サーブコープブログ知識・ノウハウバーチャルオフィスの選び方とは? 東京の4社を料金とサービス別に比較

バーチャルオフィスの選び方とは? 東京の4社を料金とサービス別に比較

会社を開業するときにまず必要になるのが住所ですが、物理的なオフィスを借りずに住所だけをレンタルできるのが、バーチャルオフィスというサービスです。バーチャルオフィスは手軽に申し込めるうえに会社登記ができたり、電話代行サービスや秘書サービスが依頼できたりと、ビジネスの発展に合わせて役立つ機能も数多く備わっています。

バーチャルオフィスには月額1,000円以下で利用できるものから、数万円のものまであります。格安のものとそうでないものにはどんな違いがあるのでしょうか。本記事では東京都内のバーチャルオフィスを参考に、月額2,000円前後と1万円前後のサービスを比較。目的に合ったバーチャルオフィスの選び方も解説します。

バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスとは物理的なスペースがない「仮想の事務所」のことで、基本のサービスは「住所貸し」。開業や起業に必要な住所を格安でレンタルできると人気です。

特にバーチャルオフィスの活用をおすすめしたいのは、初期投資やランニングコストを抑えたいフリーランスや個人事業主、固定の専有スペースが必要のないIT関連の小規模事業者など。オフィスのコストや人件費を抑えたいときに、バーチャルオフィスはおすすめです。

バーチャルオフィス事業者の数は多く、月額料金やサービス内容も多種多様です。バーチャルオフィスの選び方を解説する前に、まずはバーチャルオフィスにはどんなサービスがあるのかをご紹介します。

 

サーブコープのバーチャルオフィスがおすすめな理由

バーチャルオフィスの選び方①|サービスで選ぶ

前述した通り、バーチャルオフィスの基本サービスは「住所貸し」ですが、ビジネスの発展に合わせてさまざまなオプションサービスが利用できるのもバーチャルオフィスの魅力です。事業者によって提供している内容は異なりますが、ここでは一般的な基本サービスとオプションサービスについて解説します。

バーチャルオフィスの基本サービスとは

住所貸し

その名の通り、物理的なオフィススペースや店舗を持たず、住所だけを借りることができます。ビジネスを始めるうえで、拠点となる住所は不可欠。ですが、自宅を拠点とする場合は個人情報保護の点で心配ですし、実際のオフィスを借りる場合は初期費用や月々の賃料がネックになります。

バーチャルオフィスを利用すれば、ビジネスに必要な住所を手に入れることができる一方、毎月のランニングコストを安く抑えることができます。

バーチャルオフィスの住所を名刺やホームページに記載できるので、プライバシー確保の意味でも安心です。また、事業者やプランにもよりますが、法人を設立した際に、バーチャルオフィスの住所を本店や支店の所在地として登記することもできます。詳しくは、以下の記事をご覧ください。

郵便物受け取り

バーチャルオフィスに自分宛ての郵便物が届いたら、と心配になるかもしれませんが、基本サービスには宅配や郵便物の受け取りが含まれている場合が一般的です。受付スタッフが無料で荷物の受け取りを代行してくれますが、自宅やほかの住所へ転送を希望する場合は、有料のオプションサービスになるケースがほとんどです。

なお、宅配や郵便物を転送する際の配送料については事前に確認しておきましょう。バーチャルオフィスによって、荷物のサイズによる料金設定や、「週1回まで無料」など条件が異なります。

バーチャルオフィスのオプションサービス

書類保管サービス

バーチャルオフィスの住所を本店として法人登記する場合、定款や株主名簿といった書類を本店で保管することが義務づけられています。そのため、書類保管サービスがあるバーチャルオフィスだと安心です。自宅スペースが狭く、書類を保管する場所が限られる場合でも、バーチャルオフィスに書類保管サービスがあると便利です。


固定電話番号・電話転送・電話代行・電話秘書サービス

ビジネスを行ううえで、電話対応は重要です。なかには03や06など市外局番から始まる固定電話番号をオプションサービスとして提供する事業者もあります。090や080といった携帯電話番号や050から始まるIP電話を利用するよりもビジネス面での信用性が高く、名刺やホームページなどに記載する場合はセキュリティの面でも安心です。

