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サテライトオフィスとは? 企業の導入事例やメリット・デメリットを解説します

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働き方改革の推進や人材獲得のための手段として「サテライトオフィス」に注目が集まっています。総務省「おためしサテライトオフィス」プロジェクトなど、国をあげて推進されているテレワークの導入形態の一種「サテライトオフィス」について、経営者や人事総務担当者の方向けの基礎知識をお届けします。

記事後半では、導入にあたってのメリットとデメリット、実際にサテライトオフィスを導入した企業の事例の他、助成金や補助金制度まで解説します。サテライトオフィスの導入検討にぜひご参照ください。

サテライトオフィスとは

サテライトオフィスとは、拠点としているオフィスと別の場所に構えるワーキングスペースのことです。拠点のオフィス周辺、または遠隔地に「衛星」のように設置することから、「サテライト(衛星)オフィス」と名付けられました。いわゆる「支社・支店」とは異なる目的で置かれることから「第3のオフィス」とも呼ばれています。

サテライトオフィスと「支社」「支店」「営業所」との異なる目的とは、その場所である必要性です。支社や支店の目的が「設置した地域での顧客対応があり、その地域の事業活動の活性化を目指す」ことに対し、サテライトオフィスは「社員が働きやすい環境を作る」ことが目的になります。前者は事業のスタイルとして、後者は働き方のスタイルとして場所が選定されるという違いがあります。

サテライトオフィスの種類は? 代表的な3つのタイプ

サテライトオフィスパターン

サテライトオフィスとはどんなものかを具体的にイメージするために、代表的なパターンを3種類に分けて解説します。

都市型

都市部に本拠地となるオフィスがあり、同様の都市部にサテライトオフィスを設けるタイプです。例えば、東京駅に本社がある場合、渋谷や新宿、台場など、同じ都市圏の別の場所にサテライトオフィスがあれば、通勤や営業にかかる移動時間の短縮が可能です。社員は利用しやすいオフィスに出社したり、出先から近いオフィスに戻って業務を行ったりすることで、交通費や残業代などのコスト削減が見込めます。

郊外型

大都市周辺の住宅街、いわゆるベッドタウンにサテライトオフィスを設置するタイプです。郊外から通勤する社員の通勤の負担を軽くすることで、育児や介護と仕事の両立がスムーズになったり、自由な時間が増えたりすることで、ワークライフバランスの実現につながります。

③ 地方型

テレワークの拡大にともない、都心部で働くことにこだわる必要がなくなり、住環境のよい地方に移住する人も増えています。「地方型」は大都市に本社機能があり、地方にサテライトオフィスを設けるタイプです。地域活性化に寄与するとして、積極的に誘致を行う自治体もあり、国(厚生労働省)も支援しています。

なぜサテライトオフィスが注目されているのか?

サテライトオフィスはもともと「地域での新しい働き方や仕事を生み出す取り組み」の一環として、2018年3月に総務省が推進要綱を制定した施策です。働き方改革の要請ともマッチし、推進されてきましたが、新型コロナウイルス流行をきっかけに、従来型の目的だけではなく業務上の課題を解決するためサテライトオフィス導入を検討する企業が増えています。

新型コロナウイルス流行初期には、企業規模を問わず在宅型リモートワーク導入を一気にすすめることになったため、下記のようなさまざまな課題が表出しました。
自宅でのリモートワークを取り入れたケースでは、社員によって通信環境や業務環境に差が出て業務に支障をきたす可能性があること、セキュリティを担保するのが難しいこと、在宅リモートワークに関連して発生する費用負担が見えにくいことなどです。

これらの課題を解決しつつ、社員の居場所を分散させ、通勤時間を短くすることで新型コロナウイルス感染リスクを減らせるという利点が、サテライトオフィスに注目が集まるきっかけとなりました。

参照:総務省「お試しサテライトオフィス推進要綱」

サテライトオフィスのメリットとデメリット

会社と社員双方にメリットがあるサテライトオフィスですが、デメリットとしてあげられる点もあります。

6つのメリット

① 生産性の向上と労働力の確保が見込める

自然豊かな場所にサテライトオフィスを設置すれば社員のリフレッシュに、また大都市ではない郊外に設置した場合は通勤の負担が軽減され、社員のストレス緩和につながります。ワークライフバランスが整うことで社員の生産性の向上も期待できるでしょう。業務に集中できる時間が増え、結果的に企業の収益性向上にもつながります。また、働きやすい環境を提供することで、優秀な人材の確保や、離職率抑制も期待できます。

