バーチャルオフィスは【法人登記】に向いている？注意点やメリットについても解説
起業をする時に悩ましいことの一つが、「どの住所で法人登記をするか」という点でしょう。賃貸オフィスの住所を使う、自宅の住所を利用するなど複数の選択肢がありますが、本記事ではバーチャルオフィスで法人登記する場合の注意点やメリットとデメリット、会社の設立・法人登記の流れについて解説します。
バーチャルオフィスとは
バーチャルオフィスとは、物理的なオフィスを持たずに、事業に必要な住所だけをレンタルするサービスで、「住所貸し」とも呼ばれます。一般的な賃貸オフィスを契約すると膨大な初期費用やランニングコストが必要ですが、バーチャルオフィスなら基本的には住所を借りる費用だけで済むため、起業する人に特に人気を集めています。
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バーチャルオフィスで法人登記は可能！
会社法では、日本国内であれば開業時における住所に関する制限はないため、バーチャルオフィスを本店の所在地として法人登記をすることが可能です。
昨今では働き方が多様化し、働く場所を自由に選択できるようになりました。以前のように賃貸オフィスを構えるとなれば、仕事専用のスペースを持てる一方でコストが多く発生します。特に入居時には保証金や敷金、礼金が必要となるため、支出も多額になりがちです。また、都心などであれば賃料が高く、1人で利用するための小さなオフィスだとしても、初期費用として60万円を超えることも珍しくありません。
一方で自宅をオフィスにした場合、このような初期費用や賃料などのコストを抑えられます。ただし、登記簿に本店の所在地として自宅の住所が記載されてしまうため、プライバシーが一部公開されてしまう点に注意しなければなりません。
また、マンション・アパートなどの賃貸物件についてビジネス目的として利用する場合は、そうでない場合に比べて賃料が高額になることもあります。
バーチャルオフィスであれば、賃貸オフィスや自宅オフィスで生じるこうした課題を解決可能です。
バーチャルオフィスで法人登記する場合の注意点
バーチャルオフィスで登記するメリットはいろいろありますが、利用する場合の注意点もあるので、内容を踏まえた上で利用を検討しましょう。
バーチャルオフィスで法人登記できない業種がある？
一般的な業種の場合、バーチャルオフィスを会社の住所として登記できますが、バーチャルオフィスでは開業できない業種もあるので注意してください。例えば税理士などの士業や人材派遣業、建設業や不動産業などは、許認可や登録の住所に実体のあるオフィスが必要なため、「住所貸し」のみのバーチャルオフィスでは開業することができません。
ただし、士業事務所の場合は、完全個室のあるレンタルオフィスなら開業できるケースもあります。事業者へ事前に確認してみましょう。
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社会保険に加入する場合は、書類保管サービスを活用
起業して法人を設立すると、たとえ社員が1人であっても健康保険、厚生年金保険など社会保険加入が義務づけられています。また雇用保険に加入することが必要になることもあります。
社員を雇用した時には、事務所に賃金台帳や出勤簿等の法定帳簿を備えておく義務がある点に注意してください。物理的なスペースのないバーチャルオフィスを利用する場合、この点が問題になる可能性があります。その場合は利用するバーチャルオフィスが、書類保管サービスを提供しているか確認しておきましょう。
犯罪収益移転防止法により求められる本人確認
「犯罪収益移転防止法」をご存知でしょうか。これはマネーロンダリングなど、犯罪による収益が組織的な犯罪を増やすことを防ぐために改正された法律です。以前は金融機関にのみ求められていた本人確認や記録の作成と保存義務が、法改正を受けて、バーチャルオフィス事業者にも義務づけられるようになりました。
そのため、バーチャルオフィスを契約する際は本人確認が行われ、事業の内容などがバーチャルオフィスの利用規約に反する場合、利用を拒否される可能性があります。もちろん、通常の利用目的であれば何の問題はありません。
代表取締役の住所は登記簿に記載される
バーチャルオフィスを本店所在地として登記した場合には、本店の所在地としては自宅の住所は記載されませんが、役員に関する事項として代表取締役の住所は登記簿に記載されます。
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バーチャルオフィスの住所で登記するメリット
ここではバーチャルオフィスの住所で登記するメリットを4つ、ご紹介します。
- プライバシーを保護できる
