レンタルオフィスとは？ メリットデメリットや費用を解説！
レンタルオフィスは最近よく耳にする「シェアオフィス」のひとつ。初期費用が抑えられるため、開業したばかりのスタートアップや個人事業主に人気です。本記事ではレンタルオフィスの概要やメリット、デメリットについて解説するほか、選び方のコツについても紹介します。
レンタルオフィスとは？
まずはレンタルオフィスの定義とバーチャルオフィスやコワーキングスペースとの違いをご紹介します。
レンタルオフィスの定義
レンタルオフィスを直訳すると「貸し事務所」ですが、一般的な賃貸オフィスとは特徴が大きく異なります。
賃貸オフィスの場合、オーナーと賃貸借契約を交わし、賃料を支払うことで、そのスペースを単独で利用することができますが、レンタルオフィスは複数の利用者に提供されている専有スペースのひとつを契約して利用します。一般的に提供されているのは、次のようなサービスです。
- 専有の執務スペース（オフィス）
- デスクや椅子などのオフィス家具が備え付けられている
- Wi-Fiや専用線などのインターネットインフラ完備
- 貸会議室、コピー機、スキャナー、キッチン、ラウンジなどの共有ファシリティ
オフィスを立ち上げる際、こうした設備を一から準備すると費用はもちろん時間も労力もかかります。ビジネスのための場所のみならず、付随するサービスや設備が備わっているのがレンタルオフィスの最大の魅力と言っていいでしょう。
また、有人の受付・レセプション、電話代行サービスや秘書サービスなどの人的サポートを提供しているレンタルオフィス事業者もあります（このような高付加価値型のレンタルオフィスを「サービスオフィス」と呼ぶ場合もあります）。
| レンタルオフィス | 賃貸オフィス |
| オフィス内で専有スペースの一つを利用するため、複数の利用者がいる | オーナーと賃貸借契約を交わし、スペースを単独で利用 |
| インターネットなどのインフラ環境や、オフィス家具が完備 | 設備やインフラなどの手配が必要 |
| 会議室やコピー機などは複数利用者で共有 | すべての施設を自社専用で利用できる |
バーチャルオフィスとの違いは？
バーチャルオフィスとは、物理的な場所ではなく、住所だけを借りるのが基本のサービス。法人登記や荷物の受取・転送などはできますが、専有の個室スペースはありません。
ただし、共有の会議室やコワーキングスペースなどをオプションサービスなどで利用できる場合もあるため、例えば外回りが多い個室を必要としない業種は、バーチャルオフィスで十分というケースもあるでしょう。
コワーキングスペースとも違う？
フリーアドレスのスペースを複数の利用者でシェアする形態をコワーキングスペースと言います。中にはフリーアドレスではなく固定デスクをオプションで利用できるケースや、時間制で会議室や個室を利用できるケースもあります。
こうしたコワーキングスペースは一時間あたり数百円のドロップイン利用や、数万円の月額料金という利用料の低さが魅力です。
レンタルオフィスとコワーキングスペースの違いを下表にまとめているので、あわせて参考にしてください。
| レンタルオフィス | コワーキングスペース | |
| 利用場所 | 専用の個室 | 共用スペース |
| 利用人数 | 1名から数十名まで | 1名から |
| 利用料金 | 月額制 （1室あたり数万円～） | 月額制／ドロップイン |
| 共益費 | あり | なし （利用料に含まれていることが多い） |
| セキュリティ面 | 〇 | △ |
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レンタルオフィスがおすすめのケース
それでは、どのような働き方や業種の場合にレンタルオフィスがマッチするのでしょうか？ 5つのケースを見ていきましょう。
1人で起業した方や個人事業主
基本的に1人で完結する仕事の場合はレンタルオフィスがぴったりです。自宅で仕事をすると、住所を公開する際にプライバシーや信用力の面で不安がありますが、レンタルオフィスの住所を利用すれば安心。顧客や取引先からの信用も高まります。
