【例文あり】お盆休み・夏季休暇をお知らせするビジネスメールの書き方！送る時期や注意点を紹介
お盆休みや夏季休暇などで取得する長いお休み期間について、お客様やお取引先にどのようにお知らせしていますか？トラブル防止のためにも、あらかじめ夏季休暇についてご案内しておきましょう。ご案内の注意点からメール文例までわかりやすくまとめました
今年の「夏休みのおすすめの過ごし方」については、こちらの記事で紹介しています。
夏季休暇案内メールを送付するときの注意点
夏季休暇ご案内メール文面を作成する前に、適切な送付のための注意点を確認しましょう。
お知らせを送信するタイミング
もっとも大切なことは、お客様に夏季休暇があること、その期間についてお取引や業務に支障がないように確実にお伝えすることです。そのために会社ごとに配慮すべきなのが、お知らせを送信するタイミングです。
「その期間に休みだと知っていれば早く発注したのに」といった機会損失を防ぐためには、会社ごとに違う納期や求められる対応の早さによって、ご案内するタイミングを変える必要があります。発注から納期まで時間がかかる商材を扱っている場合など、早めのタイミングと直前の2回ご案内してもよいでしょう。また、休業に関わって通常業務体制に変更がある場合、変更点についてもお知らせします。
個人的な休みなのか、全社休みなのかを伝える
忘れがちなポイントとして挙げられるのが、休暇が「スタッフ個人」なのか「全社一斉」なのかという点です。なお、社員それぞれが夏季休暇期間をずらして個人的に取得するような場合は「休暇」、全社が一斉に休む場合は「休業」と記載するとよいでしょう 。
個人が休暇を取得する場合は、休暇中に業務上連絡が必要な際の連絡先（部署や代理の担当者の連絡先）をご案内しましょう。
夏季休暇中の連絡先を記載する
上記でも述べたように、個人の休暇取得で、休暇中も他の社員が業務に対応できる場合であれば、業務上連絡が必要な際の連絡先をご案内しておきましょう。全社完全休業の場合は休業期間中対応できないこと、休業明けから対応することを記載します。一般的に、社員個人の携帯電話などを連絡先手段として案内する必要はありません。
社内でテンプレートが決まっていればそれを使用する
会社としての「全社一斉休業」の場合、ご案内メールをはじめ各種案内についてあらかじめ用意されたテンプレートがあるでしょう。また、社員各自で期日を決めて取得する休暇でも、社内でご案内用のメールテンプレートがある場合は、指定されたテンプレートを利用しましょう。日付や曜日、時候の挨拶など、変更が必要な箇所の確認は必ず行います。
なお、テンプレートがない場合悩む方が多いのが「夏期」と「夏季」の使い分けです。「夏という季節だからこそ」という意味を重視する場合は「夏季」、特に季節を強調する必要がない場合は「夏期」を選ぶのが一般的です。唯一どちらの漢字を使うかという根拠があるのが学校の夏季休業です。「学校教育法施行令」という法令で「夏季、冬季、学年末、農繁期等における休業日は…（中略）…が定める。」という文言が使用されているため、ニュース番組などではそれに準じて「明日から夏季休暇という方も多いのではないでしょうか……」などと「夏季」が使用されます。
会社ではどちらを選んでも誤用ということはありません。同じ文書のなかではどちらかに統一するのがよいでしょう。
夏季休業のお知らせメールの例文集
夏季休暇のご案内文作成の注意点を確認したところで、実際に活用できる例文を下記の3つ紹介します。
例文① 会社全体が休みの場合
件名：【夏季休業中の受注及び納入対応のご連絡】
平素はひとかたならぬ御愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。
当年の弊社の夏季休業期間【 8月11日（金）～8月16日(水) 】前後における業務について、下記の通りご案内申し上げます。
皆様におかれましては多大なご不便・ご迷惑をおかけするかと存じますが、何卒ご理解・ご協力いただきますようよろしくお願い申し上げます。
▼受注及び納品について
8月1日以降の納品については、納品日を調整いただく場合がございます。
▼ご注文の締切りについて
上記期間≪8月11日（金）～8月16日(水)≫中の納品が必要な場合は、大変恐れ入りますがご希望納入日の一週間前までにご発注ください。
ご注文状況によっては、ご注文確定後でも納入日調整をお願いする場合がございます。
何卒ご理解・ご協力いただきますよう、重ねてお願い申し上げます。
ご不明な点などございましたら、弊社担当までお問い合わせいただくか、こちらのメールにご返信くださいませ。
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署名
