗くする必要もありません。USBに差して10秒程度で準備が完了し、ボタンを押すと稼働します。現在サーブコープでは1拠点に2つずつ配備しています。

各拠点でビデオ会議はできますか?

「Polycom(ポリコム)」というビデオ会議システムを使い、拠点と拠点を結ぶビデオ会議ができます。参加者が3名程度の場合、デスクにあるIP電話のカメラと内線通話でビデオ会議が可能です。参加人数が多い場合や明瞭な音声での会議を望む場合は、10名程度の会議室を借りて、Polycom社のビデオ会議システムを使った方が音声や映像が明瞭です。全拠点の会議室に完備しているので、大阪に取引先がある場合は大阪のサーブコープ拠点の会議室を使って、東京の会議室とPolycomをつなげば、出張しなくてもビデオ会議が実施できます。

ITの安定運用は、見えない部分の予防管理があってこそ

サーブコープにはいろいろなシステムやアプリがありますが、セキュリティーの環境はいかがでしょうか?

サーブコープのWi-Fiは、お客様専用のパスワードと専用の暗号化をかけています。専用のSSIDがあるので、隣のオフィスの人が入ってくるということは絶対にありません。

ビジネスオフィスで、Wi-Fiをシェアしていることに危機感を持っている方は多いですよね。

ひとつひとつのお客様をVLAN(ヴァーチャルラン)やIPアドレスのサブネットを駆使して切り分けているので、オフィスが隣でも絶対にアクセスできません。共有スペースのセキュリティーを心配される方が多いですが、シスコの認定資格を持ったエンジニアが正社員として運用しているので、安心です。

サーバー管理・運用体制についても教えてください。 

サーブコープでは、水害や火災などの災害に備えて、スペアのハードディスクだけでなく、バックアップを毎晩取っています。社内のIT担当全員が熟知しているので、知識が集積され、対応も素早いのが特徴です。

お客様が利用できるITサポートにはどのようなものがありますか?

今までは、サーブコープが提供しているWi-Fiやプリンタ、電話だけのサポートを行なっていましたが、お客様からの要望も多くあり、お客様の持ち込んだ機器もサポートするサービスをご用意いたしました。保守契約をして定期的に訪問することもできますし、スポットでご対応することもできます。さらに、サーブコープの環境ならこういう使い方がいいですよとアドバイスすることもできます。

 

電話やネットワーク環境は、ビジネスの要とも言えます。だからこそ、快適なIT環境を基準にレンタルオフィスを検討することが大切です。とはいえ、IT環境は使ってみないとその便利さや使いやすさがわからない点でもあります。サーブコープでは、お客様のビジネスをサポートするアプリやツールを開発するために、数百万ドルものIT投資を行ってきました。ビジネスの環境として快適かどうか、最寄りのオフィス見学にいらしていただきたいです。

 

 

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