コワーキングスペースの法人契約とは？個人契約との違いやメリット・注意点も解説
リモートワークやハイブリッドワークなどの普及に伴い、オフィス環境の見直しを進める企業が増えています。その中で、柔軟な働き方を実現する選択肢として注目されているのが「コワーキングスペース」です。
これまで個人利用の印象が強かったコワーキングスペースですが、現在では多くの施設で「法人契約」が可能となっています。本記事では、コワーキングスペースの法人契約の仕組みや個人契約との違い、導入のメリットや失敗しないための選び方について詳しく解説します。
コワーキングスペースの「法人契約」とは？
コワーキングスペースの法人契約とは、会社（法人）が契約主体となり、社員や役員がその施設を利用する契約形態のことです。
一般的な賃貸オフィスのように物件そのものを長期間借りて内装工事などを行うのではなく、コワーキングスペース運営会社と利用契約を結びます。コワーキングスペースでは、あらかじめ整備されたワークスペースや会議室をはじめ、オフィス機器やインターネット環境など、業務に必要な各種設備・サービスを利用できます。
近年では、本社オフィスの縮小にあわせてコワーキングスペースを併用したり、サテライトオフィスとして活用したりする企業も見られます。コワーキングスペースの詳細は、こちらの記事をご覧ください。
コワーキングスペースの法人契約と個人契約の違い
コワーキングスペースの個人契約と法人契約では、利用や運用面でいくつかの違いがあります。主な違いは以下の3つです。
請求・支払い方法の違い
個人契約の場合、社員それぞれが個別に契約や支払いを行い、領収書をもらって後日会社に経費精算を行うケースが一般的です。利用人数が増えると、毎月の精算処理が膨大になり、経理担当者の負担や振込手数料が発生しかねません。
一方、法人契約であれば、会社に対して一括で請求が行われます。支払いが一本化されることにより、経理処理の工数削減につながります。また、「誰がいくら使ったか」といった内容も法人単位の明細で確認できるため、予実管理がしやすくなります。
利用人数の柔軟性
基本的に個人契約は「1人1契約」のため、利用者が増減するたびに個別の入会・退会手続きが必要です。このため、急な人員増加や異動などの際には、手続きが煩雑になるでしょう。
法人契約の場合は、一般的に同じ法人内で複数名の契約・利用ができ、プラン変更によって利用人数を柔軟に変えられます。また、「営業部のみフルタイム利用プラン」「開発部は週1回利用プラン」など、部署やプロジェクトチームごとに異なるプランを組み合わせて契約することも可能です。
このように組織の状況や繁忙期にあわせて無駄なく最適なプランを運用できる柔軟性は、法人契約ならではの強みと言えるでしょう。
管理・運用の利便性
個人契約で社員に利用を任せている場合、「誰が・いつ・どのくらい利用しているか」を会社側が正確に把握するのは容易ではありません。
法人契約では、従業員の入退室履歴や利用状況を管理者画面などで一元管理できるサービスが提供される場合があります。これにより、適切な勤怠管理が可能になる上、「どの拠点がどれだけ使われているか」といったデータをもとに、オフィスの最適化を図ることもできます。セキュリティやガバナンスの観点からも、企業として管理しやすい仕組みを構築しやすいでしょう。
コワーキングスペースを法人契約するメリット
コワーキングスペースを法人契約することで、コストの削減やワークライフバランスの改善といった良い影響を得られます。ここでは、代表的なメリットを3つご紹介します。
オフィスコストの削減につながる
コワーキングスペースを法人契約する最大のメリットは、固定費の削減につながることです。
賃貸オフィスを借りる場合、保証金やオフィス家具の購入などに初期費用が必要です。さらに事業の経営状況に関わらず、賃料や光熱費、通信費、清掃費といった固定費も発生します。
コワーキングスペースであれば、デスクや椅子、複合機、インターネット回線などのインフラが最初から整っており、月額利用料のみで利用が可能です。また、利用頻度や人数に合わせてプランを見直すことで、無駄を抑えつつ自社にとって最適なコスト構造を実現できるでしょう。
働き方改革・ワークライフバランス改善に有効
コワーキングスペースをサテライトオフィスとして活用することで、社員の長時間通勤に伴うストレスや疲労の軽減が見込まれます。通勤時間が短縮される分、プライベートや自己研鑽に充てられる時間が増え、ワークライフバランスの改善にもつながるでしょう。
また、自宅でのリモートワークに課題を抱える社員にとって、コワーキングスペースは仕事に集中しやすい「専用の作業環境」として機能します。社員の心理的負担の緩和やモチベーション維持に結び付き、結果として定着率向上や、採用面でのアピール強化といった効果も期待できます。
他企業や異業種と交流しやすい