② 人材の確保や地方創生につながる

求人応募する上で、勤務地が自分の希望にそうことを重視する方は少なくありません。サテライトオフィスが地方に分散して設けられていることで、各地域での優秀な人材を発掘できる機会が増えます。また、その地域の活性化にも貢献でき、CSR※の取り組みとしてもつながります。

③ 支社や支店と比べて開設コストが抑えられる

サテライトオフィスは、支社や支店と比べて低コストで新規開設できます。パッケージ化されたレンタルオフィスと契約を結べば、オフィス家具の購入費やリース代は不要です。また、賃貸オフィスよりも最低限契約に必要なスペースも小さいため、賃料も安価です。契約期間も事業者によっては1カ月からと、短期の実験的な利用も可能です。

④ 交通費や残業代を削減できる

サテライトオフィスを設置すれば、社員の自宅から遠い本社までかかっていた通勤交通費が削減できるメリットも。さらに、営業職など外勤時の移動距離を短縮することで移動に費やしていた時間が減り、残業時間と残業代の削減も見込めます。

⑤ 社員の離職を抑制できる

育児や介護などのやむを得ない事情で時短や離職を選ぶ社員に対して、サテライトオフィスがあることで、長い通勤時間という問題を解決できるという提案は有効です。こうした働き方の多様化、プライベートも重視する姿勢は、離職の抑制につながります。

⑥ BCP(事業継続計画)の対策になる

サテライトオフィスは、地震や台風などの自然災害や新型コロナウイルスなどの感染症拡大といった緊急時に、会社機能を停止させないためのBCP(事業継続計画)対策にもなります。上記であげた効率化や経費削減といった目的以外に、災害時のバックアップオフィスを想定してサテライトオフィスを導入する企業も増えています。

5つのデメリット

ミーティング

① セキュリティの問題が生じる

シェアオフィスを利用したサテライトオフィスでは、他企業の利用者も共同でスペースを利用するため、セキュリティ上のリスクは比較的高くなります。作業中PCを立ち上げたまま離席するなど、自社オフィスでは大きな問題にならない行為にも注意が必要です。Wi-Fiなどのインターネット環境についてはセキュリティ対策を確認し、遮音性の高いテレフォンブース・防音性の高いテレフォンブースなどが設置されたシェアオフィスを選択しましょう。

② 情報漏洩のリスクが高まる

サテライトオフィスの場合、社員がそれぞれPCやモバイル端末を持ち出し・管理することになるため、置き忘れや資料の紛失などにより情報漏洩のリスクが高くなります。万が一の時に、データが流失するようなことがないよう、セキュリティツールの導入も検討しましょう。

③ 社員間のコミュニケーション不足がおきる

拠点を分散させることは、社員が直接顔をあわせない機会が増えることにつながり、コミュニケーション不足をおこす可能性があります。Web会議の機会を増やしたり、チャットによる連絡の頻度を上げたりなど、分散化によるデメリットを補うための工夫が必要です。

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④ 社員の管理や評価が難しい

「日常の仕事ぶりを実際に目で見て把握し、評価に反映する」という評価手法をとる評価者は少なくありません。評価者と部下の距離が物理的に離れることで、成果物や数字的な結果だけを基準にするなど、評価制度そのものを変更する必要が生じます。成果主義の運用リスクもあわせて検討しましょう。

⑤ ランニングコストがかかる

支社や支店を設置するよりもコストは低いものの、サテライトオフィスを維持するための経費は必要です。社員の働き方をより豊かなものにすることで得られるメリットとランニングコストのバランスを見極めて開設を検討しましょう。レンタルオフィスを活用する場合、最低契約期間が短いものを選べば見直しも簡単なので、期限を決めて試験導入する形がおすすめです。

サテライトオフィスの導入事例

サテライトオフィスのメリットを活かし、実際に導入をすすめた企業の事例を都市型、郊外型、地方型それぞれ3つのパターン別にピックアップしました。いずれも、自社の社員のニーズとのマッチ度がサテライトオフィスの成功の鍵となります。