また、1人で仕事をしている場合、電話対応や郵便物・荷物の受け取りなどの雑務も通常はすべて自分で行うことになりますが、レンタルオフィスの秘書サービスなどを利用して、業務を効率化し、自分は本業の仕事に集中することもできるでしょう。
スタートアップやベンチャー企業
社員数や業務内容などに応じて、オフィスに求める機能は変化します。急速な成長の可能性をもつスタートアップやベンチャー企業の場合、個室サイズを変更したり、オプションサービスを追加して業務を一部委託したりと、柔軟な使い方ができるのも魅力。1ヶ月単位で契約できるレンタルオフィスも多く、低リスクなのも強みです。
取引先からの信用力を高める意味でも、オフィスの立地は重要です。起業したばかりでも、都心の一等地にあるレンタルオフィスを利用すれば名刺の見栄えも良く、また会合や面会時にもいい印象を与えることができます。
企業の支店や営業所として
レンタルオフィスは支店・営業所としても活用できます。例えば地方展開を考えているときに、アクセスがよく通信環境の整った地方拠点があれば、商談や現地スタッフの採用などが円滑に進みそうです。海外進出の足掛かりとして、グローバルに展開するレンタルオフィス事業者の海外拠点を使われるケースも見られます。また、一般的な賃貸オフィスを利用する場合と比べて、立ち上げまでの時間を大幅に短縮できることもメリットと言えるでしょう。
許認可が必要な業種
宅建士や税理士など、業種によっては開業要件としてオフィスの開設が求められるケースがあります。そうしたケースにおいて、広いスペースを必要としないのであればレンタルオフィスを活用するのもひとつの手です。士業であれば許認可の取得が可能となるほか、自前のオフィスがあることで顧客からの信用も得やすくなるでしょう。
その他おすすめの業種
レンタルオフィスに合う業種としてまず挙げられるのが、信用力を問われる士業です。弁護士や行政書士などが顧客を開拓するうえで、オフィスの所在地は信用度に直結します。個室スペースのあるレンタルオフィスは「事業所」として認められるため、開業の際も問題ありません。
このほか、業務内容の側面からレンタルオフィスが適した業種もあります。コンサルタント業や派遣業、IT関連の企業など、パソコンとインターネット環境があれば業務を遂行できる業態にレンタルオフィスは適しているでしょう。また、外資系企業が日本への事業進出に際し、レンタルオフィスからスタートするケースもよく見られます。
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レンタルオフィスの費用感
一般の賃貸オフィスとレンタルオフィスの費用を比べた際、最も大きく異なるのが初期費用です。賃貸オフィスとレンタルオフィスでは必要となるコストが次のように異なります。（※費用はあくまで目安です）
| 賃貸オフィス | レンタルオフィス | |
| 初期コスト | 敷金（10～12カ月分） 内装工事費（坪30万円） 什器代等 | 初期費用（契約事務手数料） 保証金３カ月（解約時返戻金） |
| ランニングコスト | 月額賃料・共益費 インフラ・水道光熱費 | 月額賃料・共益費（水道光熱費込） |
| 退去コスト | 原状回復コスト（坪15万円） | クリーニング費用（1万円/1席） |
一般の賃貸オフィスでは、保証金（敷金）が月額賃料の10～12ヶ月分程度必要となるのに加え、内装工事費、デスクや椅子、その他のオフィス家具の購入費、複合機のリース、インターネットやLAN回線、Wi-Fiの敷設など、多額の初期費用が必要となります。また、契約期間についても、数年単位での長期契約が必要である場合がほとんどです。
一方で、レンタルオフィスは家具やオフィス機器、インターネット環境があらかじめ備えられているので、購入や設置にコストがかかりません。また、敷金・保証金についても、不要もしくは1～3ヶ月程度であるケースがほとんどです。そのため一般の賃貸オフィスと比較して、初期費用の面ではかなり有利になるでしょう。また、短期での契約が可能な事業者も多く、最短1ヶ月という事業者もあります。
