私書箱とは？利用方法や注意点、バーチャルオフィスとの違いを解説

自宅や会社宛てに届く郵便物を代わりに受け取るサービス「私書箱」について、代表的な私書箱サービスの提供者である郵便局での利用方法からバーチャルオフィスなどの民間の事業者による違いまで分かりやすく解説します。

私書箱とは？

私書箱とは、通常自宅や会社宛てに届く郵便物をその住所地とは異なる場所で代わりに受け取り、預かるサービスのことです。

一般的には、郵便局に設置されている「郵便私書箱」を指して「私書箱」と略します。

例えば、アンケート調査や懸賞の応募はがきなど、一定期間に同種の郵便物が大量に郵送されることがわかっている場合や、自宅の住所を一般に公開せずに郵便物を受け取りたい場合などによく利用されています。

事前に手続した私書箱が設置されている郵便局を宛先として

「○○郵便局私書箱○号

株式会社○○　アンケート係」

などと記載することで、送り手は私書箱宛に郵便物を送付します。

受け取り手はその郵便局内にある鍵付きのロッカーにまとめられた郵便物を引き取りに行くことで、まとめて郵便物を受け取ることができます。

参考： 郵便局｜郵便局留・郵便私書箱

また、上記の「郵便私書箱」に対して、民間事業者でも似たような郵便物受け取りサービスがあり、それらのサービスを「私設私書箱」と言います。

郵便私書箱と私設私書箱の違い

郵便私書箱と私設私書箱の違いは、申込条件の有無、費用、付帯サービスなどの点にあります。「自宅や会社の住所ではないところで郵便物を受け取る」という共通点以外は異なる点が多いことに注意が必要です。

以下、郵便私書箱と私設私書箱のサービスについて、それぞれ詳しく解説します。

郵便私書箱を利用するメリット

まずは、郵便私書箱を利用するメリットについて確認しましょう。

郵便物の送付先として自宅や会社住所の代わりになる

郵便物の送付先として、登録した「郵便局の私書箱（ロッカー）の番号」を利用することで、受け取り手の住所を一般に公開する必要がありません。

次のような利用ケースが考えられます。

• 副業や起業などの仕事用の郵便物を自宅の住所を公開せずに受け取りたい
• 規模の大きい学校の同窓会や、退職したOB社員の集まりのために書類を集めたい
• インディーズで音楽活動をしていて、ファンクラブを結成したい

郵便物の誤配・紛失・盗難のリスクが少ない

仕分けや配達途中での誤配や紛失、自宅のポストからの盗難、会社内での行き先部署間違いなどのリスクが小さくなるのも私書箱のメリットです。

そのため、通常の郵便物と混同させたくない特定の郵便物をまとめて受け取りたい時に役立ちます。

次のような利用ケースが考えられます。

• 採用試験の履歴書送付先として、部署間違いの配達がないように一元管理したい
• 資格試験申込書類など、厳密な締切日が設定されている書類を遅れなく受け取りたい

さまざまな郵便物が大量に届く場合、特定の種類の大切な郵便物だけ送付先を私書箱に仕分けることで、管理上のトラブルを回避できます。

通常の郵便より比較的早く受け取れる

郵便私書箱は郵便局に到着した郵便物をまとめて受け取りに行く仕組みです。

通常、郵便物は送付先拠点の郵便局に届き、配達員が仕分けをして各会社や自宅のポストに届けるまで待つ必要があります。郵便私書箱の場合、最後の行程が必要ない分、比較的早く郵便物を受け取ることができます。

私書箱から郵便物を回収できるのは私書箱のある郵便局の営業時間内であればいつでも可能です。営業時間は郵便局によって異なるため、私書箱のある郵便局の営業時間を必ず確認しましょう。

郵便私書箱の利用方法

郵便私書箱を利用する場合の申し込み手続きの流れについて解説します。郵便私書箱は「必ず利用できる」ことが前提のサービスではないため、利用を前提とした計画をたてる前に、情報収集と確認が必要です。

１. 希望の郵便局に空いている私書箱があるか確認する

定期的に受け取りに行くことが可能な場所にある郵便局をリストアップし、電話もしくは窓口に直接問い合わせて私書箱の空き状況を確認します。

私書箱が設置されていても空きがない場合、申し込むことはできません。キャンセル待ちの受付可否は郵便局によって異なりますので問い合わせ時に確認しましょう。

２. 利用請求書を提出する

空きのある私書箱があることを確認し、下記の利用条件に合致することを確認できたら、窓口で「郵便私書箱使用承認請求書」をもらい、記入して提出します。

なお、郵便私書箱の利用は無料です。

郵便私書箱が不要になった場合は「郵便私書箱使用廃止届」を提出して利用を廃止します。

郵便私書箱の利用条件

郵便私書箱は誰でも申し込めるサービスではありません。郵便局が公開している郵便私書箱の３つの利用条件について確認しましょう。

おおむね毎日、郵便物などの配達を受ける方

営業日は定期的に受け取りに行くことが必要になるような郵便物があることが前提です。

郵便私書箱を6カ月以上使用する方

「短期的・一時的に郵便私書箱を利用したい」という使い方はできません。なお、一時的に自宅や会社以外で郵便を受け取りたい場合は「郵便局留」という利用手続き不要、料金無料で使えるサービスがあります。

