サーブコープブログ知識・ノウハウバーチャルオフィスとは? メリット・デメリット、起業におすすめの理由

バーチャルオフィスとは? メリット・デメリット、起業におすすめの理由

よく耳にするようになった「バーチャルオフィス」とは、一般的なオフィスと何が違うのでしょうか? コワーキングスペースやレンタルオフィスに並ぶサービスの一つですが、本記事ではバーチャルオフィス特有の特徴や、メリット・デメリットを詳しく解説。起業におすすめの理由や利用が向いている職種、また、東京の物件を参考に利用料の相場なども紹介します。ほかにも法人登記はできる? 開業できない業種は? など、バーチャルオフィスにまつわるさまざまな疑問にもお答えします。

昨今のテレワークやリモートワークの拡大に伴い、バーチャルオフィスの利用価値が変化してきていることから、防災対策としてのバーチャルオフィスについても解説します。

目次

バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィス(virtual office)を和訳すると、「仮想の事務所」となります。この言葉のとおり、物理的な場所を必要としないまま事務所としての機能を実現できることがバーチャルオフィスの大きな魅力であり、特徴です。

バーチャルオフィスは海外でスタートし、日本においては2006年頃から急速に広まりました。携帯電話やインターネットによる通信環境が進歩し、オフィスではなく、自宅などで仕事をするスタイルが浸透。それにともなって、バーチャルオフィスの活用シーンは増えてきました。

後ほど詳しく解説しますが、利用するメリットで最も大きいのは、経済的な障壁となる「物理的なオフィス」の開設をせずに、ビジネスをスタートできる点です。ほとんどの場合、バーチャルオフィスの住所で法人登記ができることもあり、起業を目指す人のニーズに応えているようです。では早速、そのサービス内容をみていきましょう。

バーチャルオフィスのサービスとは

バーチャルオフィスは一般的に、レンタルオフィス事業者がサービスの一つとして提供している場合が多く、基本サービスは「住所貸し」です。オプションサービスを増やすにしたがって段階的に利用料金が上がるシステムですが、基本サービスとオプションサービスの区分は事業者によって異なります。

基本サービス

住所貸し

基本サービスである住所貸しでは、その名のとおり、物理的な事務所や店舗なしに住所を借りることができます。バーチャルオフィスの住所は名刺やホームページなどに記載できるのはもちろん、事業者やプランにもよりますが、法人の本店や支店の住所として登記できるケースもあります。

郵便物受け取り

住所自体は利用できるものの、利用者がその住所に常駐するわけではありません。そのため、「宅配や郵便物などの受け取りはどうするの?」と不安に感じるかもしれませんが、バーチャルオフィスの基本サービスには宅配や郵便物の受け取りが含まれている場合が一般的。荷物の転送は条件付きで無料としているケースもありますが、一般的には有料の転送オプションサービスに申し込む場合がほとんどです。

オプションサービス

書類保管サービス

会社を設立すると、定款や株主名簿といった書類の保管が必要です。株主名簿は株主名簿管理人がいない場合を除き、本店での保管が会社法によって義務づけられています。そのため、バーチャルオフィスの住所を本店として法人登記する場合は、書類保管サービスがあるかを事前に確認しておくといいでしょう。

個人事業の場合やバーチャルオフィスを法人の本店ではなく支店として利用する場合は、登記した住所で保管する義務はありません。ですが、自宅スペースが狭い、セキュリティの観点から重要書類を自宅で保管するのが心配といった場合は、書類保管サービスがあると便利です。

固定電話番号・電話転送・電話代行・電話秘書サービス

オプションで固定電話番号を提供する事業者もあります。固定電話番号への着信を自分の携帯電話に転送してもらったり、バーチャルオフィスの受付に対応を代行してもらったりすることもできます。固定電話番号があることや、かかってきた電話に即座に対応できる体勢を取っておくことは、取引先からの信用を高めることにつながります。

会議室

バーチャルオフィスで住所だけを借りている利用者でも、時には顧客と商談をしたり、スタッフと一緒に仕事をしたりと、物理的な作業スペースが必要な場面もあるでしょう。多くの事業者はオプションサービスとして会議室の利用を提供していますが、念のため、事前に確認しておくといいでしょう。