レンタルオフィスの賃料は一般のオフィスと同じく、立地、オフィスの広さ、ビルのグレードなどの条件により異なります。そのため、単純な坪単価比較では賃貸オフィスのコストを上回ることも少なくありません。しかし、初期費用やランニングコストを含めた総額のコストや、契約期間の柔軟性なども考慮して比較検討することが大切です。
レンタルオフィスのメリット
ここではレンタルオフィスのメリットを10個ご紹介します。
オフィス開設のコストが抑えられる
オフィスを開設するには、多額の初期コストがかかります。賃貸オフィスの場合は月額の賃料に加え、入居時に支払う敷金や礼金、保証金などの負担が少なくありません。一般的な賃貸事務所の場合、賃料6～12カ月分の賃料を保証金として支払う場合が多く、それだけで数百万円単位の支出になってしまいます。
一方、レンタルオフィスでも入居時に保証金を求められることがありますが、賃料1～3カ月分程度とベースとなる賃料自体が低いのが特徴です。そのため、初期コストを低く抑えられるでしょう。また、保証金の要らないレンタルオフィスや、フリーレントなどのキャンペーンを行っているところもあります。
さらに、レンタルオフィスには、デスクやチェア、収納など、業務に必要な環境が最初から整っていることもメリットです。賃貸オフィスの場合は、間取りに合う家具などを探す必要があるものの、レンタルオフィスではそうした手間がかかりません。レンタルオフィスでは入居後にすぐに業務を開始できるため、イニシャルコストの節約にもつながります。
オフィス家具やITインフラが整っている
いまやインターネット環境は業務に不可欠です。せっかくオフィスを借りてもITインフラが整っていなければ仕事を始められないでしょう。その点、レンタルオフィスには最初からITインフラが整っており、Wi-Fiやプリンターなどを入居してすぐに利用することができます。申し込みや工事の立ち会いなどの手間もかかりません。
また、電話回線の開通においても相応の時間がかかるほか、手間もかかってしまうでしょう。その点、サーブコープでは、いつでも即時電話番号の発行ができるため、すぐに会社の代表番号として使うことができます。
月々のランニングコストを抑えられる
レンタルオフィスの賃料には、一般的な賃貸オフィスでかかる水道光熱費や管理費、設備のメンテナンス費が含まれていることが多く、こうした費用を負担する必要がありません。またOA機器が故障したり、インターネットの回線が不調になったりしても、トラブルシューティングからすべて任せられるのも、精神的な負担減につながります。
受付や秘書サービスが利用できる
レンタルオフィスの中には、受付や秘書サービスを提供しているところもあります。特に秘書サービスに力を入れているところであれば、雑務から経理・総務や庶務業務に至るまで依頼可能です。
一般的なオフィスの場合、連絡の取り次ぎや来客対応のために社員を必ず1人は配置しなければなりません。しかし、レンタルオフィスであればそうしたスタッフを別途雇用する必要がなく、経営上の強みとなるほか人件費の削減にもつながるでしょう。
受付や秘書サービスについては実施の有無やサービス内容が会社によって異なるため、あらかじめリサーチしておくことをおすすめします。
会社登記ができる
法人を設立すると、その所在地を法務局で登記する必要があります。ここで注意したいのが、自宅を会社の住所にするケースです。登記情報は公開されるためプライバシーの問題があり、また、大家やマンションの管理組合から自宅での登記が認められない可能性もあります。
レンタルオフィスでは、住所利用を主要なサービスとしており、法人登記も問題なく行えるところが大半です。一方で、事業者によっては、登記をオプション扱いにしているほか、登記を許可していないケースもあるので、事前に問い合わせて確認しましょう。
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個室タイプでプライバシーを守れる
レンタルスペースには専用の個室スペースがあるため、プライバシーが守られた環境で関係者による情報共有が可能です。また、作業が途中の場合でも部屋自体を施錠して離席すれば情報が漏れる恐れはないでしょう。