固定電話番号にかかってきた電話については、バーチャルオフィスの受付に対応を代行してもらったり、自分の携帯電話に転送してもらったりすることも可能。顧客からの電話に即座に対応できる体制を整えておくことは、取引先にプラスの印象を与えることにもつながります。なお、バーチャルオフィスによっては、着信だけでなく発信にも使える専用電話番号を提供しているところもあります。

会議室

普段はオフィススペースを必要としていなくても、顧客や取引先と打ち合わせする場合や、スタッフと集まって仕事をしたいときもあるでしょう。そうしたときに、会議室をオプションで利用できるバーチャルオフィスだと大変便利です。

サーブコープのバーチャルオフィスがおすすめな理由

バーチャルオフィスの選び方②|料金で選ぶ

バーチャルオフィスは月額1,000円以下で利用できるものから、数万円規模のものまで選択肢はさまざまです。なぜ、それだけの差があるのでしょうか。費用の違いを知るために、月額2,000円前後と1万円前後のバーチャルオフィスを比較してみます(2020年3月時点の情報を基にしています)。

2,000円前後で利用できるバーチャルオフィス

東京都内A社の場合

月額:2,000円前後

基本サービス:東京都豊島区の2住所のみ利用可能。法人登記OK。郵便物は月4回転送(郵送費は実費)。最低利用期間12カ月。

オプションサービス:電話転送や貸し会議室の利用、FAX転送など。

 

東京都内B社の場合

月額:2,000円前後

基本サービス:東京都港区と中央区の住所を利用可能。

法人登記OK。郵便物は月4回転送(郵送費は実費)。最低利用期間12カ月。

オプションサービス:03発着信の専用電話番号、貸し会議室、シェアオフィス、転送電話、電話代行など。

1万円前後のバーチャルオフィス

東京都内C社の場合

月額:1万円〜4万円前後

サービス内容:都心ビジネスエリアに80拠点(国内170拠点、世界3,300拠点)。法人登記OK。最も安いパッケージは住所の利用、郵便物の受け取りや転送など。

同じ拠点を利用しても、契約期間やサービス内容によって月額料金が1万円前後から4万円程度と幅が出ます。また、専用電話番号と電話代行、個室オフィスの利用など、さまざまなプランがある。拠点により受付スタッフが常駐。会議室もオプションで利用可。

 

東京都内D社の場合
月額:1万円〜4万円前後

サービス内容:都心ビジネス一等地の著名なオフィスビル16拠点(世界160 拠点以上、国内27拠点)。法人登記OK。最も安いパッケージは住所利用のほか、郵便や宅配便の受け取りや転送、コワーキングスペース(1日1時間)の利用など。

ビジネスに合わせて固定電話番号と電話代行が利用できるパッケージも。全拠点、駅から近くアクセス良好で、コワーキングスペースや個室オフィスも無料で利用できる(プランによる)。資料作成や翻訳業務も依頼できるバイリンガル秘書サービスや会議室をオプションで利用可。ネットワーキングイベントなどに無料で参加できるサービスも。

 

2,000円前後と1万円前後で利用できるバーチャルオフィスのサービスと費用を比較してきました。2,000円前後で利用できるバーチャルオフィスは、サービス内容が限定的で、住所も主要なビジネスエリアから外れているなどの制限があるため、最低限のサービスで起業したい人向けと言えそうです。

1万円前後から数万円するバーチャルオフィスの場合、拠点数が圧倒的に多く、また住所はランドマークと目されるような著名なオフィスビルにあるため、信用を得やすいのもポイント。会社のイメージアップにつながる住所を利用したい人には向いているのではないでしょうか。事前に確認したいポイントはまだまだあります。

バーチャルオフィスの選び方③|拠点数や受付の雰囲気で選ぶ

拠点数やアクセスの利便性

利用できるバーチャルオフィスの拠点数や住所の内容を確認しましょう。とにかく費用を抑えて開業したい場合は別ですが、ビジネスの信頼度を優先したい人はビジネス一等地の住所を借りることをおすすめします。来客の多い事業の場合、拠点数やアクセスの利便性もポイントになります。