都市型の事例

【case1:株式会社日立ソリューションズ ※1】
ワークスタイル改革に2014年から取り組む株式会社日立ソリューションズがサテライトオフィスを都内に整備したのは2016年のこと。以降、都内70か所もの都市型サテライトオフィスを整備しています。さらに全国250か所以上にも広がりをみせ、2022年にはほぼ全従業員に対してリモートワークを日常的に実施できる制度を導入しています。

【case2:株式会社リコー ※2】
新型コロナ感染症拡大防止策として在宅勤務を最大限活用した株式会社リコーでは、対面でのコミュニケーションの価値や重要性を改めて見直しています。サテライトオフィスの利用に関して、対象者の制限をなくし、全グループ社員が活用できるようにするなど、オフィスの価値向上の参考にもなる事例です。

郊外型の事例

【case3:株式会社ISパートナーズ ※3】
株式会社ISパートナーズは、希望する働き方やライフスタイルに合わせ<東京本社・サテライトオフィス・在宅>から、働く場所を自由に選択できる制度を導入しました。若い共働き世帯を積極的に誘致し、子育て環境が充実した千葉県流山市にサテライトオフィスを開設し、職住近接の働き方を後押しています。東京本社と比較して五分の一に抑えたオフィスコストで、通勤交通費が65%減少する効果を生みました。

【case4:株式会社イージフ※4】
東京都に本社を置く株式会社イージフは、設立当初からテレワークを採用していますが、「家だと子どもがいて集中できない。かといってオフィスへの通勤時間はもったいない」といった声を受け、自宅近くのコワーキングスペースをサテライトオフィスとして利用することを認めています。また、それにともない、コワーキングスペースの利用料補助制度を社内規定に加えました。

地方型の事例

【case5:株式会社アイエンター ※5】
東京都に本社を置く株式会社アイエンターは、北海道北見市にサテライトオフィスを設置しました。同社のサテライトオフィスは、生活と仕事を1か所で行える職住一体型で、通勤時間ゼロや休憩時間の充実化、家族との時間の増加などを実現しています。従業員の満足度が高かっただけでなく帯同した家族からも高評価を得ました。

【case6:株式会社エムエフ ※6】
スタッフの居住地に近い地方にサテライトオフィスを構えた事例もあります。株式会社エムエフでは、新規に雇用したスタッフに「通勤ロスの少ない形で効率よく快適に働いてほしい」とスタッフの居住地である静岡県に拠点を設けました。東京本社と行き来しやすい交通利便性の高さがあり、オンラインだけではなく対面の交流頻度が保てること、さらにサテライトオフィス進出を支援する補助金が自治体にあったことも決め手となりました。

サテライトオフィスの導入手順

サテライトオフィスの導入を決定後、実際にサテライトオフィスの運用を開始するまでの手順を確認しましょう。

①目的を決定

サテライトオフィス選定で最も重要なことはその目的です。既存社員の満足度向上、新規採用人材の発掘、事業活動の効率化、新規事業開発のためのコミュニティづくりなど、目的は明確にしましょう。その目的によって、サテライトオフィスを設置する場所の候補が変わってきます。

②設置場所を検討

目的が決まったら、サテライトオフィスをどの都道府県のどの町に設置するかを検討します。目的が決まっている時点で設置場所が決まっている場合もありますが、場所はサテライトオフィスの運用を左右する重要なポイントです。

③導入コストを検討

レンタルオフィスや地方公共団体が提供するオフィスの他にも、全て自前で用意する小規模な賃貸オフィスや占有スペースをもたないコワーキングスペースの人数分契約など、そのスタイルによって導入コストには幅があります。必要な機能や立地などの条件をそろえて導入コストを比較する必要があります。

④セキュリティ対策を確認

レンタルオフィスやコワーキングスペースを利用する場合、その運営会社によってセキュリティレベルは大きく異なります。インターネット回線のセキュリティレベルだけでなく、外部の来訪者スペースと契約者の執務スペースの導線の区分、夜間の出入口や共有スペースの監視カメラ、受付スタッフのセキュリティ研修の有無などは確認しておきましょう。