- 移転登記が不要
- 初期費用を抑えられる
- 一等地の住所が利用できる
1. プライバシーを保護できる
バーチャルオフィスの住所を会社の本店や支店として登記すれば、公開されている登記簿に個人情報を記載する必要がないため、プライバシーの問題を気にする必要がありません（注1）。
また、ネット通販など、業態によってはウェブサイト上に店舗や事業者の本店住所を開示することが法律で義務づけられている場合もあります。バーチャルオフィスの住所であっても、一定の要件を満たしていれば開示することができます。
注1：代表取締役の住所は登記簿の役員に関する事項として記載されます。
2. 移転登記が不要
実働するオフィスが別にある場合でも、本店の住所をあえてバーチャルオフィスの住所で登記する方法もあります。法人は、本店所在地を登記しなければならないので、本店を移転した場合は「本店移転の登記」が必要になります。本店をバーチャルオフィスにしておけば、物理的なオフィスの移転があってもいちいち移転登記をする必要がなく、登記費用の負担や手続きの手間を減らすことができます。
3. 初期費用を抑えられる
ここまで登記する際のメリットをお伝えしましたが、バーチャルオフィスで事業を始める最大のポイントは、初期費用を抑えられる点でしょう。前述したように、ビジネスの中心地である東京・丸の内でオフィスを賃貸すると、一坪あたり数万円ほどの賃料が必要になるだけでなく、保証金や敷金、礼金を含めると初期費用は膨大に。バーチャルオフィスなら都心一等地の住所でも月額3万円を下回る費用で利用することが可能です。
4. 一等地の住所が利用できる
バーチャルオフィスを活用することで、都心一等地の住所で法人登記が可能です。特に立ち上げの際は事業実績がなく、周囲に認知されることが困難なケースも少なくありません。都心一等地で法人登記ができれば、会社の信用を得やすくなることもあります。また、家賃が高騰している一等地にオフィスを構えるのは難しい人であっても、バーチャルオフィスであれば費用を大幅に抑えた上でオフィスを開設できます。
バーチャルオフィスの住所で登記するデメリット
バーチャルオフィスの住所で登記するデメリットは以下の3つです。
- 他の事業者と同じ住所になる
- バーチャルオフィスを利用しているとわかる
- 働く場所は別に用意する必要がある
それぞれについて解説します。
1. 他の事業者と同じ住所になる
バーチャルオフィスは他の事業者と住所をシェアする点に注意が必要です。その理由として、住所を調べたものの地図上に他社が表示されてしまい、相手に誤解を与えてしまうことが挙げられます。そのため、会社の住所を説明する際は気をつけましょう。
2. バーチャルオフィスを利用しているとわかる
会社の住所をインターネットで検索した際、複数社が表示されることによりバーチャルオフィスを利用していることを相手に知られてしまう恐れがあります。また、事前にバーチャルオフィスであることを伝えておかなければ、実体のない会社なのではないかと疑われる事態にもつながりかねません。
3. 働く場所は別に用意する必要がある
基本的にバーチャルオフィスは住所のみを貸し出すため、働く場所は別に用意する必要があります。作業スペースや倉庫が伴う業務となれば、レンタルオフィスやシェアオフィスを確保しなくてはならないでしょう。そのため、追加的なコストがかかってしまう可能性も考えられます。
一方でサーブコープのバーチャルオフィスプランでは毎月60時間分が無料で、世界各地のコワーキングスペースを利用が可能です。よって、このデメリットは働く場所を提供していない事業者に限られます。
バーチャルオフィスで銀行の法人口座は開ける？ 開けない？
バーチャルオフィスは、銀行口座開設の審査が厳しい傾向にあります。なぜかというと、架空の法人名義口座が詐欺などの犯罪に利用されるケースが多いからです。
どうしても「会社の実体がない」点は懸念の対象として扱われがちです。バーチャルオフィスの住所で法人口座の開設を希望する場合、しっかりと実績を積んだ上で信頼性を高めておくように心がけましょう。
また、なかなか口座開設が難しいといった状況であれば、複数の金融機関に申し込むのも一つの手です。特に、口座開設についてはメガバンクや地方銀行よりもネット銀行の方が簡単そうなイメージを持つ方も多いかもしれません。しかし実際は金融機関によって審査基準が異なることから、一概にどこが簡単と結論づけることは難しいのが現実です。そのため、審査が通るまでチャレンジしてみるのも一つの選択肢です。また、もともと個人で利用している金融機関であれば、新規取引よりも審査に通りやすい可能性があります。あれこれ手を広げず、優先的に相談してみるとよい返事がもらえるかもしれません。
株式会社設立・法人登記の流れ
