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バーチャルオフィスの選び方|来客や打ち合わせの対応にも

秘書から荷物を受け取る男性

バーチャルオフィスとは、物理的なオフィスを借りずに事業に必要なオフィス機能の一部を利用できるサービスです。会社を開業する時にまず必要となる住所ですが、バーチャルオフィスを利用すれば、物理的なオフィスを持たなくてもスムーズに開業できます。

バーチャルオフィスは、手軽に申し込めるうえに、借りた住所で会社登記が可能で、電話代行サービスを利用できます。さらに、ビジネスの発展に合わせて役立つ秘書サービス等の依頼ができる事業者もいます。

本記事では、バーチャルオフィスのサービス内容からバーチャルオフィス選びの11個のチェックポイント、東京4社の料金とサービスの比較まで、失敗しないバーチャルオフィスの選び方を解説します。

バーチャルオフィスで利用できるサービス

バーチャルオフィスの基本サービス

バーチャルオフィスの活用を特におすすめしたいのは、初期投資やランニングコストを抑えたいフリーランスや個人事業主、固定の専有スペースが必要のないIT関連の小規模事業者などになります。理由は、オフィスのコストや人件費を抑えることができるからです。

バーチャルオフィス事業者の数は多く、月額料金やサービス内容も多種多様です。まずはバーチャルオフィスにはどのようなサービスがあるのか基本サービスとオプションサービスに分けて説明します。

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バーチャルオフィスの一般的な基本サービス

住所貸し

ビジネスを始めるうえで拠点となる住所は不可欠ですが、自宅を拠点とする場合は個人情報保護の点で心配です。自宅住所を使用することで、会社としての信頼性が下がることも考えられます。

また、実際のオフィスを借りる場合は、初期費用や月々の賃料もネックになります。

バーチャルオフィスを利用すれば、ビジネスに必要な住所が手に入るだけでなく、賃貸でオフィスを借りるより毎月のランニングコストを安く抑えられます。

また、バーチャルオフィスの住所を名刺やホームページに記載できるので、個人情報を公開する必要がありません。事業者やプランにもよりますが、法人を設立した際にバーチャルオフィスの住所を本店や支店の所在地として登記もできます。

郵便物受け取り

バーチャルオフィスに自分宛ての郵便物が届いた場合、受付スタッフが荷物の受け取りを代行し、保管するサービスがある場合が一般的です。そのため、バーチャルオフィスの住所に郵便物が届いた時も安心です。

ただし、自宅やほかの住所へ転送を希望する場合は、有料のオプションサービスになるケースが多く注意が必要です。郵便物や荷物を転送する際の配送料については事前に確認しておきましょう。また、バーチャルオフィスによって、荷物のサイズによる料金設定や、「週1回までは無料」など条件が異なります。

バーチャルオフィスのよくあるオプションサービス

書類保管サービス

バーチャルオフィスの住所を本店として法人登記する場合は、定款や株主名簿といった書類を本店で保管することが義務づけられています。そのため、オプションサービスとして「書類保管サービス」があるバーチャルオフィスだと便利です。また、自宅スペースが狭く、書類を保管する場所が限られる場合でも、バーチャルオフィスに書類保管サービスがあると安心です

固定電話番号・電話転送・電話代行・電話秘書サービス

ビジネスを行ううえで、電話対応は重要です。なかには03や06など市外局番から始まる固定電話番号をオプションサービスとして提供している事業者もあります。090や080といった携帯電話番号や050から始まるIP電話を利用するよりもビジネス面での信用性が高く、名刺やホームページなどに記載する場合も個人の電話番号を記載する必要がなく、セキュリティの面でも安心です。

バーチャルオフィスから発行された固定電話番号にかかってきた電話については、バーチャルオフィスの受付に対応を代行してもらう場合や、自分の携帯電話に転送してもらうなど、事業者によって異なります。

