サーブコープブログ知識・ノウハウレンタルオフィスとは? メリットデメリットや費用、バーチャルオフィスとの違いとは?

レンタルオフィスとは? メリットデメリットや費用、バーチャルオフィスとの違いとは?

レンタルオフィスという言葉を聞いたことがあっても、その意味を正しく理解している人は少ないのではないでしょうか?

レンタルオフィスは最近よく耳にする「シェアオフィス」の1つ。初期費用が抑えられるため、開業したばかりのスタートアップや個人事業主に人気です。本記事では、レンタルオフィスの機能や料金などの特徴とともにメリットとデメリットも解説します。

レンタルオフィスとは?

レンタルオフィスの定義

レンタルオフィスを直訳すると「貸し事務所」ですが、一般的な賃貸オフィスとは特徴が大きく異なります。

賃貸オフィスの場合、オーナーと賃貸借契約を交わし、賃料を支払うことで、そのスペースを単独で利用することができますが、レンタルオフィスは複数の利用者に提供されている専有スペースの1つを契約して利用します。一般的に提供されているのは、次のようなサービスです。

  • 専有の執務スペース(オフィス)
  • デスクや椅子などのオフィス家具が備え付けられている
  • Wi-Fiや専用線などのインターネットインフラ完備
  • 貸会議室、コピー機、スキャナー、キッチン、ラウンジなどの共有ファシリティ

オフィスを立ち上げる際、こうした設備を一から準備すると費用はもちろん時間も労力もかかります。ビジネスのための場所のみならず、付随するサービスや設備が備わっているのがレンタルオフィスの最大の魅力と言っていいでしょう。

また、有人の受付・レセプション、電話代行サービスや秘書サービスなどの人的サポートを提供しているレンタルオフィス事業者もあります(このような高付加価値型のレンタルオフィスを「サービスオフィス」と呼ぶ場合もあります)。

バーチャルオフィスとの違いは?

バーチャルオフィスとは、物理的な場所ではなく、住所だけを借りるのが基本のサービス。法人登記や荷物の受取・転送などはできますが、専有の個室スペースはありません。

ただし、共有の会議室やコワーキングスペースなどをオプションサービスなどで利用できる場合もあるため、例えば外回りが多い個室を必要としない業種は、バーチャルオフィスで十分というケースもあるでしょう。

コワーキングスペースとも違う?

フリーアドレスのスペースを複数の利用者でシェアする形態をコワーキングスペースといいます。中にはフリーアドレスではなく固定デスクをオプションで利用できるケースや、時間制で会議室や個室を利用できるケースもあります。

こうしたコワーキングスペースは一時間あたり数百円のドロップイン利用や、数万円の月額料金という利用料の低さが魅力です。

レンタルオフィスがおすすめの3ケース

それでは、どのような働き方や業種の場合にレンタルオフィスがマッチするのでしょうか? 3つのケースを見ていきましょう。

① 1人で起業した方や個人事業主

基本的に1人で完結する仕事の場合はレンタルオフィスがぴったりです。自宅で仕事をすると、住所を公開する際にプライバシーや信用力の面で不安がありますが、レンタルオフィスの住所を利用すれば安心。顧客や取引先からの信用も高まります。

また、1人で仕事をしている場合、電話対応や郵便物・荷物の受け取りなどの雑務も通常はすべて自分で行うことになりますが、レンタルオフィスの秘書サービスなどを利用して、業務を効率化し、自分は本業の仕事に集中することもできるでしょう。

② スタートアップやベンチャー企業

社員数や業務内容などに応じて、オフィスに求める機能は変化します。急速な成長の可能性をもつスタートアップやベンチャー企業の場合、個室サイズを変更したり、オプションサービスを追加して業務を一部委託したりと、柔軟な使い方ができるのも魅力。1カ月単位で契約できるレンタルオフィスも多く、低リスクなのも強みです。

取引先からの信用力を高める意味でも、オフィスの立地は重要です。起業したばかりでも、都心の一等地にあるレンタルオフィスを利用すれば名刺の見栄えもよく、また会合や面会時にもいい印象を与えることができます。

③ 企業の支店や営業所として

レンタルオフィスは支店・営業所としても活用できます。例えば地方展開を考えているときに、アクセスがよく通信環境の整った地方拠点があれば、商談や現地スタッフの採用などが円滑に進みそうです。海外進出の足掛かりとして、グローバルに展開するレンタルオフィス事業者の海外拠点を使われるケースも見られます。また、一般的な賃貸オフィスを利用する場合と比べて、立ち上げまでの時間を大幅に短縮できることもメリットといえるでしょう。

おすすめの業種は?