サーブコープのバーチャルオフィスがおすすめな理由

バーチャルオフィスの費用感

バーチャルオフィスを活用するメリットの一つが、金額の安さです。普通にオフィス物件を賃貸するのに比べて、どれくらい出費を抑えられるのでしょうか。

例えば、丸の内エリアでオフィスを借りると、坪単価が月額4万円を超えることも珍しくないため、20坪の小型オフィスの場合でも月60万円ほどの賃料に。保証金や敷金、礼金(預かり金・デポジット)を含めると、初期費用は膨大になります。また、1~3人の少人数で起業した場合、一等地の住所でそれだけ小規模のオフィスを探すこと自体が難しいでしょう。

その点、貸し住所を中心とするバーチャルオフィスの基本サービスであれば、都心にある一等地の住所を月額3万円を下回る出費で利用することが可能。保証金や敷金、礼金などの費用も不要なため、初期投資とランニングコストを最小限に抑えながらビジネスを始めたい人にとって、バーチャルオフィスは有効な選択肢といえるでしょう。

東京で利用できるバーチャルオフィスの相場は?

東京の物件を例に考えてみましょう。都内でも月額1,000円以下で利用できるものから数万円かかるものまで、利用料金はさまざまです。金額によって大きく変わるのは、住所のグレードと拠点数。そして、基本サービスやオプションサービスがどれだけ充実しているかという点です。

月額2,000円前後の場合、利用できる住所は2〜3タイプ程度で法人登記が可能なものがほとんど。条件はありますが、郵便物の転送サービスが含まれているものも多いようです。初期投資を極力抑え、最低限のサービスで起業したい人にはおすすめです。
では1万円前後〜数万円するバーチャルオフィスはどうでしょうか?2,000円前後のものと比べると利用できるバーチャルオフィスの拠点数は圧倒的に多く、都内だけで80拠点から選べる事業者も。また、住所がすべてビジネス一等地にあるうえ、アクセスも良好。オフィスの内装や家具のグレードも高く、秘書は全員バイリンガルというサービスもあります。ビジネスの信頼度を優先したい人には、数万円を払っても利用する価値がありそうです。

バーチャルオフィスの選び方とは? 東京の4社を料金とサービス別に比較

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バーチャルオフィスを活用する5つのメリット

バーチャルオフィスを活用した場合のメリットを5つのポイントに分けて解説します。

利用開始までの手順がシンプル。敷金・礼金なし

一般的なオフィス物件を借りる場合、現地に足を運び、複数の物件を内覧したうえで比較検討し、ようやく賃貸契約を結ぶといった手順が必要です。

バーチャルオフィスなら、そういった対応が一切不要。簡単な手続きで済ませられるのが大きな魅力です。事業者が提供する住所一覧から、希望する場所を選び、オプションサービスなどの設定をして申し込むだけ。事業者によってはインターネットで手続きを済ませられる場合もあり、大変便利です。

バーチャルオフィスに申し込めば、開業に最低限必要となる住所をすぐに利用できます。例えば名刺やホームページなどに記載すれば、顧客対応ができる条件が整うので、その日のうちにビジネスを始めることも可能です。

設備費や人件費の初期費用を抑えられる

先に述べたとおり、バーチャルオフィスには敷金や礼金がなく、保証金を準備する必要もありません。また、事業の発展度合いや内容に応じてサービスを追加できる柔軟性を備えているのもこのサービスのメリットです。

例えば物理的な作業スペースが必要になれば会議室を予約する、資料をまとめて印刷したい時にはプリンターなどの設備を利用する、取引先が増えて受ける電話の件数が多くなれば、電話代行などのオプションサービスを利用するなど、状況に応じて利用サービスを追加することができます。事業が軌道に乗る前から人件費や設備費に投資する必要がありません。

自宅住所の登記を回避し、プライバシーを保護

プライバシー保護の観点から、自宅の住所とビジネスで使う住所は分けておいた方が安心です。特に会社を設立する場合、登記簿に本店や支店の住所を記載する必要があるので注意が必要。登記簿は法務局に行って開示請求をしたり、手数料を払って申請したりすれば誰でも取得でき、インターネットでも閲覧が可能です(登記事務がコンピューター化されている登記所の場合)。自宅住所で登記することもできますが、第三者に情報が開示されてしまいます。