顧客からの電話に即座に対応できる体制を整えておくことは、取引先にプラスの印象を与えることにもつながります。

契約したバーチャルオフィスによっては、着信だけでなく発信にも使える専用電話番号も提供している場合があります。

法人に固定電話はもう必要ない? 固定電話を持つメリット・デメリットを解説します

会議室

普段はオフィススペースを必要としていない場合でも顧客や取引先と打ち合わせする場合や、スタッフと集まって仕事をする必要がある時もあります。その際会議室を利用できるバーチャルオフィスだと大変便利です。提供している事業者によって、会議室の利用がサービスに含まれている場合や、利用する毎に有料になる場合など違いがありますので、自分のビジネスにあわせて検討しましょう。

バーチャルオフィスの選び方!11のチェックポイント

バーチャルオフィスの選び方、オフィスで働く男女の画像

バーチャルオフィス事業者の数は非常に多く、サービス内容も多種多様です。ここではバーチャルオフィスをどのように選べばいいのか、11個のチェックポイントを紹介します。

①住所と立地

利用できるバーチャルオフィスの住所と立地を確認しましょう。ビジネスの信頼度を高めたい場合は、ビジネス一等地の住所を借りることで企業の信頼感を高めることにもつながります。

自分がビジネスを行いやすい条件が揃った場所であるかどうかという立地も確認しましょう。

②受付の雰囲気やスタッフの対応

電話対応や顧客の受付対応をお願いするスタッフの第一印象も非常に重要です。質の高い受付の対応は会社の信用にもつながるので、受付エリアの雰囲気や来客時の対応も事前に確認することをおすすめします。

③会議室やコワーキングスペース等のワークスペースの利用

会議室を利用できると、顧客と面談する機会が多い方には便利です。

また、事業者(バーチャルオフィス)によっては、コワーキングスペースも利用できる場合があります。利用できる設備が充実していれば、多様な働き方を推進し、ビジネスの幅も広がるため非常に便利です。自社のニーズに応じて検討しましょう。

複数の拠点でバーチャルオフィスサービスを提供している事業者の場合、各拠点の会議室、コワーキングスペースのすべてを利用できることもあります。多くの来客が予想されるビジネスであれば、拠点数やアクセスの利便性も大事なポイントです。

④サービスの過不足

前述した「住所貸し」はバーチャルオフィスの基本的なサービスですが、「郵便物受け取り」が必ずあるとは限りません。「書類保管サービス」「固定電話番号・電話転送・電話代行・電話秘書サービス」といったオプションサービスに関しても、すべての事業者が提供しているわけではありません。バーチャルオフィスを選ぶ際は、「自社に必要なサービスが提供されているか」を必ず確認しましょう。

⑤料金の妥当性 

バーチャルオフィスは月額1,000円以下で利用できるものから、数万円規模のものまでさまざまです。なぜ、それだけの差があるのでしょう。費用の違いを知るために、月額1,000円前後と1万円前後のバーチャルオフィスを比較してみましょう(2022年10月時点の情報をもとにしています)。

低価格で利用できるバーチャルオフィス  サービスが充実したバーチャルオフィス
月額1,000円~10,000円~
基本サービス・東京都内の複数の住所を利用可能

・法人登記OK

・郵便物は月1回転送

(郵送費は有料)

・郵便物の受け取り、保管、通知

・専用会員サイト

・銀座、渋谷、青山など都心ビジネスエリアに複数拠点

・法人登記OK

・住所の利用

・郵便物の受け取り

・郵便物の転送

(郵送費は実費)

・専用電話番号

・各拠点すべての貸会議室利用可能

・電話秘書代行サービス

 

オプション

サービス

・電話転送

・電話03発信・着信

・貸会議室の有料利用

・インターネットFAX など

・03発着信の専用電話番号

・電話転送

・郵便物即日転送

・FAX送受信

・コワーキングスペースや個室オフィスも無料で利用

 

1,000円前後(月額)で利用できるバーチャルオフィスは、サービス内容が限定的であるのが一般的です。選べる住所が少ないなどの制限があるため、最低限のサービスで起業したい人向けと言えるでしょう。

1万円以上(月額)のバーチャルオフィスは、拠点数が圧倒的に多く、住所も都心のビジネスエリアやランドマークと目される著名なオフィスビルにあるため、信用を得やすいなどのメリットもあります。会社のイメージアップにつながる住所を利用したい人には向いているのではないでしょうか。