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例文② 部署ごとに休みが違う場合
件名：【夏季休業期間のご案内】
平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。
誠に勝手ながら弊社では、事業部ごとに下記の日程で休業とさせていただきます。
▼休業日程
管理本部：2023年8月7日(月) ～ 8月12日(土)
統括営業部：2023年8月11日(金) ～ 8月16日(水)
情報システム事業部：2023年8月14日(金) ～ 8月19日(土)
2023年8月21日(月)からは全社通常営業致します。
▼休業期間中のお問い合わせ
休業中も代表電話でのお問い合わせを受付致します。お問い合わせ内容によって通常営業開始後の対応になりますことをあらかじめご了承ください
受付時間帯 9:00 ～ 17:00
お電話 03-0000-0000
期間中は大変ご不便・ご面倒をおかけいたしますが、何卒ご了承くださいますようよろしくお願い申し上げます。
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署名
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例文③ 自分だけの夏季休暇期間を案内する場合
件名：「夏季休暇日程のお知らせ」
いつも大変お世話になっております。
私事で大変恐縮ですが、本日は夏季休暇取得のお知らせでご連絡致しました。
誠に勝手ながら、下記の期間夏季休暇をいただきます。
2023年08月21日(月) ～ 08月25日(金)
夏季休暇中はご不便をおかけ致しますが、何卒ご寛容くださいます様お願い申し上げます。
なお、夏季休業期間中においても弊社〇〇〇〇事業部は通常通り営業しております。
■夏季休暇期間中のお問い合わせ先■
株式会社〇〇〇〇 〇〇〇〇事業部
電話番号：00-0000-0000
メール：××××××＠××××.co.jp
夏季休業期間中のお問い合わせにつきましては、〇〇〇〇事業部までよろしくお願い申し上げます。
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署名
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署名を活用する
夏季休暇のご案内メールを一斉送信する方法以外に「メールの署名やフッター」でご案内するという方法もあります。時候の挨拶などは不要で、署名の社名・所属・氏名の下部分に日程をシンプルに記載します。
日常業務でやり取りが多いお取引先ほどご案内を気軽に目にしていただけること、必要になったときに日程を確認しやすいことなどのメリットがあります。また、休暇期間中は自動応答メールで休暇中であることをご案内すれば、すぐに休暇中であることをお伝えできます。休暇終了後に署名の修正と自動応答設定を解除することを忘れずに行いましょう。
夏季休暇のお知らせ署名 【例文】自分だけの夏季休暇期間を案内する場合
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株式会社〇〇〇〇
〇〇〇〇課
〇〇 〇〇
＜夏季休暇のお知らせ＞——————————————–
誠に勝手ながら8月11日(金)～16日（水）
夏季休暇をいただきます。
メールの返信は通常業務再開後の８月17日（木）以降となります。
何卒ご了承のほどお願い申し上げます。
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〒103-0028 東京都中央区八重洲2-1-1 YANMAR TOKYO 12階
TEL：03-0000-0000 FAX： 03-0000-0000
Email：××××××＠××××.co.jp
URL：https://www.××××.co.jp
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業務に支障が出ることがないように連絡は確実に
1年間の休業・休暇のなかでも比較的長い期間設定されることが多い夏季休暇。特に、一般的なお盆時期をずらして休暇を取得する場合、発注やトラブルを通知するメールに気が付かないなど、無用なトラブルを避けるためにも早めの連絡を心がけましょう。
ご案内メールの他にも、ホームページでのお知らせや公式SNSでの発信、請求書や納品書へのご案内状の同封、暑中お見舞いと合わせてはがきでご案内するといった方法もあります。
会社の商品・サービスやお客様の層にあった夏季休暇・夏季休業ご案内手法を選び、気持ちよく休暇を過ごしてください。
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