特に顧客の秘匿情報に触れるミーティングを行う際や、社外秘でプロジェクトを進める場合においてカフェやオープンスペースを使うわけにはいきません。とはいえ、その都度プライバシーが保たれた場所を探して日時を調整するのも大変でしょう。レンタルスペースであればそうした心配をせず、常に安心した環境下で業務に集中できます。
他社の事業者と交流ができる
自宅や賃貸オフィスにはないレンタルオフィスの魅力が、コミュニティ機能です。複数の事業者が利用するレンタルオフィスでは、交流会やパーティーなどのイベントが開催されることがあります。こうした機会を利用することで、ビジネスの拡大やアライアンスにつながるかもしれません。
信頼できるITセキュリティ
IT担当が常駐しているレンタルオフィスでは、高いITセキュリティを提供しているところが多いです。セキュリティが脆弱であると情報漏えいが起こるリスクが高く、企業が損害を被る可能性も否定できません。
とはいえ、個人で高度なセキュリティ対策を施すことは簡単ではないほか、セキュリティ担当者を雇用するにも人件費がかかります。そこで、元から信頼できるITセキュリティを兼ね備えたレンタルオフィスを活用するのは賢い選択と言えます。
一流のビジネス住所が手に入る
名刺やホームページで住所を公開する機会は多く、信用を高めるうえで会社の住所は重要です。都心のビジネス一等地の住所と郊外の住宅地の住所では、顧客や取引先からの印象が変わることは明らかです。
通常、こうした一等地の住所でオフィスを賃貸するには高額なコストがかかります。また少人数に向いたコンパクトなオフィスを探すのが困難な場合もあります。しかし、レンタルオフィスを利用すれば、ビジネス一等地でも1人からオフィスを構えることが可能です。
人員増減にあわせて部屋を変更できる
レンタルオフィスの多くは、1名用から数十名用まで複数のサイズの個室が用意されています。事業展開によって従業員が増えた場合、住所を変えずに事業を継続できるのは、レンタルオフィスの大きなメリットです。
年間契約の賃貸オフィスの場合、次の更新まで待ち、新たにオフィスを探す必要に迫られます。住所変更の手続きは煩雑で、登記変更料などのコストもかかるため、事業拡大を見据えるなら、レンタルオフィスの利用が合理的ではないでしょうか。
レンタルオフィスのデメリット
レンタルオフィスにはさまざまなメリットがある一方で、いくつかのデメリットも存在します。ここでは主なデメリットを3つご紹介します。
内装を自由に改装できない場合がある
ビジネスに合わせてオフィスをアレンジしたい場合、レンタルオフィスでは難しいでしょう。あらかじめオフィス環境が整っているため、内装工事や間取りの変更などを行うことができないからです。
例えば大掛かりな専用器具を搬入したい場合や、自社のキャラクターに合った特徴的な内装を施したい場合などは、そうした事情に合った賃貸オフィスを探す必要があるでしょう。
ただ中には内装を変えられるレンタルオフィスもあるので、事前に問い合わせてみてください。
費用負担が予想を超える場合がある
レンタルオフィスの利用料はサービスの内容によって変動します。毎月の賃料自体が低額でも、会議室利用や秘書サービスなどのオプションを追加していけば高額に。予想外の費用になることもありえます。
このような事態を避けるには、レンタルオフィスを利用する際は、どのようなサービスを利用する、あるいは将来的に利用したいのかを明確にし、費用を見積もっておく必要があります。
個室以外は共有スペースを利用
レンタルオフィスは専用の個室スペースを利用できますが、定員が定められています。定員を超える人数で会議や来客対応などを行うときには、会議室などの共有スペースを利用することになります。
共有スペースは、レンタルオフィスを利用する人による予約制になっているのが一般的なため、希望する時間帯に利用できないことも考えられます。レンタルオフィスを選ぶときは、十分な共有スペースがあるのかも確認しておきましょう。
レンタルオフィスを選ぶ際の５つのポイント
ニーズに見合ったレンタルオフィスを見つけるために、ここではおさえておくべきポイントを5つお伝えします。