会社の設立・法人登記をする際は、以下の流れで進めていきます。
- 会社の概要や商号を決める
- 法人用の印鑑を作成する
- 定款（会社の規則を決めた書類）を作成し、公証人の認証を受ける
- 定款等で決めた資本金を払い込む
- 登記申請書類を作成し、法務局に申請する
1. 会社の概要や商号（社名）を決める
会社を設立する前に、会社の基本事項（商号、事業目的、資本金、会計年度）などの項目を決めておきましょう。
2. 法人用の印鑑を作成する
法人登記の申請をする際には、法人の実印が必要となります。なにかと印鑑を押す場面が想定されることから、実印作成時は銀行印と請求書などに押印する印鑑も合わせて作成しておくことよいでしょう。一般的には、会社設立時に、法務局に登録する実印、銀行口座の開設で使用する銀行印、請求書等に押印する角印の３つを作成するケースが多いです。
3. 定款（会社の規則を決めた書類）を作成し、認証を受ける
事前に決めておいた基本事項や会社のルールを定めた書類を作成し、公認役場にて公証人の定款認証を受けます。なお、合同会社や合資会社などの場合は定款の認証は必要ありません。
4. 定款で決めた資本金を払い込む
資本金を払い込み、その証明書を作成します。資本金は1円でも可能ではありますが、会社の信用性が低いと見なされてしまうため注意が必要です。事務所を借りる際の契約料などの初期費用を考慮した資本金額を設定するとよいでしょう。なお小さくビジネスを始める時には、設立当初の資本金を100万円とするケースが多いように感じます。
5. 登記申請書類を作成し、法務局に申請する
登記書類の作成が完了したら、法務局に法人登記を申請します。なお、窓口だけでなく郵便やオンラインでも申請可能なため、自分に合う方法で手続きを行いましょう。
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サーブコープのバーチャルオフィスについて
一等地の住所で会社のイメージアップができる
サーブコープが運営するバーチャルオフィスは、国内28拠点・世界150以上ある一等地の住所から選ぶことができます。名刺やホームページに記載する住所は会社のイメージにも影響します。1人で起業したばかりでも、一等地の住所があれば、それだけで社会的信用につながります。
コワーキングラウンジも利用可能
サーブコープのバーチャルオフィスでは、プランによって全拠点のコワーキングラウンジを1日1時間から3時間まで無料で利用できるサービスが付いてきます。国内に26カ所あるため、顧客との面会場所にあわせてお好きな拠点を利用するといった使い方も可能。また、高速で安全なWi-Fiを無料で利用できるので、わざわざ公共Wi-Fiを探したり、携帯からテザリングしたりする必要がありません。
サーブコープ独自の「Onefone」サービス
サーブコープがスマートフォン用に独自に開発したアプリ「Onefone」も大変便利です。Onefoneをダウンロードするだけで、国内外問わず、外出先であってもスマートフォンから固定電話番号を使って発着信が可能。格安な通話料でご利用いただけます。
バイリンガル秘書サービス
サーブコープの強みであるバイリンガル秘書サービスもご利用いただけます。サーブコープの秘書は全員ハイレベルなトレーニングを受けているため、電話対応やお客さま対応を安心してお任せください。また、コピーや資料作成といった一般的な事務作業のサポートはもちろん、翻訳・通訳のお手伝いなど幅広い業務をお手伝いします。
荷物受け取り・転送、来客対応まで
バーチャルオフィスの住所宛てに郵便物が届いたり、来客があったりする場合でもサーブコープなら対応も万全です。郵便物については、安全に管理し、指定された住所に転送します。またスタッフが常駐しているため、突然の来客があったとしても問題ありません。
書類保管サービス
サーブコープでは、キャビネットをレンタルすることも可能ですので、書類保管は可能です。また、現地に行かなくても、秘書に依頼して自宅に郵送することも可能です。
今回ご紹介したように、バーチャルオフィスにはビジネスを円滑にスタートするためのさまざまなサービスが備わっています。中でもサーブコープの場合は国内28拠点あるビジネス一等地の住所を利用でき、バイリンガル秘書サービスや「Onefone」など、独自のオプションサービスが充実。ぜひ、ビジネスの発展に合わせてお役立てください。
サーブコープのサービスご利用に興味のある方は、お気軽にこちらからお問い合わせください。
＼バーチャルオフィス詳細はこちらから／
監修・高橋善也
税理士 司法書士総合事務所タクミパートナーズ代表。
公認会計士 税理士 司法書士。士業として20年以上の経験があり、専門家として関わった会社設立案件は正確には数えきれない。