また、専用電話番号や電話秘書代行サービス、個室オフィスやシェアオフィスの利用ができるプラン、資料作成や翻訳業務も依頼できるバイリンガル秘書サービスを提供している事業者もあります。ビジネス交流会などに無料参加できるなど、ビジネスに役立つ幅広いサービスを提供しているのが特徴です。

⑥ビルのグレード

ビルの住所や立地に加え、グレードの高いビルに住所を置くことで企業の信用やイメージアップが期待できます。契約前にはビルのグレードが自社の企業イメージと合っているか確認しましょう。

来客の予定がなく、ランニングコストを抑えたい場は、ビルのグレードを下げてコストを抑えることも選択肢になります。契約前にビルの内覧をすることをおすすめします。

ただし、来客の予定がなく、ランニングコストをなるべく抑えたい場合などは、グレードが高いビルをあえて避けるという選択も考えられます。

⑦営業時間や問い合わせ可能時間

電話代行サービスがある場合、営業時間や問い合わせ可能時間も確認しましょう。事業者によっては、24時間対応のボイスメールで自身や他社員の携帯電話、自宅などに転送してもらえるサービスを利用できる場合もあります。

また、職種や業務によって、会議や打ち合わせが日中以外の時間になる場合は、個室や会議室の利用時間を事前に確認しておきましょう。

⑧申込時の審査

簡単かつ低価格で開業できるバーチャルオフィスは、違法な目的で利用されるケースがまれにあります。申込時の審査を十分に行っていない事業者を利用する場合、予期せぬトラブルに巻き込まれてしまう可能性もあります。自社への信用の低下を引き起こさないためにも、審査がきちんと行われているかを事前に確認しておきましょう。

⑨延長や解約の条件

延長や解約の条件も重要なチェックポイントです。長期契約の場合、半年前の解約予告が必要な場合や、解約時に高額な違約金が発生する場合もあります。月単位の契約条件や、延長や解約の通知期限など、契約に関する細かい規定にも注意が必要です。

⑩運営会社の確認

これまでのサービス運営実績も確認しておきましょう。事業者のホームページには会社の創業年や利用実績が掲載されている場合がほとんどです。利用者からの口コミも参考になります。

⑪他社にない特徴の有無

バーチャルオフィスは、事業者によってサービスや特徴が異なります。一等地の住所を使用できる、秘書サービスが利用できる、多言語でのサービスを提供しているなど、他社にない特徴を持ったバーチャルオフィスもあります。サービスの機能を組み合わせることによって、より柔軟なビジネス展開に役立てることができるでしょう。

最先端のワークスペースと充実したサービス。バナー画像

失敗しやすいバーチャルオフィスの選び方 

反対に失敗しやすいバーチャルオフィスの選び方とは何でしょうか?ここでは失敗してしまう可能性のある、避けるべきバーチャルオフィスの選び方について説明します。

料金のみで決める

初期費用や月額基本料などの料金だけで決めてしまうのは危険です。低価格のバーチャルオフィスは、提供される基本サービスが少なく、オプションを増やすとかえって高額になるケースもあります。

また、最悪の場合、バーチャルオフィスが閉鎖し、事業者が倒産してしまう可能性もあります。バーチャルオフィスが閉鎖になると、費用をかけて登記した住所を変更しなければいけません。料金だけでなく、サービス内容や実績内容、事業者の信頼性なども精査してから契約することをおすすめします。

職種がバーチャルオフィスに向いてない

バーチャルオフィスは、どんな職種にも向いているわけではありません。向いている職種としては、場所を限定せず1人で働ける職種(エンジニア プログラマー、デザイナーなど)、訪問型の職種(営業、コンサルタント、講師など)、業務を客先などで行う職種(インストラクター、整体師、スタイリストなど)などが一般的です。ネットショップなど、無店舗小売業や自宅で製造・販売する職種にもバーチャルオフィスを利用している方が多くいます。

一方、バーチャルオフィスに向いていないのは、特定の許認可が必要な職種です。弁護士や会計士、税理士、司法書士、建築士などは、開業の申請や手続きにあたり物理的な事務所を設ける必要があります。また、一般派遣業(有料職業紹介事業)も、厚生労働省の認可を受けるためには「事業所面積が20㎡以上」「事業所の位置が適切な場所にある」などの条件を満たす必要があります。その他にも不動産業、古物商、金融商品取引業者などは、バーチャルオフィスで認可が下りない可能性のある職種です。