またネット通販など、業態によってはウェブサイト上に店舗や事業者の住所を開示することが法律で義務づけられている場合もあります。バーチャルオフィスで住所を借りれば、自宅住所などの個人情報を開示するリスクを避けることができます。

信用度の高い都心一等地の住所が利用できる

ビジネスにおいて、住所は会社の「信用」を得るための看板という意味合いがあります。例えば住宅街にあるアパートの201号室と、都心ビルの14階を比べてみると、後者の方がビジネスにおいて高い信用度を得られるのではないでしょうか。

開業したての場合、まだ取引の実績や知名度がないため、信用を得るのは簡単なことではありません。会社の住所が一等地にあれば、それだけで第一印象としてプラスに働きます。

自然災害や感染症拡大といった緊急事態にも対応

2020年は新型コロナウイルス感染性の影響で、テレワークやリモートワークを実施する企業が一気に増えました。突然の在宅勤務にとまどい、事業を一時停止せざるを得なかったビジネスもあったかもしれません。

郵便物の管理・転送や電話代行、電話転送サービスが強みのバーチャルオフィスは、こうした緊急事態に直面しても、顧客やクライアントの対応がそのままスムーズに行えるのが強み。事業を継続できるという意味では防災対策のひとつともいえるでしょう。何らかの事態で突然、遠方に移動しなければいけない場合も、住所を指定さえすれば郵便物は受取可能。バーチャルオフィス事業者によりますが、電話応対についてもレセプショニストが顧客からの電話に対応し、携帯電話や自宅など指定した電話番号に転送してくれるので、いつ、どこにいても事業を継続できて安心です。

バーチャルオフィスのデメリット

ここまでバーチャルオフィスのメリットを紹介しましたが、あらかじめ知っておきたいデメリットもあります。順にみていきましょう。

働く場所を別に確保する必要がある

前述のとおり、バーチャルオフィスには物理的な作業スペースがないため、働く場所を別に確保する必要があります。コストを節約するには自宅を活用する、カフェを活用するといった手もありますが、カフェなどの場合は荷物を常に持ち歩く必要性があります。

業種によっては、顧客対応ができるプライベートな空間や、無音の環境で集中できる専有スペース、クリエイティブな作業をするためのスペースが必要になるケースがあるかもしれません。会議室をオプションサービスで利用できる事業者は多いですが、中にはコワーキングスペースを提供している事業者もあります。自宅やカフェといったスペースでは足りなくなった時のシチュエーションを想定し、事前にサービス内容を確認しておきましょう。

格安サービスを利用されていると思われる?

取引相手などに「格安料金のバーチャルオフィスを利用している」と知られると、マイナスイメージを与えてしまう可能性があります。そのため、住所だけでなく、事業でしっかりとした実績を出すなどし、ビジネスそのものの信用力を同時に高めておく必要があります。

バーチャルオフィスにまつわる7つの疑問

ここからは、バーチャルオフィスに関してよく聞かれる疑問についてお答えします。

会社登記はできる?

バーチャルオフィスの住所を会社の本店や支店として登記をすることは可能です。住居用の賃貸物件の場合、大家が法人登記を認めないケースがありますが、バーチャルオフィスの場合はそうした心配は不要。法人登記用の住所を提供すること自体が、バーチャルオフィスの重要なサービスの一つだからです。提供された住所を使って法人登記をしても問題ありません。

サーブコープのバーチャルオフィスがおすすめな理由

開業できない業種がある? その場合の対策は?

一般的な業種の場合、バーチャルオフィスを会社の住所として登記できますが、開業できない業種があるので注意してください。例えば以下の業種は、許認可や登録の住所に実体のあるオフィスが必要なため、「住所貸し」のみのバーチャルオフィスでは開業することができません。

1 士業(税理士など)

2 人材派遣業

3 職業紹介業

4 建設業

5 不動産業

6 古物商

7 探偵業

上記の業種については、定められた条件に沿ったオフィスを探す必要がありますが、士業事務所の場合は、会議室などが利用できるバーチャルオフィスなら開業できるケースもあります。

銀行の法人口座は開設できる?