レンタルオフィスに合う業種としてまずあげられるのが、信用力を問われる士業です。弁護士や行政書士などが顧客を開拓するうえで、オフィスの所在地は信用度に直結します。個室スペースのあるレンタルオフィスは「事業所」として認められるため、開業の際も問題ありません。

このほか、業務内容の側面からレンタルオフィスが適した業種もあります。コンサルタント業や派遣業、IT関連の企業など、パソコンとインターネット環境があれば業務を遂行できる業態にレンタルオフィスは向いて適しています。また、外資系企業が、日本への事業進出に際し、レンタルオフィスからスタートするケースもよく見られます。

レンタルオフィスの10のメリット

メリット① オフィス開設のコストが抑えられる

オフィスを開設するには、多額の初期コストがかかります。賃貸オフィスの場合は月額の賃料に加え、入居時に支払う敷金や礼金、保証金などの負担が少なくありません。一般的な賃貸事務所の場合、賃料6~12カ月分の賃料を保証金として支払う場合が多いため、それだけで数百万円単位の支出になってしまいます。

一方、レンタルオフィスでも入居時に保証金を求められることがありますが、賃料1~3カ月分程度で、ベースとなる賃料自体が低いことから初期コストを低く抑えることができます。また、保証金の要らないレンタルオフィスや、フリーレントなどのキャンペーンを行っているところもあります。

さらに、レンタルオフィスには、デスクやチェア、収納など、業務に必要な環境が最初から整っていることもメリットです。賃貸オフィスの場合は、間取りに合う家具などを探す必要がありますが、レンタルオフィスではそうした手間もかかりません。レンタルオフィスでは入居後にすぐに業務を開始できることも、イニシャルコストの節約につながります。

メリット② オフィス家具やITインフラが整っている

いまやインターネット環境は業務に不可欠です。せっかくオフィスを借りてもITインフラが整っていなければ仕事を始められないでしょう。その点、レンタルオフィスには最初からITインフラが整っており、Wi-Fiやプリンターなどを入居してすぐに利用することができます。申し込みや工事の立ち会いなどの手間もかかりません。

メリット③ 月々のランニングコストを抑えられる

レンタルオフィスの賃料には、一般的な賃貸オフィスでかかる水道光熱費や管理費、設備のメンテナンス費が含まれていることが多く、こうした費用を負担する必要がありません。またOA機器が故障したり、インターネットの回線が不調になったりしても、トラブルシューティングからすべて任せられるのも、精神的な負担減にもつながります。

メリット④ 受付や秘書サービスが利用できる

一般的なオフィスには、取引先などからの連絡や来客対応のための窓口機能がある企業がほとんどでしょう。営業につながる重要な電話が入ることもあるため、社員1人は必ず残り留守中の電話に対応する必要があります。

レンタルオフィスの場合はどうでしょうか。レンタルオフィスの受付は有人と無人の場合があり、また電話代行や秘書サービスがあるケースとないケースなど、サービス内容はさまざまです。なかには受付スタッフが常駐し、来客の対応をしたり、電話代行をしたりするレセプションのサービスがあるほか、秘書サービスが付いてくるレンタルオフィスもあるので、事前のリサーチをおすすめします。

また秘書サービスに力を入れている事業者の場合、雑務から経理、総務といったサービスまで依頼できるため、そうしたスタッフを別途雇用しなくてもいいのも経営上の強みになります。

メリット⑤ 会社登記ができる

法人を設立すると、その所在地を法務局で登記する必要があります。ここで注意したいのが、自宅を会社の住所にするケースです。登記情報は公開されるためプライバシーの問題があり、また、大家やマンションの管理組合から自宅での登記が認められない可能性もあります。

レンタルオフィスでは、住所利用を主要なサービスとしており、法人登記も問題なく行えるところが大半ですが、事業者によっては、登記をオプション扱いにしている場合や、登記を許可していない場合もあるので、事前に問い合わせて確認しましょう。

メリット⑥ 個室タイプでプライバシーを守れる

顧客の秘匿情報に触れるミーティングを行ったり、社外秘でプロジェクトを進めたりする際、カフェやオープンスペースを使うわけにはいきません。とはいえ、その都度プライバシーを保てる場所を探し、日時を調整するのは大変です。

前述のとおり、レンタルオフィスには専用の個室スペースがあるため仕事に集中できるのはもちろん、プライバシーを守りながら関係者だけで情報共有を行うことができます。また、個室であれば、部屋自体を施錠すればセキュリティが守られるため、デスク上を作業途中のままにして退出しても安心です。

メリット⑦ 他社の事業者と交流ができる

自宅や賃貸オフィスにはないレンタルオフィスの魅力が、コミュニティ機能です。複数の事業者が利用するレンタルオフィスでは、交流会やパーティーなどのイベントが開催されることがあります。こうした機会を利用することで、ビジネスの拡大やアライアンスにつながるかもしれません。