⑤管理や評価などのルール策定

サテライトオフィス導入時には、ハード面だけでなく運用のソフト面も準備が必要です。最もルール作りが求められるのは、勤怠管理と人事評価方法の2点です。勤怠管理は専用の利用管理ツールなどを活用して比較的簡単にルール作りができますが、人事評価方法はサテライトオフィスに上司が常駐しない場合、これまでと違った評価基準を設定しなければなりません。

サテライトオフィスの導入に活用できる助成金や補助金制度

サテライトオフィスの導入時には、国の相談窓口や助成金・補助金制度を活用しましょう。サテライトオフィスの導入に利用できる制度には以下のようなものがあります。働き方改革や地方創生に関する支援は国が今後も注力する施策です。

テレワーク・ワンストップ・サポート事業

テレワーク・ワンストップ・サポート事業は、厚生労働省・総務省が共同でテレワークを導入しようとする企業等に労務管理やICT活用をワンストップで相談できる窓口です。ノウハウを有する専門家である「テレワークマネージャー」によるサポートが、3回まで無料で受けられます。テレワーク導入時の就業規則や労務管理から、必要なシステムやICT機器に関する相談までサポートがあり、サテライトオフィスを活用したテレワークの事例も対応可能です。

参考:厚生労働省・総務省|テレワーク・ワンストップ・サポート事業のご案内

地域雇用開発助成金(地域雇用開発コース)

地方型サテライトオフィス開設を計画する場合、活用できる可能性があるのが地域雇用開発助成金です。国が指定する「地域活性化を要する地域」に新たに事業所の設置・整備をし、その地域の求職者を雇用した場合、設置・整備費用と労働者の増加人数に応じて1年ごとに最大3回の助成金が支給されます。

参考:厚生労働省 | 地域雇用開発助成金(地域雇用開発コース)

人材確保等支援助成金(テレワークコース)

テレワーク導入に際して必要となる機器の費用に対して対象経費の30%(上限100万円)の助成金に加え、評価期間後の離職率がテレワーク制度の計画前の離職率以下であればさらに目標達成助成が給付されます。機器の購入費用だけでなく、リモートアクセスサービスやクラウドPBXサービス、web会議コミュニケーションサービスの費用などのランニングコストも対象になります。

参考:厚生労働省|人材確保等支援助成金(テレワークコース)

サテライトオフィスは国内28拠点あるサーブコープで

サーブコープは国内28拠点(本記事公開時)、世界150拠点でレンタルオフィスを展開。どの拠点も駅から近いため、「都市型」のサテライトオフィスに最適です。例えば、いつでも好きな時に立ち寄れるオフィスが都内に複数あれば、外出の多い営業担当者には利便性が高く、時間のロスを解消できます。自然災害の交通機関麻痺やワークライフバランス向上のためにオフィスの分散化を検討している企業にも好評です。

雑務から通訳・翻訳まで依頼できるバイリンガル秘書やレセプショニストなど、サーブコープはサポートが充実。セキュリティも万全で24時間365日体制のITサポートをご利用いただけます。Wi-Fiも高速かつ安全。その他、エグゼクティブグレードのオフィス家具も自慢で、最高級のコーヒーや紅茶なども好きなだけ楽しんでいただけます。

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また契約は1カ月からでOK。状況に応じて、柔軟にサテライトオフィスの規模を変更でき、国内にある他の拠点に事業を移転・拡大する場合も手間や時間がかかりません。サーブコープのレンタルオフィスがあるのは、東京・横浜・大阪・名古屋・福岡の5都市28拠点。
全てビジネス一等地にあるため、利便性は抜群です。サテライトオフィスの設置をご検討中の方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

 

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※「CSR」は、「corporate social responsibility」の頭文字をとったもので、「企業の社会的責任」と訳されます。企業は利益を追求するだけでなく、さまざまなステークホルダー(利害関係者)に対して責任を負うべき、という考え方です。環境への配慮やボランティア活動、地域貢献など、社会課題に取り組む様々な活動がCSR活動に含まれます。

[参照]
※1 株式会社日立ソリューションズ|会社の成長と従業員の幸せ
※2 株式会社リコー|お知らせ
※3 テレワーク情報サイト|株式会社ISパートナーズ
※4 テレワーク情報サイト|株式会社イージフ
※5 PRTIMES|株式会社アイエンター
※6 サテライトオフィスしずおか|事例紹介 株式会社エムエフ

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