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就業規則とは? 作成方法や必須の記載事項、届出義務など知っておきたい知識を徹底解説

常時雇用する従業員が10名以上になると、作成が義務付けられている就業規則。会社によっては異なる規定を定めることもあるので雛型をそのまま使うのではなく、自社に合ったものを作るほうが好ましいでしょう。この記事では、就業規則をどう作ればいいのか分からない人のために、就業規則の概要や作成するための方法、これからの時代にあった就業規則について分かりやすく解説します。

 

就業規則とは

就業規則とは、従業員の労働時間や賃金・休日・休憩・就業場所といった労働条件、従業員が守るべき規律や懲戒などについて定めた社内規定のこと。従業員が常時10名以上になると作成が義務付けられます。

 

<就業規則が必要な理由>

就業規則があれば、会社の規則を従業員に周知することができます。規則を周知することで、企業の秩序を保つことができるでしょう。また就業規則は、企業と従業員との間に起こったトラブルを解決するためにも役立ちます。

 

<作成義務が生じる条件>

就業規則の作成は労働基準法第89条において定められています。ちなみに労働基準法における「常時10名以上」とは、一時的に10名未満になっても常態として10名以上を雇用していれば、就業規則を作成する義務が生じるということ。常時10名以上の対象となる従業員は、以下の通りです。

・正社員

・臨時的な雇用形態の職員

・短期的雇用形態の職員

・パートタイマー

・アルバイト

 

つまり、雇用している労働者のほとんどが該当することになりますが、派遣社員や業務委託者などは「常時10名以上」の人数にカウントされません。その理由は、就業規則が適用されるのは「労働者」であり、派遣社員や業務委託契約は労働者に該当しないためです。

なお、就業規則の作成義務が生じるのは企業単位ではなく、事業場単位であることにも注意しておきましょう。

<届出義務>

労働基準法第89条では、常時10名以上を雇用する企業は就業規則を作成すると共に、行政官庁(労働基準監督署)への届出も義務付けています。事業場を管轄する労働基準監督署に届け出ましょう。

労働基準監督署への届出にあたっては、労働者代表の意見書を添付することが必要です。労働者代表とは、労働者(従業員)の過半数で組織する労働組合がある場合はその労働組合、労働組合がない場合は従業員の過半数より選ばれた者が就きます。

 

<効力>

就業規則と他の労使間の規定を比べて法的効力を確認します。労働基準法などの法令の優先順位がもっとも高く、次に労働協約、就業規則、労働契約の順。すなわち、法令に違反した就業規則は無効です。また、労働協約に反した部分があれば、その部分が無効となります。

 

就業規則を作成しない企業のリスク

就業規則の作成義務があるのにそれを怠った場合、罰則があります。また、作成しないことによるデメリットも。

 

作成義務・届出義務・変更の届け出を怠った場合

・30万円以下の罰金(労働基準法第120条)

 

就業規則を作成しないデメリット

・ルールを従業員に示せない

・トラブルに対処できない

・懲戒処分できない

 

就業規則という形でルールを明確にしておかなければ、早退や遅刻、給与といったさまざまな面でトラブルは増えます。たとえ、問題行動を起こして解雇したい従業員がいたとしても、就業規則がなければ解雇できない可能性が高いのも、ルールが明確になっていないから。規則を明確にし、周知する責任は経営者側にあるのです。

 

「絶対的必要記載事項」と「相対的必要記載事項」とは

詳しくは後述しますが、就業規則には必ず記載しなくてはならない「絶対的必要記載事項」、制度がある場合に必ず記載しなければならない「相対的必要記載事項」があります。

このうち、「絶対的必要記載事項」は次の通りです。

・始業、終業時刻

・休憩時間、休日、休暇

・賃金

・昇給

・退職、解雇

 

また、「相対的必要記載事項」は次の通りとなります。

・退職手当

・賞与、最低賃金額

・食費、作業用品等の負担

・安全衛生

・職業訓練

・災害補償、業務外の傷病扶助

・表彰、制裁

 

