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テレワークとは? リモートワークとの違いやメリット、企業の導入事例を徹底解説

新たな働き方としてテレワークを導入する企業は増加傾向にあります。三菱UFJリサーチ&コンサルティングが2020年7月に2万社を対象に行った調査(※1)

では、実に大企業の7割以上が導入・実施していると回答。もちろん背景には新型コロナウイルスの流行が考えられますが、収束後もテレワークを維持する企業は少なくないでしょう。

一方で、テレワークに踏み切れていない企業もあります。同調査では、300人未満の中小企業や小規模事業者ではテレワークの導入率が2割未満〜3割にとどまっていることが分かります。テレワークとは何なのか、その実態がいまいち分からないという人のために、本記事ではテレワークの基本を解説し、テレワーク導入が企業にどんなメリットをもたらすのか、導入事例を取り上げながら詳しく解説します。

テレワークの定義

そもそも、テレワークとは何なのか。日本テレワーク協会は、テレワークについて以下のように定義しています。

「情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことで、『Tele=離れた所』と『Work=働く』をあわせた造語。 テレワークは働く場所によって、自宅利用型テレワーク(在宅勤務)、モバイルワーク、施設利用型テレワーク(サテライトオフィス勤務など)の3つに分けられます。」

テレワークとリモートワークの違いって?

最近は「テレワーク」「リモートワーク」という言葉をよく耳にしますが、そもそも言葉に違いはあるのでしょうか?

リモートワークは「Remote=遠隔」「Work=働く」を組み合わせた造語で、そのまま「(会社の)遠くで働く」ことを指します。一方、テレワークは前述の通り「Tele = 離れた所」と「Work=働く」を組み合わせた造語。こちらも、やはり「(会社の)遠くで働く」ことを指します。そのため、言葉としての違いはほとんどありません。

ただし、日本テレワーク協会が「テレワーク」について「①在宅勤務」「②モバイルワーク」「③サテライトオフィス」の3つを想定しているのに対し、「リモートワーク」には特に定義がなく、「オフィス以外の場所で働くこと」と、より広範に解釈されています。

テレワークで得られるメリットとデメリット

企業の体制や事業内容、方針等によって異なりますが、テレワークにはメリットとデメリットの両面が存在します。ここで、それぞれ具体的に3つずつ解説しておきましょう。

テレワーク:3つのメリット

① 通勤時間が減り、社員の健康も向上

首都圏の場合、オフィスへの通勤時間は平均49分。最も多いのは「40分以上60分未満」(27.4%)で、次いで「60分以上90分未満」であることがザイマックス不動産の調査(※2)により報告されています。

こうした日々の移動時間をリモートワークであれば有効活用することが可能。中には時短勤務していた人が、フルタイム勤務になるケースもあります。

そのため新規に採用しなくても、必要なマンパワーを確保する手段になりえるでしょう。また、満員電車のストレスから解放されるため、社員の健康状態が改善し、欠勤の減少や離職の防止にもつながります。

② 全国各地から優秀な人材を募集できる

リモートワークなら、社員がどこに居住していても問題ありません。都市部以外の地方や海外からも人材を採用することが可能です。人手不足が問題になっているこの時代、優秀な人材を確保しやすい環境は大きなメリットになります。なお、特に昨今は社員としてではなく、フリーランスや複業人材などへ業務を委託するケースも増加傾向にあるようです。

③ オフィス代や交通費のコストカット

事業を運営するうえでボトルネックとなるのは、オフィスの賃貸料や光熱費にかかる膨大な経費です。リモートワークを増やせばオフィスの面積を縮小できるうえ、社員へ交通費もカットできるため、ランニングコストは大きく節約できます。

テレワーク:3つのデメリット

① 情報漏洩などセキュリティの不安

テレワークでは、目の届かない場所で企業の保有する情報を使用します。例えば業務に使用するパソコンを1つ取っても、その中には膨大な情報が保存されているはずです。あるいはインターネット環境なども各個人の働く場所に依存し、情報漏洩などが起きるのではと不安を感じる方は多いでしょう。

セキュリティソフトの導入はもちろん、業務情報をパソコン内ではなくクラウドで管理するなど、テレワークではセキュリティ強化の対策が求められます。

② 社員の勤怠状況が不明瞭

社員がいつ業務を開始し、いつ終了しているのか。また、勤務時間中の行動などが不明瞭なため、勤怠管理は1つの障壁となるでしょう。中には、勤務状況を人事評価の基準に置いている企業もあるはずです。勤怠管理システムの導入などによって、顔を合わせなくても勤務状況はある程度明確になります。

③ 社内のコミュニケーションが希薄になる

各個人がそれぞれ異なる場所で働くため、どうしても社員間あるいは上司・部下間でのコミュニケーションが不足しがちです。特に複数名が連携しながら業務を推進する必要がある場合、チームワークの悪化やそれによる業務の質低下といった懸念も出てくるでしょう。

そのため、ビジネスチャットツールでいつでも連絡し合える環境を作ったり、定期的にオンライン会議を実施してコミュニケーションが取れるようにしたりすることが大切です。

テレワークの3つの場所と働き方

テレワークには、大きく分けて以下のように3つの働き方が考えられます。

① 在宅型

もっともポピュラーなのが自宅で仕事をする在宅ワーク。在宅勤務ともよばれるタイプで、育児や介護などの家庭の事情、交通機関のまひ、感染症が蔓延している最中など、通勤が困難で、かつ家から出られない場合などに有力な選択肢となっています。