バーチャルオフィスを会社の登記住所とした場合、法人名義の銀行口座を開設できるかどうか、事前に確認する必要があります。銀行口座の開設条件については、各銀行がそれぞれに審査条件を定めているため一概にはいえませんが、住所がバーチャルオフィスであることが与信審査の判断材料になることはあります。

法人名義の銀行口座開設は、個人名義よりも審査に時間がかかります。一つの銀行だけに申し込みをして審査に通らないと、さらに時間的コストの負担が増えます。リスクを抑えるには、バーチャルオフィスでも口座開設ができる銀行を複数選んで口座開設の申し込みを行うのがいいでしょう。

つけ加えると、しっかりとした事業実績があれば、バーチャルオフィスでも口座を開設できる可能性が高くなります。財務や税務などに関する資料がある場合は、口座開設を申請する際にきちんと添付しましょう。

 

バーチャルオフィスは法人登記に向いている? 銀行口座の開設や納税についても解説

法人税・所得税・住民税の納税地はどこ?

・法人税

会社を設立すると、法人税の支払いが必要です。法人税の納税地については、その法人の「本店所在地または主たる事務所の所在地」のいずれかを納税地として税務署に届け出る必要があります。バーチャルオフィスの住所を本店として法人登記をした場合、基本的にはその住所を納税地として届け出ますが、主に稼働している他の事業所があればそちらの住所で届け出てもかまいません。

届け出をした後は、納税地を所轄する税務署で法人税の納税の手続きを行うことになります。バーチャルオフィスの住所を納税地として届け出た場合は、その住所を所轄する税務署が窓口となります。

 

・所得税

個人事業主の場合には所得税の納税が必要です。個人事業主としてバーチャルオフィスの住所を使う場合、自宅と事業所(バーチャルオフィスの住所)のいずれかを納税地として登録できます。バーチャルオフィスを納税地として届け出た場合、その住所を管轄する税務署で所得税の手続きを行うことになります。もし、税務署や市区町村の役所に出向く際に自宅の方が便利であれば、自宅を納税地にしておくことをおすすめします。

・住民税
会社を設立した場合の法人住民税は、本店や支店などの事業所ごとに、事業所がある自治体へ支払います。個人事業の場合には事業主の居住地の役所で住民税を支払います。

バーチャルオフィスの利用料は確定申告で経費にできる?

バーチャルオフィスの利用料は、個人事業でも法人でも経費にできます。正式には、個人事業の場合は「必要経費」、法人の場合は「損金」という名称ですが、いずれにしても、売り上げからバーチャルオフィスの利用料を差し引いて税金を計算しますので、節税効果が期待できます。

バーチャルオフィスでの開業は融資が受けにくい? クレジットカードは?

融資の審査を受ける際にバーチャルオフィスである点を考慮される可能性はありますが、バーチャルオフィスを利用しているからといって融資を受けられないわけではありません。

起業して間もない頃は、誰でも信用力が低いものです。ビジネスプランをしっかりと示す、丁寧な資料を作成するといったことや税金の未納がないかなどの方が重要です。また、クレジットカードの方が銀行融資より審査に通りやすいのが一般的です。

社会保険に加入できる?

法人を設立すると、社長1人で起業した場合でも社会保険への加入が義務づけられます。健康保険、厚生年金保険、雇用保険、労災保険の対象になるため、年金事務所において「新規適用届」などを提出する必要もあります。この際、事業所の住所を記載する欄がありますが、バーチャルオフィスの貸し住所であっても問題はありません。

なお社会保険に加入する場合、事務所に帳簿や賃金台帳を備えておく義務がある点に注意してください。この点については、先ほど説明した書類保管サービスを利用しましょう。

サーブコープのバーチャルオフィスがおすすめな理由

バーチャルオフィスはこんな人におすすめ

フリーランスや個人事業主

バーチャルオフィスの活用をおすすめしたいのは、初期投資やランニングコストを抑えたいフリーランスや個人事業主、固定の専有スペースが必要のないIT関連の小規模事業者など。また、営業などの外回りが多く、作業スペースがほとんど必要のない事業者にもぴったりかもしれません。外出によって電話に対応できないといった問題は起こりますが、その場合はバーチャルオフィスの電話代行サービスなどを利用することで解決できます。