就業規則の作り方と11の記載事項

・雛型

それでは、実際に就業規則を作っていきましょう。就業規則の雛型はインターネットで見つけることができますが、雛型には自社に合わない規定もあります。雛型は参考程度に考えるか、そのまま使わず就業規則を作る際のベースにしましょう。

初めてだったり、不安だったりする場合は、専門家に依頼した方が安全です。専門家は人事労務の法律に精通しており、就業規則作成に関してもさまざまなアドバイスがもらえます。

もしくは、厚生労働省から出ている「モデル就業規則」「就業規則作成支援ツール」を活用するのもおすすめです。

 

・骨子(こっし)

就業規則を作る際は、骨組みとなる骨子を作成した方がその後の流れがスムーズです。骨子を作成するには「絶対的必要記載事項」と「相対的必要記載事項」を洗い出し、それぞれ条文化する必要がありますので、記載事項をそれぞれ解説します。

 

絶対的必要記載事項について

絶対的必要記載事項は、就業規則で必ず定めなくてはならない項目です。まずここで、労働時間関係、賃金関係、退職関係の3つに分けてご説明します。

 

1. 労働時間関係

労働時間関係の項目は、始業、終業時刻、休憩時間、休日、休暇です。従業員の労働日については、該当する事業場の始業と終業時刻、休憩時間を定めます。例えば本社、工場、支店の3つの事業場があり、全ての始業・終業時刻が違うとすれば次のように書きます。

・本社 始業9:00~終業17:00まで

・工場 始業8:00~終業16:00まで

・支店 始業8:30~終業16:30まで

休憩はいずれの事業場も12:00~13:00までとする。

 

なお、休憩時間は労働基準法第34条により、労働時間が6時間を超えて8時間以下の場合は少なくとも45分、労働時間が8時間を超える場合は少なくとも1時間の休憩を与えなくてはならないと定められているので注意してください。

また、休日は「休日となる日」を定めます。労働基準法に基づき、休日は週に1日以上、または4週に4日以上必要。例えば以下のような記載です。

休日は、次の各号に掲げる通りとする。

(1)毎週2日(土、日曜日)

(2)国民の祝日に関する法律に規定する休日

(3)その他会社が指定する日

 

休日は週に1日以上必要ですが、単純に「週に1日の休日を与えれば良い」というものではありません。原則として1週間の労働時間の上限は40時間と決まっているので、1日の労働時間が8時間で、週6日間の勤務となると、合計労働時間が48時間となり違法になってしまいます。週1日の休日にしたい場合、1日の労働時間を6時間にするなど法定労働時間以内に収めるようにしましょう。

休暇は本来、労働日ですが労働が免除される日を言います。夏期休暇や年末年始休暇、結婚休暇やリフレッシュ休暇などの特別休暇を定める場合は、就業規則に定めなくてはいけません。また、労働基準法では有給休暇が決められているため、就業規則に明記します。

年次有給休暇は「入社日から6か月間継続して勤務していること」「6か月間の全労働日のうち8割以上出勤していること」を条件として、10日間の有給休暇が付与されるものです。有給休暇は、さらに勤務年数が1年を過ぎるごとに以下の日数が付与されていきます。

・6か月:10日

・1年6か月:11日

・2年6か月:12日

・3年6か月:14日

・4年6か月:16日

・5年6か月:18日

・6年6か月以上:20日

 

2. 賃金関係

賃金関係では賃金の計算方法、構成要素、賃金体系、賃金の支払方法、支払日、昇給方法などについて明記します。計算方法では、時間外労働や休日労働をした時の計算方法も記載。賃金の支払日では月給・週給・日給の区分の他、何日を支給日とするのかも具体的に記載しましょう。

なお、賃金関係は記載事項が膨大になりがちなので、給与規定として就業規則とは別に定めることも可能です。その場合は、「賃金については別途給与規定に定める」という条文を入れておきましょう。

 

3. 退職関係

退職関係では退職や解雇の事由、退職の手続きや退職の制限を明記します。どんな場合に従業員が退職・解雇となるかを列挙してください。また、定年制を設ける場合は何歳で定年となるかも明記します。

 