メリット

  • 家事育児や介護など、プライベートとの両立が容易になる。
  • 通勤に伴う交通費の削減ができ、働く側は移動に取られていた時間を有効に使える。
  • 満員電車によるストレスやウイルス感染のリスクを抑えられる。

デメリット

  • 業務に適した環境を自宅内に作らなければいけない。
  • インターネット回線など業務に必要な環境整備が欠かせない。

② モバイル型

例えばカフェや図書館、空港や移動中の新幹線などで作業にあたるケースを指します。最近は「テレワークプラン」を提供する旅館やホテルも増え、出張や移動が多いビジネスパーソンが多く利用する傾向に。また、旅先でレジャーなどを楽しみながら仕事も行う「ワーケーション」という取り組みも増え始めました。

メリット

  • どこでも業務にあたれるため、場所と時間にとらわれず効率よく仕事ができる。

デメリット

  • 周囲の目があるため情報漏洩などのリスクが高い。
  • 働ける場所を探さなければいけない。

③ 施設利用型

コワーキングスペースやレンタルオフィスなど、勤務先以外の専用ワークスペースで作業をする働き方。オフィス環境に近い、落ち着いた空間で仕事に没頭したい場合や顧客を迎え入れる場所を確保したい時に最適です。

メリット

  • 業務に適した環境が整っている。
  • 出社と同じように周囲にも仕事している人がいるためモチベーションを維持しやすい。

デメリット

  • 利用料が発生する。

テレワークに向いている職種と企業の導入事例

テレワークやリモートワークにはもちろん、向いている職種とそうでない職種があります。総務省が2018年に行った調査によると、制度を導入しているのは「情報通信業」と「金融・保険業」がそれぞれ4割と高く、パソコンやインターネットがあれば仕事がこなせるIT関連企業や、営業や外回りが多い金融・保険業がリモートワークを取り入れやすい職種になっています。

積極的にリモートワークを取り入れている企業として紹介する次の3社も、まさしくIT関連企業。具体的な導入事例を紹介します。

サイボウズ株式会社

ソフトウェア開発会社、サイボウズは10年も前からリモートワークを実践してきた先駆者的存在です。スタートは2010年、上長の承認を得れば、月4回まで在宅勤務できるというルールを試験的に導入。「一部の業務に制限は出たものの、成果物の品質は総じて低下していない」「ただし、相手の状況がすぐに分からないためにストレスを感じるケースがある」など、その都度課題を洗い出しながら徐々にリモートワークを拡大・定着させていきました。

今では「オンラインのオフィス環境を整える」「セキュリティ対策をする」「テレワーク用のガイドラインを作成・周知する」「心理的安全性を確保する」を徹底し、100人100通りの働き方を宣言する「働き方宣言制度」のもと、リモートワークを積極的に活用しています。

GMOインターネットグループ

GMOインターネットグループは、新型コロナウイルスの感染拡大に備え、いち早くリモートワークを導入した企業の一つです。GMOは従業員の安全を確保するため、2020年1月末から都市部の従業員を対象にリモートワークを許可。一斉に約4000人規模の在宅勤務態勢を敷きました。

とはいえ、突然の実施に社員からは戸惑いの声も上がり、同社は定期的にアンケートを実施することで状況の把握に努めました。在宅勤務により光熱費などの生活費用が増加したことから「在宅勤務手当を導入してほしい」といった声や、「今後も在宅勤務を制度化してほしい」などの要望があった一方、事業への直接的な影響がないことも確認できたそうです。

株式会社キャスター

「リモートワークを当たり前にする」を目標に、リモートワークの支援を行うキャスター社は、自らもリモートワークを導入。約700人の全従業員が遠隔で業務にあたっており、採用面接までオンライン上で行う徹底ぶり。リモートワークが前提のため、都市部在住者でなくても採用でき、人材不足に悩むこともないそうです。キャスター社は感染症発生時にいち早くホワイトペーパーを公開し、リモートワークを導入するために役立つ情報を積極的に発信しました。

テレワークの課題を解決するバーチャルオフィスとは

テレワークやリモートワークを始めとする自由な働き方は今後ますます定着していくでしょう。そうなれば、オフィスのように集中できるワークスペースをどう確保するのかも課題になってきます。

レンタルオフィスやコワーキングスペースといったオフィスサービスを活用するのはもちろん、中でも手頃な価格で利用できる「バーチャルオフィス」がおすすめです。バーチャルオフィスなら、ビジネスに最低限必要な法人登記可能な住所や固定電話番号をレンタルすることが可能。郵便物の管理・転送サービスや電話代行サービスを依頼すれば、どこにいても仕事をスムーズに進行できます。

仕事に集中したい時は、個室やコワーキングスペースが利用できるバーチャルオフィスもあり便利です。

参考:

(※1)テレワークの労務管理等に関する実態調査(速報版)

(※2)通勤ストレスがワーカーの満足度に与える影響

一般社団法人日本テレワーク協会

サイボウズ株式会社

GMOインターネット株式会社

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