メリット⑧ 信頼できるITセキュリティ

自宅やカフェで仕事をしていると通信環境のセキュリティが気になります。万が一、取引先に損害を与えるような情報漏えいがあると、その後のビジネスに影響をおよぼすことが必至です。

とはいえ、自分でセキュリティ対策を行うのは簡単ではありませんし、セキュリティ担当者を雇用するにも人件費がかかります。高セキュリティを提供するレンタルオフィスは多く、中にはIT担当が常駐している場合もあります。

メリット⑨ 一流のビジネス住所が手に入る

名刺やホームページで住所を公開する機会は多く、信用を高めるうえで会社の住所は重要です。都心のビジネス一等地の住所と郊外の住宅地の住所では、顧客や取引先からの印象が変わることは明らかです。

通常、こうした一等地の住所でオフィスを賃貸するには高額なコストがかかります。また少人数に向いたコンパクトなオフィスを探すのが困難な場合もあります。しかし、レンタルオフィスを利用すれば、ビジネス一等地でも1人からオフィスを構えることが可能です。

メリット⑩人員増減にあわせて部屋を変更できる

レンタルオフィスの多くは、1名用から数十名用まで複数のサイズの個室が用意されています。事業展開によって従業員が増えた場合、住所を変えずに事業を継続できるのは、レンタルオフィスの大きなメリットです。

年間契約の賃貸オフィスの場合、次の更新まで待ち、新たにオフィスを探す必要に迫られます。住所変更の手続きは煩雑で、登記変更料などのコストもかかるため、事業拡大を見据えるなら、レンタルオフィスの利用が合理的ではないでしょうか。

レンタルオフィスのデメリット

デメリット①内装を自由に改装できない場合がある

ビジネスに合わせてオフィスをアレンジしたい場合、レンタルオフィスでは難しいでしょう。あらかじめオフィス環境が整っているため、内装工事や間取りの変更などを行うことができないからです。

例えば大掛かりな専用器具を搬入したい場合や、自社のキャラクターに合った特徴的な内装を施したい場合などは、そうした事情に合った賃貸オフィスを探す必要があるでしょう。

ただ中には内装を変えられるレンタルオフィスもあるので、事前に問い合わせてみてください。

デメリット② 費用負担が予想を超える場合がある

レンタルオフィスの利用料はサービスの内容によって変動します。毎月の賃料自体が低額でも、会議室利用や秘書サービスなどのオプションを追加していけば高額に。予想外の費用になることもありえます。

このような事態を避けるには、レンタルオフィスを利用する際は、どのようなサービスを利用する、あるいは将来的に利用したいのかを明確にし、費用を見積もっておく必要があります。

デメリット③ 個室以外は共有スペースを利用

レンタルオフィスは専用の個室スペースを利用できますが、定員が定められています。定員を超える人数で会議や来客対応などを行うときには、会議室などの共有スペースを利用することになります。

共有スペースは、レンタルオフィスを利用する人による予約制になっているのが一般的なため、希望する時間帯に利用できないことも考えられます。レンタルオフィスを選ぶときは、十分な共有スペースがあるのかも確認しておきましょう。

サーブコープのレンタルオフィスサービスの特徴

今回はレンタルオフィスの特徴について、賃貸オフィスなどと比較してご紹介しました。専用の個室スペースを確保し、さらに電話対応や荷物の転送、会議室利用などのサービスも柔軟に利用できるのは、レンタルオフィスならではのメリットです。

サーブコープは、日本でいち早くレンタルオフィスを展開。全世界で150拠点以上、国内は東京・横浜・大阪・名古屋・福岡の27カ所に拠点を置いており、いずれもビジネス一等地にあるハイグレードなオフィスビルに入っています。他にもサーブコープが強みとするサービスが多数。その一部をご紹介します。

  • 最短1カ月からの契約がOK
  • 1〜10人まで利用可能な個室を完備
  • 20人以上の個室もアレンジ可能
  • オフィスの内装を変更できる
  • 会議室とハイグレードな役員会議室あり
  • 最高水準の高級家具やコーヒー・紅茶のドリンクが充実
  • 高速で安全なインターネット、セキュアWi-Fiも
  • 専任レセプショニストによる電話対応
  • バイリンガル秘書によるビジネスサポート
  • ネットワーキングイベントやオンラインコミュニティへ参加可能
  • スマホで固定電話の受発信が可能な「Onefone」アプリ
  • 自前の家具やコピー機の持ち込みOK

サーブコープのレンタルオフィスの契約は最短1カ月から。低リスクでスタートできるうえ、さまざまなニーズに合わせたオプションサービスも多数ご利用いただけます。興味のある方はお気軽にお問い合わせください。

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