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コワーキングスペースとは?シェアオフィスとの違い、利用メリット、設備や選び方までわかりやすく解説

リモートワークを実施する企業が増えています。国土交通省による「令和3年度テレワーク人口実態調査」によると、リモートワーカーの割合は、前年より4%増加し全国で27.0%に。特に首都圏では大幅上昇で42.3%となりました。約84%が新型コロナウイルス感染収束後も継続意向を示しており、リモートワークは新しい働き方として定着しつつあります。リモートワークの普及に伴い、働く場所としてコワーキングスペースへの注目が高まっています。本記事では、コワーキングスペースの意味からシェアオフィスとの違い、利用メリット、設備や選び方までわかりやすく解説します。

コワーキングスペースとは

働き方の変化により、コワーキングスペースの利用者が増えています。似た意味を持つシェアオフィスやレンタルオフィス、サテライトオフィスとの違いがよくわからない方も多いのではないでしょうか。まずはそれぞれの特徴や違いを解説します。

コワーキングスペースとは

コワーキングスペースとは、専用の個室スペースではなく、共有型のオープンスペースで仕事ができる施設です。「共同で仕事をする場所」という意味があり、Wi-Fi環境、デスクやチェア、プリンター、コピー機などが共用でき、リモートワークしやすい環境が整っています。また、さまざまな業種が集まるため異業種交流の場としても活用されています。

シェアオフィス、レンタルオフィス、サテライトオフィスとの違い

・シェアオフィスとの違い

シェアオフィスとはオフィススペースをシェア(共有)するオフィス形態のことです。つまり、コワーキングスペースとレンタルオフィスはいずれもシェアオフィスの一種になります。個室または共有スペース内の空いているデスクスペースを複数の企業または個人で共有するのが特徴です。

・レンタルオフィスとの違い

レンタルオフィスとは個室をレンタルできるオフィススペースのことです。コワーキングスペースとの違いは、専用の個室スペースがあり、デスクやチェアなどのオフィス家具も専用のものが持てること。インターネット回線やコピー機・FAX、会議室などは共用で使用します。ただし、コワーキングスペースでも時間貸しで専用の個室がレンタルできる施設もあります。

・サテライトオフィス(分室)との違い

サテライトオフィス(分室)とは、アクセスや災害対策などの観点から企業が本社とは別の場所に設置するオフィスのことです。コワーキングスペースは共有型のオープンスペースなのに対し、サテライトオフィスは特定の企業のオフィスである点が異なります。ただし、最近では企業によってコワーキングスペースやレンタルオフィスをサテライトオフィスとして利用している場合もあります。

コワーキングスペースのメリット

コワーキングスペースは、メリットの多さから利用者が増え、施設数も年々増加しています。大都市政策研究機構の調査「日本のコワーキングスペースの拡大」によると、全国の施設数は2019年6月の799施設から2021年2月で1379施設へと、およそ1年半で1.73倍もの増加をみせています。コワーキングスペースには、どのようなメリットがあるのか、代表的な例をみてみましょう。

1.セキュリティ

カフェなどの飲食店でもリモートワークは可能ですが、誰でも出入りできるためセキュリティの不安があります。コワーキングスペースなら入退室の管理システム、専用の電話ブース、鍵付きのキャビネットなどを備え、セキュリティ対策を行っている施設もあります。セキュリティ面は必ずチェックしておきましょう。

2.集中しやすい

リモートワークできる場所は多数ありますが、自宅には家族や同居者が、カフェやカラオケボックスなどの施設には他の利用客がいるため、周囲の声や音が気になり、集中しにくい面があります。コワーキングスペースは、ビジネス目的の利用者が大半のため、仕事に集中しやすい環境が整っています。

3.設備が整っている

国土交通省の「令和3年度 リモートワーク人口実態調査」によると、リモートワークの実施場所として自宅を選択しなかった人の理由は、「仕事環境(執務部屋、机・椅子、インターネット環境等)が良くないから」が45%と最も多い結果となっていました。コワーキングスペースは、デスクやチェア、インターネット環境、コピー機やプリンターなど、ビジネスに必要な設備が整っています。

4.低コスト

自宅のインターネット環境を改善したり、ビジネスに使えるコピー機やプリンターなどを用意したりするには、多くのコストがかかります。自分専用のオフィスを持つ場合は、家賃や保証金、オフィス家具、光熱費、高速で安全なWi-Fi環境、セキュリティ対策など、さらなるコストが必要です。コワーキングスペースは、これらの設備が利用料に含まれるため、低コストでリモートワークできる環境を整えることができます。