複数の店舗を展開する事業者

複数の店舗を持つ会社の場合、本店のみをバーチャルオフィスにする活用方法があります。法人は本店所在地を登記しなければならないので、本店を移転すると「本店所在地の移転登記」が必要です。

本店をバーチャルオフィスにしておけば、物理的な店舗の移転があっても移転登記をする必要がなく、登記費用の負担や手続きの手間を減らすことができます。

 

自分にあったバーチャルオフィスの選び方とは

 最後に、数ある中から自分にあったバーチャルオフィスを選ぶコツを紹介します。前述したとおり、得られるサービスは月額料金によって大きく異なるため、まずは金額から選択肢を狭めていくのも一つの手です。

会社登記できる住所のレンタル、郵便物の転送といった最低限のサービスで開業したい人は月々数千円のバーチャルオフィスで十分。ビジネスの発展そのものを手助けしてくれるサービスを求める人は、住所のグレードや拠点の数、会議室の利用可否や秘書のスキル、アクセスの利便性などが充実しているバーチャルオフィスを視野に入れるといいでしょう。

 また、電話対応や顧客の受付対応をするスタッフの印象や受付の雰囲気も、会社の信用につながるため重要です。バーチャルオフィスといえども、契約前に内覧を申し込み、実際に足を運んで確認しておくのがおすすめです。その際、審査を十分に行っているかもチェックしておくといいでしょう。

簡単な手続きかつ低価格で開業できるバーチャルオフィスは、違法な目的で利用されるケースがたまにあります。予期せぬトラブルに巻き込まれないよう、申込時の審査を十分に行っているか、確認してみてください。

 

バーチャルオフィスの選び方とは? 東京の4社を料金とサービス別に比較

サーブコープのバーチャルオフィスについて

一等地の住所で会社のイメージアップができる

サーブコープが運営するバーチャルオフィスは、国内27拠点・世界160以上ある一等地の住所から選ぶことができます。名刺やホームページに記載する住所は会社のイメージにも影響します。1人で起業したばかりでも、一等地の住所があれば、それだけで社会的信用につながります。

コワーキングスペースも利用可能

サーブコープのバーチャルオフィスには、全拠点のコワーキングスペースを1日最大3時間まで無料で利用できるサービスが付いてきます。国内に27カ所あるため、顧客との面会場所にあわせてお好きな拠点を選ぶといった使い方も可能。また、高速で安全な無料Wi-Fiをご利用いただけます。

役員会議室、会議室、個室オフィスの利用

利用分に応じて別途料金が発生しますが、バーチャルオフィスをご利用のお客さまは、各拠点にある役員会議室、会議室、個室オフィスを利用していただくことができます。静かな環境で集中したい場合や顧客との面会時などに、ご利用ください。ご予約はオンラインで済ませられるためスムーズです。

 バイリンガル秘書サービス

さらに、サーブコープの強みであるバイリンガル秘書サービスもご利用いただけます。サーブコープの秘書は全員ハイレベルなトレーニングを受けているため、電話対応やお客さま対応を安心してお任せください。また、コピーや資料作成といった一般的な事務作業のサポートはもちろん、翻訳・通訳のお手伝いなど広い業務をお手伝いします。

サーブコープ独自の「Onefone」サービス

サーブコープが独自に開発したアプリ「Onefone」も大変便利です。Onefoneをダウンロードするだけで、外出先であってもスマートフォンから固定電話番号を使って発着信が可能。格安な通話料でご利用いただけます。

 

サーブコープのバーチャルオフィスに関するお問い合わせはこちらから

まとめ

 今回ご紹介したように、初期投資やランニングコストを最小限に抑えながら、ビジネスを維持・発展させられるのが、バーチャルオフィスの一番の強みです。中でもサーブコープの場合は、コワーキングスペースや秘書サービス、「Onefone」といったオプションサービスが充実しているので、ぜひご利用をご検討ください。


監修・福谷陽子

元弁護士のライター。専門的な法律知識を活かしながらビジネス法務や不動産関係、個人の法律問題などについて執筆・監修。多数のサイトに記事を提供し、幅広く活躍している。

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