コワーキングスペースは、閉鎖的になりがちな自社オフィスとは異なり、さまざまな業種の企業やスタートアップ、フリーランスなどが利用する共用のワークスペースです。利用者同士が日常的に顔を合わせる環境のため、自然な挨拶や会話が生まれやすくなります。
さらに、施設が主催するイベントや交流会などに参加することで、自社内だけでは入手しづらい情報や考え方に触れる機会が広がります。異業種との出会いが、思いがけないビジネスアイデアや協業に発展する場合もあるでしょう。こうした特徴から、コワーキングスペースは、新たな事業機会や価値創出を進める場としても有効です。
コワーキングスペースの法人契約が適している企業の特徴
コワーキングスペースの活用は、特に以下のような特徴やニーズを持つ企業におすすめです。
リモートワーク・ハイブリッドワークを推進する企業
リモートワークやハイブリッドワークを推進する企業にとって、コワーキングスペースは相性の良い選択肢です。「原則リモートワークだが、週に数回は社員で集まりたい」「自宅では集中できない社員のサポートをしたい」といったニーズにも対応できます。
また、社員全員分の固定席を用意する必要がないため、出社率に合わせたコンパクトな自社オフィスとコワーキングスペースを併用することで、コストを抑えつつ快適な執務環境を整えられます。
柔軟なオフィス形態が必要な企業
コワーキングスペースは、スタートアップやベンチャー企業など、事業拡大に伴って人員計画が変わりやすい企業にも向いています。
「半年後には社員が倍になるかもしれない」「プロジェクト単位で増減がある」といった場合、賃貸オフィスでは移転やレイアウト変更などに、コストや時間がかかることも考えられます。コワーキングスペースなら、プランや契約の変更によって、利用人数の調整やレンタルオフィスへの移転などを柔軟に行えるケースもあるため、事業の成長スピードを止めることなく、常に最適なオフィス環境を維持しやすいでしょう。
打ち合わせ・商談スペースが必要な企業
コワーキングスペースは、打ち合わせや商談のスペースを確保したい企業にも適しています。
完全なリモートワーク体制であっても、「対面での打ち合わせ場所が必要」というケースは少なくありません。しかし、カフェなどの公共空間では騒音や情報漏えいのリスクがあり、毎回貸会議室を探すのは手間や時間がかかります。
その点、多くのコワーキングスペースには、会議室が併設されており、ホワイトボードやモニターが完備されたプロフェッショナルな環境で、打ち合わせや商談を進められます。
短期プロジェクト拠点が必要な企業
特定の期間だけ集中的に集まりたいプロジェクトチームの拠点や、遠方から長期出張で訪れる社員の活動拠点としても有効です。
賃貸オフィスを数ヶ月単位で借りる場合は審査や手続きなどが負担になりますが、コワーキングスペースなら1ヶ月単位など柔軟な期間で利用でき、手軽に拠点を構えられます。
地方・都心におけるビジネス拠点展開を検討する企業
コワーキングスペースは、地方企業が都心に拠点を設けたい場合や、都心の企業が地方へ事業展開したい場合にも役立ちます。
初めから賃貸オフィスを契約して拠点を構えるには、審査や契約手続き、長期的な賃料負担などのリスクが伴います。その点、コワーキングスペースなら短期間から柔軟に利用できるため、まずは市場調査や営業活動の拠点として活用し、事業が軌道に乗ってから本格的なオフィスを検討する、といった段階的な拠点構築が可能です。
また、交通の利便性が高いエリアや、知名度のある住所のコワーキングスペースを契約することで、取引先からの認知や信頼の獲得にもつながります。
コワーキングスペースの法人契約で確認すべきポイント
コワーキングスペースを法人契約する際は、料金だけでなく、利用人数や契約期間、セキュリティ、サービス内容など、法人利用ならではの確認項目があります。契約後に「想定と違った」という状況を避けるためにも、事前に押さえておくべきポイントを整理しておきましょう。
コワーキングスペースの選び方についてはこちらの記事もご覧ください。
利用可能人数・利用ルール
法人契約のプランによっては、登録できる人数や同時に利用できる人数が異なる場合があります。社員ごとに個別の利用証が発行されるのか、共用での運用になるのかなど、具体的な利用方法を事前に確認しておくことが大切です。
契約期間・解約条件
最低契約期間をはじめ、途中解約の可否や解約予告期間（何ヶ月前に申告が必要か）は、コワーキングスペースの運営会社ごとに規定が異なります。事業状況の変化にも柔軟に対応できるよう、契約条件は事前にしっかり確認しておきましょう。
セキュリティ・情報管理
機密情報の窃取や漏えいといったリスクを防ぐためにも、コワーキングスペースのセキュリティや情報管理は重要な確認項目です。
- 入退室管理は行われているか
- 有人受付はあるか
- Wi-Fiのセキュリティ強度は十分か
- 個室の会議室や電話ブースはあるか（会話漏れ対策）