5.ビジネスのつながりが作れる

コワーキングスペースの利用でビジネスのつながりが広がる可能性があります。交流会やセミナーなど、出会いのきっかけとなるイベントを開催している施設が多く、ビジネス交流の場として積極的に利用されています。作業するだけでなく、人脈を広めることができるのが、コワーキングスペースならではのメリットです。

コワーキングスペースのデメリット

コワーキングスペースにはさまざまなメリットがありますが、デメリットもあります。利用する際は、以下の点に留意して施設を選びましょう。

1.席の確保

コワーキングスペースは、好きな席を選んで利用するフリーアドレス制が基本です。決まった席がないため、利用したくても席が確保できない場合があります。ただし施設によっては、月額会員には固定席が提供される、専用の固定席を確保できるオプショナルサービスがある場合もあります。契約プランをよく確認しましょう。

2.周囲の音や話し声

コワーキングスペースは、ビジネス交流の場でもあるため、周囲の話し声や音が聞こえるのが一般的です。作業に集中したいときは、防音対策が必要な場合もあります。施設によっては個室を利用できる場合もありますので、仕事内容によってワークスペースを使い分けるのが効果的な利用方法です。

3.情報漏洩対策

コワーキングスペースでは、施設内の共有Wi-Fiを利用するのが一般的です。また、電話やWeb会議の会話が周囲に聞こえる場合もあるため、情報漏洩のリスクがあります。独立した回線の有無など、安全なインターネット環境が整った施設を利用するようにし、重要な商談のときは個室や電話ブースを利用するなど、情漏洩対策は必須です。

4.サービスによって設備や機能にばらつきがある

コワーキングスペースは、施設によって設備や機能にばらつきがあります。上記のデメリットが発生しやすい施設もあるため、サービスや契約プランの内容をよく確認してから利用することが重要です。

コワーキングスペースの設備と機能

ここではコワーキングスペースが備える設備と機能を紹介します。設備や機能には、ほとんどの施設に共通しているものと、事業者や施設によって異なるものがあります。

ワークスペース

仕事ができるスペースは、どの施設にも設置されています。ただし、大きく分けると2つのタイプがあります。1つは「フリーアドレス」、空いている席を自由に使うタイプです。もう1つは「個室」、自分専用の固定席が持てるタイプです。どちらか一方しかない施設と、両方ある施設があります。

◆インターネット環境

ほとんどのコワーキングスペースには、無料の共有Wi-Fiが設置されています。施設によって異なるのは回線速度とセキュリティ面です。ビジネス用の回線を複数引いている施設もあれば、家庭用の回線を引いている施設もあり、利用者が多いほど快適度には違いがあります。また、セキュリティの低いWi-Fiの場合、パソコンに侵入される「不正アクセス」やウイルスの感染といったリスクがあります。

◆フリードリンク

ほとんどのコワーキングスペースには、フリードリンクのサービスがあります。カフェで長時間リモートワークをする場合、何度もドリンクを注文したり、店を転々としたりする必要がありますが、コワーキングスペースなら利用料に含まれているのが基本です。長時間滞在しながら、自由にドリンクを楽しむことができます。

◆会議室

会議室の有無は施設によります。また、広いセミナールームが設置されている施設もあれば、ワークスペースをセミナー用スペースに転用する施設もあります。会議室の数や広さ、稼働率も施設によってさまざまです。稼働率が高いと重要な会議で使いたくても予約が埋まっていて使えないケースが出てきます。

◆電話スペース

コワーキングスペースは、多くの人が利用するオープンスペースです。そのため、電話をする際は話し声に気を付けるのがマナー。周囲に会話の内容を聞かれる可能性もあるため、セキュリティ面から電話専用ブースが設置されている施設もあります。

◆バーチャルオフィス

コワーキングスペースには、法人や個人事業主に住所をレンタルするバーチャルオフィスサービスを提供している施設があります。会社設立の際に悩ましいのが、登記住所です。登記情報は公開されるため、自宅で登記すると自宅住所がインターネットなどに公開されてしまいます。バーチャルオフィスならコワーキングスペースの住所を登記できるため、プライバシーを守れます。

◆複数のオフィス拠点

コワーキングスペースの運営会社によっては複数の拠点を展開しており、契約拠点以外のオフィスを利用できる場合もあります。自宅に近い拠点をメインで利用しつつ、会議やミーティング、出張時は別の拠点を使う、他の都市の拠点でワーケーションを行うなど、幅広い活用が可能です。

◆私書箱

私書箱とは、郵便物や宅配便を受け取り、保管・転送してくれるサービスです。コワーキングスペースには、私書箱サービスを用意している施設もあります。

◆電話秘書

コワーキングスペースには、オプションで電話秘書代行サービスを提供している施設もあります。固定電話番号の発行と専属の受付担当のプロフェッショナルな電話応対サービスを利用でき、自社の信用度アップにつながります。