自社の職種・業種は、バーチャルオフィスに向いているのか、開業・起業をする場合、認可は下りるのか、事前に申請先に確認してから、バーチャルオフィスを契約しましょう。

バーチャルオフィスは法人登記に向いている? 銀行口座の開設や納税についても解説

自社(自分)が必要なサービスを提供しているか把握していない

普段はオフィススペースを必要としていなくても、会議や打ち合わせ、面会などが多い職種であれば、会議室やコワーキングスペースを利用できるサービスを検討しましょう。海外との取引が多い業種の場合は、バイリンガル秘書サービスなどのオプションがあると便利です。自社の業務に必要なサービスはなにかをよく考え、適切なプランやオプションがあるバーチャルオフィスを選びましょう。

チェックポイントを確認し、バーチャルオフィス選びの失敗を防ごう

バーチャルオフィス選びに重要となる11個のチェックポイントと失敗しないための注意点を紹介しました。バーチャルオフィスは提供する事業者によって特徴・サービスが異なります。チェックポイントをもとに自社に合ったバーチャルオフィスを選びましょう。

サーブコープのバーチャルオフィス

サーブコープのバーチャルオフィスは、お客様のビジネスを成功に導くために必要なサービスを提供しています。登記可能な住所のレンタルやお客様専用の電話番号など、バーチャルオフィスに求められる基本的なサービスから、ワンランク上のサービスまで、その特徴を紹介します。

アクセスも便利なビジネス一等地

  

サーブコープが提供するバーチャルオフィスは、国内28拠点(本記事公開時)および海外に150以上の拠点があり、すべてビジネス一等地のハイグレードオフィスビルに住所を構えています。また駅近のため、アクセスも便利です。

コワーキングスペースやプライベートオフィスも無料で使える

サーブコープのバーチャルオフィスは、他の事業者にないサービスとして、コワーキングスペースが1日最大3時間まで利用可能で、プライベートオフィス(個室オフィス)も月に3日間無料で使えるプランもあります。サーブコープは洗練された内装や眺望も魅力です。自宅での仕事が難しい時や集中できない時、外出時の隙間時間などにサーブコープのオフィスに立ち寄って仕事をすることができます。また、取引先や顧客との面会でご利用いただければ、ビジネスの信頼性を高めることにもつながります。

荷物受け取り・転送、来客対応

受付にはスタッフが常駐しています。そのため、荷物の受け取りや来客対応も万全です。荷物の転送も行っているので、どこでビジネスをしていても確実に手元に荷物をお届けします。

バイリンガル秘書サービス

海外から取り寄せた資料を翻訳したい時や、海外の取引先とコミュニケーションを取りたい時などは、サーブコープのバイリンガル秘書サービスをご利用ください。英語だけでなく、中国語やフランス語など多言語のサポートが可能です。もちろん、コピーや資料作成といった基本的な事務作業もお手伝いします。

固定電話番号と電話秘書代行サービス

ビジネスに使用する固定電話番号を取得できます。電話秘書代行パッケージをご利用いただくと、固定電話番号にかかってきた電話を秘書が代行します。専任のレセプショニストがお客様の社名でご指示通りに電話応対し、世界中どこにでも転送するため、顧客対応の品質向上にお役立ていただけます。

Onefoneサービス

Onefoneとは、サーブコープが提供するスマートフォンアプリです。ご契約いただいた固定電話番号を使って、お客様のスマホから発着信が可能。通話料は格安で、インターネットに接続できれば世界中どこからでもご利用いただけます。

ネットワーキングイベントへの参加が無料

サーブコープではネットワーキングイベントやビジネスに役立つ講演会など、年間を通してさまざまなイベントを開催しています。また、全世界50,000以上のサーブコープ利用者と専用アプリでつながることができます。サーブコープのご利用者さまがイベントやアプリを活用することで、新しいビジネスに発展するケースもあります。

\\\サーブコープのバーチャルオフィスについて詳しくは下記からご覧ください。///

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