郵便物等を遅滞なく受け取ることができる方

私書箱のサイズは決まっています。郵便物がたまって私書箱に収納できないようなことがないよう対応する必要があります。

郵便私書箱を利用する際の注意点

郵便私書箱の利用申し込みをする前に、必ず知っておきたい注意点を確認しましょう。場合によっては、そもそも郵便私書箱を申し込めない場合があります。

定期的に回収しにいく必要がある

郵便私書箱は、私書箱に集められた郵便物を再度どこかに転送を依頼することはできません。必ず鍵を持参して回収に行く必要があります。定期的に回収できないことが続いた場合、契約解除になることもあります。

全ての郵便局で利用できるわけではない

私書箱は全ての郵便局に設置されているわけではありません。特に、集配業務を行わない簡易郵便局や出張所には私書箱は設置されていません。また、空いている私書箱がない場合もあります。

特定商取引法のための住所利用はできない

訪問販売や通信販売広告などに義務付けられている特定商取引法での「住所」は、本店や営業上の活動拠点である必要があります。私書箱はこの「活動拠点」には該当しないため、特定商取引法上の連絡先として私書箱を利用することはできません。

法人登記の住所としては使えない

会社を設立する際に必要な法人登記の住所は、商業登記法上の制限はありません。しかし、郵便私書箱での法人登記は認められていないため、法人登記に使う住所としての利用はできません。

郵便物以外は受け取れない

私書箱で受け取ることができるのは「郵便物」つまり、郵便局で扱うはがきや信書、ゆうパックなどの郵便物のみです。また、内容証明郵便も私書箱で受け取ることができます。指定の私書箱に入らない大きさの荷物も私書箱を借りている郵便局内で一時預かりされます。

ヤマト運輸や佐川急便など、民間の運送事業者が取り扱う荷物は受け取ることはできません。送り主が郵便私書箱宛に伝票を書いても、受付の段階で不可となります。取引先から宅配便などで書類や荷物が送られてくることが多い場合、要注意です。

郵便物管理にも便利な「バーチャルオフィス」とは？

ここまで解説してきた「郵便私書箱」に対して、郵便局以外の民間事業者がサービスを提供するのが「私設私書箱」です。

この「私設秘書箱」の代表的なサービスに、「バーチャルオフィス」があります。

バーチャルオフィスとは、実際の賃貸オフィスやサービスオフィスのような物理的なスペースではなく、ビジネスを行う上で必要な住所や、事業者によっては電話番号もレンタルできるサービスです。