◆ビジネス交流会

コワーキングスペースには、ビジネス交流会を実施している施設が多くあります。また、施設側が交流会を企画していない場合でも、コワーキングスペースではさまざまな業種の人々と知り合うチャンスがあります。そうした出会いから新しいビジネスに発展するケースも増えています。

◆ラウンジやバー

ラウンジやバーが併設されているコワーキングスペースもあります。さまざまなお酒が楽しめるのはもちろん、ミニライブや交流イベントなどにも活用されています。

コワーキングスペースの種類と利用方法

コワーキングスペースは、さまざまな契約パターンがあります。毎日使いたい、気が向いたときだけ短時間で使いたい、チームで使いたいなど、ニーズに合わせて選びましょう。

パターン1. 「月額制」

高頻度でコワーキングスペースに通う人は、月額制の契約が向いています。月額制なら好きな時間に何度でも利用可能です。施設によって異なりますが、固定のワークスペースが提供される、複合機の利用が無料になる、駐車場の割引サービスがある、などさまざまなサービスが提供されています。

パターン2. 「ドロップイン」

利用した時間ごとに料金を払う形式です。集中したいときだけ、出張時に立ち寄って1時間だけ使いたいなど、時間単位の利用ができます。ドロップインは、ほとんどのコワーキングスペースで提供されているサービスですが、施設によっては予約が必要な場合があります。

パターン3. 「チーム利用」

複数人によるチーム利用が可能な施設もあります。オフィス以外で定期的なミーティングをしたい、複数の部署もしくは企業でプロジェクトを進めたい、スタートアップベンチャーとしてコワーキングスペースを利用したいなど、さまざまなニーズで活用されます。多くの場合、個人契約よりも料金がお得になっています。

コワーキングスペースの選び方

コワーキングスペースは、施設によって設備や機能が異なるため、選び方が重要です。ここでは5つのポイントに絞ってコワーキングスペースの選び方を解説します。

1.インターネットの速度とセキュリティ

リモートワークで利用するならインターネットの速度、セキュリティ面に問題ないかは確認すべきです。容量の大きいデータのやり取り、Web会議、機密書類の取り扱いなど安心して行える環境を選びましょう。

サーブコープでは24時間365日社内で監視し、最適な回線速度を確保、安全で快適なインターネットWi-Fiを提供しています。デスクには鍵付きのキャビネットも完備。万全のセキュリティ対策を整えています。

2.交流の場の有無

コワーキングスペースでビジネスのつながりを広げたい、新たなコラボレーションビジネスを創出したいと考えるなら交流の場の有無を確認しましょう。

サーブコープには世界中から50,000社以上が参加する世界最大級のビジネスコミュニティ「サーブコープコミュニティ」があります。他の利用者との取引やフォーラム、交流会など、さまざまな機能や特典をご利用いただけます.

3.ワークスペースの環境

ワークスペースの広さや使いたい設備も選択において重要です。予約の必要性、ワークスペースの種類、広さなど、集中できる環境が整っているか確認しましょう。

サーブコープのワーキングスペースは予約不要、先着順のフリーアドレス制です。デスクのある席やソファ席、ブース席、電話専用ブースなどさまざまなスタイルのワークスペースをご用意しています。また、業界平均の3倍にあたる1人あたり12㎡の広々としたスペースを確保。プリンターやコピー機、スキャナーも完備し、すべての座席からプリント可能です。

4.登記の必要性

法人登記を考えているなら、登記に利用できる「貸し住所」サービスがあるか確認しておきましょう。

サーブコープではオプショナルサービスとしてコワーキングスペースの住所で法人登記が可能です。国内27拠点世界各国150拠点以上のオフィスを展開しており、いずれもビジネス一等地にあります。

5.サポートサービス

求めるサポート内容によっても適したコワーキングスペースが変わります。電話応対をまかせたい、コピーや資料作成を依頼したい、インターネットやパソコントラブルのサポートを受けたいなどニーズにあわせて選びましょう。

サーブコープでは専用の固定電話番号の発行、専任レセプショニストによる電話応対のオプショナルサービスを提供。また、拠点に常駐するバイリンガル秘書や社内に常駐するITスタッフなど多岐にわたるサポートサービスをご用意しております。

 

いかがでしたか。コワーキングスペースの機能から利用するメリット、デメリット、選び方まで解説しました。コワーキングスペースに興味のある方は、お気軽にお問い合わせください。

 

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参照:

※国土交通省「令和3年度テレワーク人口実態調査 調査結果(概要)

大都市政策研究機構「日本のコワーキングスペースの拡大」

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