会議室やコワーキングスペースの利用

会議室が予約できれば、顧客と面談する機会が多い方には便利です。その際、ビルや内装のグレードが高ければ、自社の信用やイメージアップにもつながるので、契約前に内覧することをおすすめします。なかには、コワーキングスペースを利用できるバーチャルオフィスもあります。利用できる設備が充実していれば、ビジネスの幅も広がります。事前に確認しておきましょう。

受付の雰囲気やスタッフの対応

電話対応や顧客の受付対応をお願いするスタッフの印象も大変重要です。会社の信用にもつながるので、受付エリアの雰囲気や来客時の対応も、事前に確認することをおすすめします。

 その点、先にご紹介したC社とD社の場合、個室オフィスやコワーキングスペース、会議室の利用などワークスペースを備えているので安心です。電話や受付もバイリンガル秘書が対応しているため、大切な顧客から連絡や面会があっても、安心して任せることができそうですね。

 ーブコープのバーチャルオフィスがおすすめな理由

審査をちゃんと行っているかどうか

簡単かつ低価格で開業できるバーチャルオフィスは、違法な目的で利用されるケースがまれにあります。申込時の審査を十分に行っていないバーチャルオフィス事業者を利用する場合、予期せぬトラブルに巻き込まれないとも限りません。自社への信用も低下しかねないので、審査がきちんと行われているか、確認しましょう。

運営会社の実績内容を確認する

これまでのサービス運営実績も確認しておくといいでしょう。事業者のホームページには、会社の創業年や利用実績が掲載されている場合がほとんど。利用者からの口コミも参考になります。

今回ご紹介したように、バーチャルオフィスには住所貸しにとどまらないサービスや機能がさまざまあり、しかも安価に利用することが可能。サービスの機能を組み合わせることで、より柔軟なビジネス展開に役立てることもできます。今回、ご紹介した費用やサービスを比較しながら、自分にあったバーチャルオフィスを選んでみてはいかがでしょうか。 

サーブコープのバーチャルオフィス

アクセスも便利なビジネス一等地

サーブコープが提供するバーチャルオフィスは、国内27拠点および海外に160以上の拠点があり、すべてビジネス一等地のハイグレードオフィスビルに住所を構えています。また駅近のため、アクセスも便利です。

コワーキングスペースやプライベートオフィスも無料で使える

サーブコープのバーチャルオフィスは、他の事業者にないサービスとして、コワーキングスペースが1日最大3時間まで使え、プライベートオフィス(個室オフィス)も月に4日間無料で使えるプランもあります。サーブコープは洗練された内装や眺望も魅力です。自宅での仕事が難しいときや集中できないとき、外出時の隙間時間などにサーブコープのオフィスに立ち寄って仕事をすることができます。また、取引先や顧客との面会でご利用いただければ、ビジネスの信頼性を高めることにもつながります。

荷物受け取り・転送、来客対応

受付にはスタッフが常駐しています。そのため、荷物の受け取りや来客対応も万全です。荷物の転送も行っているので、どこでビジネスをしていても確実に手元に荷物をお届けします。

バイリンガル秘書サービス

海外から取り寄せた資料を翻訳したいときや、海外の取引先とコミュニケーションを取りたいときなどは、サーブコープのバイリンガル秘書サービスをご利用ください。英語だけでなく、中国語やフランス語など多言語のサポートが可能です。もちろん、コピーや資料作成といった基本的な事務作業もお手伝いします。

Onefoneサービス

Onefoneとは、サーブコープが提供するスマートフォンアプリです。ご契約いただいた固定電話番号を使って、お客さまのスマホから発着信が可能。通話料は格安で、インターネットに接続できれば世界中どこからでもご利用いただけます。

固定電話番号と電話秘書代行サービス

電話秘書代行パッケージをご利用いただくと、固定電話番号にかかってきた電話を秘書が代行します。お客さまの会社名で応対するため、顧客対応の品質向上にお役立ていただけます。

ネットワーキングイベントへの参加が無料

サーブコープではネットワーキングイベントやビジネスに役立つ講演会など、年間を通してさまざまな催しを開催しています。サーブコープのご利用者さまがイベントを通じて知り合うことで、新しいビジネスに発展するケースも。ぜひご活用ください。

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