• 住所地としての法人登記
• 郵便物をはじめとする荷物の預かり

上記の2つをメインのサービスとして、バーチャルオフィス事業者によって以下のようなオプションを追加することも可能です。

• 固定電話番号の発行と対応代行
• 郵便物の仕分け・転送・保管
• 会議室レンタル
• コワーキングスペースの一次利用

その範囲や料金は事業者によって異なります。自社のニーズにピッタリ合ったサービスを選ぶことができるのが最大のメリットです。

バーチャルオフィスのオプションサービスについてさらに詳しく知りたい方は、以下の関連記事を参照してください。

■関連記事

バーチャルオフィスとは？メリット・デメリットや利用目的を紹介

郵便私書箱とバーチャルオフィスの比較

郵便私書箱と私設私書箱であるバーチャルオフィスの違いを一覧表にしてわかりやすくまとめました。

自社の私書箱としてどちらを選ぶべきか検討する際の参考にしてください。

ビジネス目的ならバーチャルオフィスが便利

「業務は自宅で行うが、自宅住所を対外的に公開したくない」

「スモールビジネスを立ち上げるのに信頼度の高いアドレスを用意したい」

「郵便物や宅配便が届くことは稀だが、出張も多いので、届いた時に連絡してほしい」

「定期的に多数の郵便物があるので仕分けと集計もお願いしたい」

これらの項目に3つ以上当てはまる方には、バーチャルオフィスサービスの「私設私書箱プラン」がおすすめです。

バーチャルオフィスで利用できる私設私書箱ならではの便利な特徴について、詳しく解説します。

郵便物以外の荷物も保管してもらえる

バーチャルオフィスなら、郵便局で配達される荷物に限らず、宅配便など民間事業者の配送するさまざまな荷物を受け取ることができます。

「取引先から思いがけないお中元が届いた」

「海外からの航空便を受け取りたいが自分も出張中で自宅にいない」

「出張先から資料を送ることが多いが、コンビニで発送したい」

このような場合のいずれも、郵便私書箱では荷物の受け取りができません。

荷物や手紙を送付する可能性がある相手先すべてに「郵便物しか受け取ることができません」と案内するのは現実的ではありません。

住所を一般に公開し、さまざまな送付物を受け取る可能性があるなら、受付スタッフ対応のバーチャルオフィスを選びましょう。より柔軟な荷物の受け取り・保管が可能になります。

自宅に荷物を転送してくれる

バーチャルオフィスの場合、オプションとして「受け取った書類や荷物を指定の場所に転送する」サービスがあります。

「遠方に在住しているため、荷物の引き取りに行ける頻度が少ない」

「取引先からの請求書だけはすぐに転送してもらえるようにしたい」

「長期出張中も毎日どのような荷物が届いているかリスト化して教えてほしい」

このようなニーズから、定期的な荷物の仕分け依頼まで、柔軟に応えることができます。荷物の回収に行くスタッフの負担と金銭面や時間面でのコストを削減できるのは大きなメリットです。

ビジネス利用に最適

バーチャルオフィスなら、物理的な「ポスト」の空き状況を気にする必要はありません。利用開始日はもちろん、利用期間も柔軟に選ぶことができます。

「利用したいエリアの郵便局では私書箱の新規受付がすべて停止中だった」などということがあれば、ビジネスが計画通り進まなくなってしまうかもしれません。

例えば、ビジネスの立ち上げ期に関係各所への連絡先として信頼性の高いアドレスを確保し、ビジネスが軌道に乗ったタイミングで事務所を構えるといった「初期投資を軽減しつつ、スピーディーな事業立ち上げ」に利用されるのがバーチャルオフィスです。

郵便私書箱の場合、送付先として表示されるのは「郵便局」の名前と私書箱の番号ですから、そこにビジネス上の拠点がないことは明らかになってしまいます。

法人・個人に関わらず、ビジネスにおける「信頼性」は事業の成功を左右する大切な要素です。

会議室やコワーキングスペースが利用できる

郵便私書箱のサービスはあくまでも「郵便物の受取」に限定されます。郵便局宛に取引先が荷物を持ち込んできても当然対応することはできません。

また、基本的に会社の住所地に取引先が来ることは想定していない場合でも、口座を開設する、融資を依頼するなど金融機関の審査や、取引先登録が必要な企業とのやりとりなどで、拠点と報告した場所での会合が必要になることがあります。

そんな時に役に立つのが、会議室やコワーキングスペースが付帯したバーチャルオフィスです。

面談・面会・会議など人数や開催目的に応じたレンタルスペースが利用できるバーチャルオフィスなら、このような場合にも受付、ご案内、お茶出しなどの対応を含めてまるで自社スタッフのように対応できる便利なオプションがあります。

サーブコープのバーチャルオフィスと郵便サービス

世界150ヶ所以上にバーチャルオフィス・レンタルオフィス・コワーキングスペースの拠点を持つサーブコープ。実はバーチャルオフィスのビジネスモデルは45年以上前にサーブコープによって生み出されたものです。

「物理的なオフィススペース」がなければ実現できなかったビジネス一等地の住所、その住所地に紐づく固定電話番号、不意な来客が訪れた際の受付対応や郵便物転送など、バーチャルオフィスに欠かせない数々のサービスをご提供してきました。

その実績の積み重ねで、法人登記や金融機関での口座開設のサポート経験が豊富な秘書スタッフが各拠点でお客様の郵便物を安全・安心な環境で管理します。

例えば不要なチラシやDMを郵便物リストから削除する、至急返信が必要なお手紙の返信代筆を行う、配達された書類の内容に応じて分類・収納するなど、郵便にまつわるさまざまな秘書サービスを担当できるバーチャルオフィスサービスを選ぶなら、サーブコープをぜひご検討ください。

＼サーブコープのバーチャルオフィスの住所が知りたい！／

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 （まとめ）使う目的や期間などに合わせて適切なサービスを選びましょう

通常自宅や会社宛てに届く郵便物をその住所地とは異なる場所で代わりに受け取り、預かる私書箱は、大切な手紙や書類を管理するために役立ちます。

私書箱を使う目的や期間、管理上の手間など、私書箱サービスによって大きく違うポイントを比較しながら、ビジネスをさらに発展させるためのベストな私書箱サービスを選びましょう。