相対的必要記載事項について

相対的必要記載事項は、制度を設ける場合に必ず記載する事項です。ここでは、8つの項目についてご説明します。

 

1. 退職手当関係

退職金などの退職手当を設ける場合は就業規則に記載。退職金の対象となる従業員の範囲はどこまでか、退職金の計算方法、支払方法、支払日、一時金・年金の区分、支給事由などを明記します。

 

2. 臨時の賃金・最低賃金額関係

退職金以外の臨時の賃金を設ける場合、就業規則に記載します。具体的には賞与が該当し、賞与の算定対象期間や支給事由について明記。なお、具体的な支給額や支給月数を書いた場合、必ずその額を従業員に支払うことになります。

 

3. 費用負担関係

費用負担関係は、食費・作業着・制服・作業用品などの費用負担について、従業員に費用負担させる場合に記載します。仮に就業規則に記載せずに従業員を採用し、入社後に費用負担させると労働条件の明示義務違反になってしまうので注意してください。

テレワークや在宅勤務といった働き方が増えており、会社と従業員の費用負担の範囲をはっきりさせておく必要性が出てきています。例えばテレワークによる通信費、水道光熱費、備品代、郵送費などを、誰が負担するのか明記しておきましょう。

4. 安全衛生関係

安全衛生関係は、会社として安全衛生に関する定めです。会社が従業員の安全衛生を確保し、快適な職場維持のために行う措置を記載します。具体的な記載事項としては、危険な設備や工具、災害時の対処、定期健康診断、ストレスチェック、長時間労働への面接指導などです。

 

5. 職業訓練関係

職業訓練関係は、社員教育に関する定めを記載します。管理職研修や新入社員研修を始めとする階層別研修、人事考課者研修、eラーニングなど、会社として実施する社員教育について明記してください。

 

6. 災害補償・業務外の傷病扶助関係

災害補償、業務外の傷病扶助に関して記載します。災害補償は、労働基準法や労災法で規定されている基準にて補償する旨を明記しましょう。

 

7. 表彰・制裁関係

表彰は永年勤続者や成績優秀者など、表彰の基準を列挙して記載。そして制裁関係は懲戒のことで、どのような場合に従業員を懲戒処分とするかを明記します。懲戒の規定を設けずに、従業員を懲戒処分とすることはできません。

 

8. その他

その他、会社の規定として「出向」「配置変更」「休職」「出張旅費」などのルールがある場合は、就業規則に記載しましょう。

 

テレワークや多様性、「これからの時代」に適した就業規則

働き方改革推進により、労働生産性向上が社会的価値観として浸透してきました。会社は優秀な人材を育成し、定着させるために就業規則を活用して生産性を高めていく必要があります。また、性別や年齢、国籍にとらわれずに働ける環境を整えるのも「これからの時代」の就業規則に期待される役割。テレワークという働き方を前提にした規則の整備も必須になってきているでしょう。

 

生産性を向上させる就業規則とは

生産性を向上させるには、一般社員が自律的に行動できるような教育や評価制度を構築します。リスクに対してもチャレンジできる組織風土になっていけば、生産性の向上を見込めるでしょう。また、勤務地の限定や複業など、多様な働き方に応じていくことも生産性向上に資することです。

 

これからの時代の就業規則

従業員を管理する就業規則から、従業員をパートナーとして捉える就業規則へ変化を迎える時機が訪れています。就業規則は、絶対的必要記載事項と相対的必要記載事項を網羅すれば良いのではありません。これからの時代に向け、会社から従業員へのメッセージとして就業規則を効果的に活用しましょう。

 

まとめ

就業規則を会社で作成するには絶対的必要記載事項を記載し、また、制度がある場合は相対的必要記載事項を記載する必要があります。本記事でご紹介した具体的な記載方法を参考に、これからの時代、あるいは自社の状況に合った就業規則を作成してください。

 

文・山崎英理夫

人事コンサルタントとして教育研修のプログラム開発、人事制度診断等を提供。また、企業人事として新卒・中途採用に従事し、人事制度構築や教育研修の企画・運用など幅広く活動。この経験を活かし、人材関連の執筆にも数多く取り組む。

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