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テレワークやリモートワークに必要なツールとは? 向いている職種や導入企業、メリットを解説

働き方改革や感染症対策の拡大に伴い、オフィスに出社せずに働く「テレワーク」や「リモートワーク」が急速に広まりつつあります。

場所を選ばずに仕事ができる環境は社員にとってはプラスかもしれませんが、慣れない企業にとっては業務が滞らないか、社員は本当に仕事をするのかなど、不安が尽きないでしょう。本記事では、テレワークとリモートワークの違いや導入のメリット・デメリット、効率化におすすめのツールなどについて解説していきます。

テレワークとリモートワークの違いって?

最近は「テレワーク」「リモートワーク」という言葉をよく耳にしますが、そもそも言葉に違いはあるのでしょうか?

リモートワークは「Remote=遠隔」「Work=働く」を組み合わせた造語で、そのまま「(会社の)遠くで働く」ことを指します。かたや、テレワークは「Tele = 離れた所」と「Work=働く」を組み合わせた造語で、やはりこちらも「(会社の)遠くで働く」ことを指します。

言葉としての違いはほとんどありません。ただし、日本テレワーク協会が「テレワーク」について、①在宅勤務、②モバイルワーク、③サテライトオフィスの3つを想定しているのに対し、「リモートワーク」には特に定義がなく、「オフィス以外の場所で働くこと」と、より広範に解釈されています。

テレワーク、3つの働き方

テレワークには大きく分けて3つの働き方が考えられます。

在宅型

もっともポピュラーなのが自宅で仕事をする在宅ワーク。在宅勤務ともよばれるタイプで、育児や介護などの家庭の事情、交通機関のまひ、感染症が蔓延している最中など、通勤が困難で、かつ家から出られない場合などに有力な選択肢となっています。

モバイル型

例えばカフェや図書館、空港や移動中の新幹線などで作業にあたるケースを指します。最近は「テレワークプラン」を提供する旅館やホテルも増え、出張や移動が多いビジネスパーソンが多く利用する傾向があります。

施設利用型

コワーキングスペースやレンタルオフィスなど、勤務先以外の専用ワークスペースで作業をする働き方。オフィス環境に近い、落ち着いた空間で仕事に没頭したい場合や顧客を迎え入れる場所を確保したい時に最適です。

テレワークに向いている業種とは? 導入企業を紹介

テレワークやリモートワークにはもちろん、向いている職種とそうでない職種があります。総務省が2018年に行った調査によると、制度を導入しているのは「情報通信業」と「金融・保険業」がそれぞれ4割と高く、パソコンやインターネットがあれば仕事がこなせるIT関連企業や、営業や外回りが多い金融・保険業がリモートワークを取り入れやすい職種になっています。

積極的にリモートワークを取り入れている企業として紹介する次の3社も、まさしくIT関連企業。具体的な導入事例を紹介します。

サイボウズ株式会社

ソフトウェア開発会社、サイボウズは10年も前からリモートワークを実践してきた先駆者的存在です。スタートは2010年、上長の承認を得れば、月4回まで在宅勤務できるというルールを試験的に導入。「一部の業務に制限は出たものの、成果物の品質は総じて低下していない」「ただし、相手の状況がすぐに分からないためにストレスを感じるケースがある」など、その都度課題を洗い出しながら徐々にリモートワークを拡大・定着させていきました。

今では「オンラインのオフィス環境を整える」「セキュリティ対策をする」「テレワーク用のガイドラインを作成・周知する」「心理的安全性を確保する」を徹底し、100人100通りの働き方を宣言する「働き方宣言制度」のもと、リモートワークを積極的に活用しています。

GMOインターネットグループ

GMOインターネットグループは、新型コロナウイルスの感染拡大に備え、いち早くリモートワークを導入した企業の一つです。GMOは従業員の安全を確保するため、2020年1月末から都市部の従業員を対象にリモートワークを許可。一斉に約4000人規模の在宅勤務態勢を敷きました。

とはいえ、突然の実施に社員からは戸惑いの声も上がり、同社は定期的にアンケートを実施することで状況の把握に努めました。在宅勤務により光熱費などの生活費用が増加したことから「在宅勤務手当を導入してほしい」といった声や、「今後も在宅勤務を制度化してほしい」などの要望があった一方、事業への直接的な影響がないことも確認できたそうです。

株式会社キャスター

「リモートワークを当たり前にする」を目標に、リモートワークの支援を行うキャスター社は、自らもリモートワークを導入。約700人の全従業員が遠隔で業務にあたっており、採用面接までオンライン上で行う徹底ぶり。リモートワークが前提のため、都市部在住者でなくても採用でき、人材不足に悩むこともないそうです。キャスター社は感染症発生時にいち早くホワイトペーパーを公開し、リモートワークを導入するために役立つ情報を積極的に発信しました。