上記のような内容を現地で確認し、社内のセキュリティ基準を満たせるか判断する必要があります。コワーキングスペースのセキュリティのチェックポイントについては、こちらの記事でも詳しく解説しておりますのであわせてご覧ください。
法人向けサービスの有無
ビジネスを円滑に進めるための、法人向けサービスやサポート機能の有無も大切なポイントです。受付による来客対応や郵便物の受け取り、電話転送サービスといったサービスが充実していると、総務機能を外部委託する感覚で利用でき、業務効率の向上につながります。
コワーキングスペースで必須の設備や業務に役立つサービスについては、こちらの記事で詳しく解説しています。
コワーキングスペースの法人契約ならサーブコープ
ビジネスの拠点として信頼性と利便性を重視するなら、サーブコープのコワーキングスペースがおすすめです。ここではサーブコープの魅力を3つご紹介します。
国内外の一等地に拠点を展開
サーブコープは、日本全国32拠点、海外150拠点以上の一等地に拠点を構えています。法人登記が可能で、駅直結やハイグレードビル内のオフィス住所を自社の拠点として利用できるため、企業のブランディングや信用力向上につながります。
＼サーブコープのコワーキングスペース拠点一覧／
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法人利用を前提とした充実したビジネスサービス
サーブコープのコワーキングスペースは、単なる作業場所の提供にとどまらず、企業のビジネスを加速させるための高度なサービス基盤を備えています。
バイリンガルのレセプショニストによる電話対応をはじめ、秘書やITサポートチームによる業務サポート、業界最高レベルの高速かつ安全なITテクノロジーなど、大企業並みのバックオフィス機能の利用が可能です。
来客時の丁寧な受付対応といった、対外的な信用に関わる部分もしっかりとサポートされるため、安心してビジネスに集中いただけます。
法人登記やレンタルオフィス・バーチャルオフィスの併用・移行も対応
サーブコープでは事業に役立つオプションサービスやプランをご用意しております。
例えば、コワーキングスペースのプランにオプションサービスを追加いただくことで、法人登記が可能です。「貸し住所パッケージ」のプランには、法人登記に利用できる一等地住所と、世界各地のコワーキングスペースを1日1時間まで無料で利用できるサービスが含まれています。コストを抑えつつ、法人登記と作業場所の両方を確保したい場合に最適です。
また、サーブコープでは、コワーキングスペース以外にも、防音対策済・施錠付きで完全個室のレンタルオフィスや、一等地のビジネス住所を貸し出すバーチャルオフィスを提供しています。コワーキングスペースとの併用や移行も容易に行えるため、今後の事業フェーズに合わせて柔軟にご活用いただけます。
＼サーブコープのコワーキングスペース／
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よくある質問
コワーキングスペースの法人契約に関して、サーブコープに寄せられるよくある質問にお答えします。
法人契約で何名まで利用できる？
利用可能な人数は、契約するサービス形態や席数、オフィスサイズによって異なります。社員一人ひとりの契約が必要なプランもあれば、一定の枠内で複数名が利用できるケースもありますので、詳細は各拠点へお問い合わせください。
法人契約プランの料金は？
サーブコープでは、法人契約専用の料金プランとしては設定しておりません。基本的には、「バーチャルオフィスパッケージ」や「貸し住所パッケージ」の料金体系が適用されます。企業のニーズに合わせて最適なプランをご提案しますので、お気軽にご相談ください。
拠点は複数利用できる？
はい、可能です。コワーキングスペースの契約者様は、クーポンを使用することで、世界150以上の拠点にあるコワーキングスペースをご利用いただけます（※ご契約都市以外の拠点に限ります）。
拠点ごとにコワーキングスペースのサイズや内装デザインなどが異なるため、出張や外出の際にそれぞれの拠点の雰囲気を楽しめるのも魅力です。タッチダウンオフィスとしてぜひご活用ください。
請求書払いはできる？
はい。お支払い方法は、銀行振込、口座振替、各種クレジットカード（Visa、Mastercard、JCBなど）がご利用いただけます。また、領収書の発行も可能ですので、経理担当の方も安心してご利用いただけます。
（まとめ）コワーキングスペースの法人契約は自社に適した施設の選択を
コワーキングスペースの法人契約は、コスト削減だけでなく、柔軟な働き方の実現やビジネスチャンスの拡大など、企業にとって多くのメリットをもたらします。
自社の課題や目的に合った施設を選ぶためには、立地や設備だけでなく、セキュリティやサポート体制もしっかり確認することが大切です。まずは気になる拠点をご内覧いただき、実際の雰囲気や運用面での利便性をご体感ください。