- 基本料金とオプション料金
- 立地の良さ
- 部屋のタイプや防音対策
- 受付の対応
- セキュリティ
基本料金とオプション料金
レンタルオフィスの利用にあたって基本料金が生じるのはもちろん、付帯するサービスによっては所定のオプション料がかかります。オプション料金は表示された賃料だけでは把握しづらいことが多く、事前に問い合わせて確認することをおすすめします。
立地の良さ
レンタルオフィス選びにおいて、立地はとても大切です。立地が悪いと利用頻度に影響を及ぼす恐れがあるほか、コストパフォーマンスも低下する可能性があります。事業において立地条件が適切であるかどうか、導入前にしっかりと検討するようにしましょう。
部屋のタイプや防音対策
どのレンタルオフィスも基本的には個室の空間となっていますが、仕切りの仕方は各オフィスによって異なります。利用に適した部屋の形状となっているかどうかチェックするのはもちろん、防音対策がなされているかどうかもあわせて確認しておくとよいでしょう。
受付の対応
有人受付のサポートをしているレンタルオフィスは多い一方、受付の質や対応範囲は会社によって異なります。受付の入れ替わりが激しいとなかなか顔を覚えてもらえないだけでなく、外から見て秘書代行であることがわかりやすい状態にもなりかねません。そのため、受付の対応が適切かどうか前もってチェックしておくことをおすすめします。
セキュリティ
セキュリティ対策もレンタルオフィスによってさまざまです。一般的なオフィスと比べ、レンタルオフィスは人の出入りが多いこともあり、セキュリティ対策の見極めはしっかりと行いましょう。
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サーブコープのレンタルオフィスサービスの特徴
今回はレンタルオフィスの特徴について、賃貸オフィスなどと比較してご紹介しました。専用の個室スペースを確保し、さらに電話対応や荷物の転送、会議室利用などのサービスも柔軟に利用できるのは、レンタルオフィスならではのメリットです。
サーブコープは、日本でいち早くレンタルオフィスを展開。全世界で150拠点以上、国内は東京・横浜・大阪・名古屋・福岡の28カ所に拠点を置いており、いずれもビジネス一等地にあるハイグレードなオフィスビルに入っています。以下に費用、設備、サービス内容を簡単にまとめました。
■費用、設備
| 契約期間 | 最短1ヶ月 |
| 利用人数 | 1～10人まで利用可。（20人以上の場合もアレンジ可能） |
| 費用 | 月々10万円～（入居ビルにより異なる） ※家具・ITインフラ・オフィス管理費用を含む |
| 保証金 | 賃料1ヶ月分（※未払いの料金がない場合、全額返金） |
| 内装・設備 | ・最高水準の高級家具や広々としたキッチンエリア：コーヒー ・紅茶などのドリンクが飲み放題 ・会議室とハイグレードな役員会議室あり ・オフィスの内装変更可 ・ビジネスOA機器が揃っており、すぐに業務をスタートできる（自前の家具やコピー機の持ち込みもOK） |
| 信頼性の高い ITインフラ | ・99.99%の稼働率を誇る高速で安全なインターネット、セキュアなWi-Fi |
| ITテクノロジー | ・グローバルVoIPネットワーク ・スマホで固定電話の受発信が可能になる 「自社アプリ：Onefone」 |
■サービス内容
| 電話対応 | 最大6回線まで受電可能。電話に出られない場合は専任のレセプショニストが応答 |
| 秘書 | バイリンガル秘書による高度なビジネスサポート |
| ITサポート | 世界各地に常駐するITスタッフが24時間365日対応 |
| 会議室の利用 | 会議用の備品を完備した会議室と役員会議室を利用可能 |
| 他拠点の利用 | ご契約拠点のある都市以外のプライベートオフィス（1ヶ月あたり最大5日間）、または、コワーキングスペース（1日最大3時間）無料で使用可 |
| 他の利用者との交流 | オンラインイベント・コミュニティに参加可能 |
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