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テレワークで得られる3つのメリット

職種によってテレワークやリモートワークに向き・不向きはありますが、先に紹介した3社はいずれも業務に支障をきたしておらず、むしろリモートワークだからこそ得られるメリットを強調しています。

通勤時間が減り、社員の健康も向上

自宅と会社の往復は短くて30分、通常でも1時間以上、長ければ2時間程度はかかるのが一般的です。しかし、リモートワークならこうした日々の移動時間を業務にあてることができ、時短勤務をしていた人がフルタイム勤務になるケースも。満員電車のストレスから解放されるため、社員の健康状態が改善し、欠勤の減少や離職の防止にもつながります。

全国各地から優秀な人材を募集できる

リモートワークなら、社員がどこに居住していても問題ありません。都市部以外の地方や海外からも人材を採用することが可能です。人手不足が問題になっているこの時代、優秀な人材を確保しやすい環境は大きなメリットになります。

オフィス代や交通費のコストカット

事業を運営するうえでボトルネックとなるのは、オフィスの賃貸料や光熱費にかかる膨大な経費です。リモートワークを増やす分、オフィスの面積を縮小することができるうえ、社員へ交通費もカットできるため、ランニングコストは大きく節約できます。

テレワークのデメリットを解決するおすすめのツール

テレワークやリモートワークには「仕事の進捗が共有しづらい」「デバイスの数が不足している」「セキュリティ上のリスクが高い」といった課題もあります。テレワークを導入する際には、こうした課題を把握し、早めに解決策を講じることが大切です。

仕事の進捗が共有しづらい

オフィスで働くのとは違い、お互いの仕事内容が見えづらいのがテレワークの課題です。メールやチャットツールで進捗を報告することはできますが、報告すること自体に時間がかかってしまうと、それだけで生産性が下がります。その場合は業務を「見える化」するサービスツールを導入するといいでしょう。

例えば、NTTテクノクロスが開発した「FlatTask」は、自分のタスクやToDoリストを簡単に設定でき、それをメンバーと見せあうことができます。タスクが完了したら「完了」ボタンを押すだけ。わざわざメールなどで報告する必要がありません。

デバイスの数が不足している

セキュリティの問題から専用の業務用ノートPCを貸し出している企業は多いですが、すべての社員に支給するのは費用面でも難しいものです。

この課題を解決するのが、BYOD(私物端末の業務利用)を実現させるサービスツール。例えば、e-Janネットワークスが開発した「CACHATTO Desktop(カチャット デスクトップ)」は、スマホやPCなどさまざまな端末に仮想のワークスペースを作成し、その中で作業を行うことができます。

セキュリティ上のリスクが高い

在宅勤務やテレワークで懸念されるのがセキュリティの問題です。外部の危険を持ち込まないという観点から、企業はインターネットの接続はデータセンターなどに集約させています。ところが、利用者が増えたことでトラフィックが増加し、データセンターなどでは対応しきれずにアクセスの遅延が発生するようになっています。かといって、クラウドなどのサービスツールに直接アクセスすると、端末がマルウェアに感染するリスクが高まります。

 

こうしたセキュリティの課題を解決するツールが、ゼットスケーラーが開発した「Zscaler Private Access(ZPA)」です。同社のクラウドが、端末からクラウドへのアクセスを仲介することで、一度データセンターを経由してから再度アクセスしなければいけないといった非効率な運用を解消してくれます。

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 サーブコープのバーチャルオフィスは在宅ワークにおすすめ

いかがでしたか。政府は従業員30人以上の企業におけるリモートワーク導入率を、2020年度までに35%にする目標を掲げていますが、2018年に政府が会社員35,623人を対象におこなった調査によると(※)、会社に「テレワーク制度が導入されている」と答えた人は全体の19.8%。まだまだテレワークやリモートワークをどう実施すればいいのか分からない企業も少なくないようです。

今回ご紹介した企業の事例やテレワークのメリット、デメリットを解決するツールなどを参考にしながら、導入を検討してみてはいかがでしょうか。こちらの記事では導入のポイントもわかりやすく解説しています。

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また、サーブコープはオフィスを持たない在宅ワークの個人事業主やフリーランスのビジネスをサポートします。バーチャルオフィスサービスなら、サーブコープの住所で法人登記できるのはもちろん、事業が発展するのに合わせて秘書による電話代行サービスを利用したり、会議室で顧客と面会したり、オフィスを持たなくても一般の企業と同じような機能を持つことが可能です。会社設立時の初期費用を抑えたい方や外回りが多い企業さまに多くご利用いただいています。サーブコープのバーチャルオフィスに興味のある方は、お気軽にお問い合わせください。

サーブコープのバーチャルオフィスがおすすめな理由

 

※2016年09月15日に公開された記事を再編集したものです。

(※)平成30年度 テレワーク人口実態調査 ―調査結果の概要―

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