法人（会社）の住所変更ガイド｜手続きや必要書類、やること一覧
法人・会社の住所変更には、法務局での登記手続きをはじめ、税務署や年金事務所など複数の公的機関への届出が必要です。本記事では、住所変更が必要になるケースから具体的な手続きの流れ、注意点まで詳しく解説します。オフィス移転を検討している経営者や総務担当者は、ぜひ参考にしてください。
法人・会社の住所変更とは？
法人・会社の住所変更とは、登記されている本店所在地を別の場所へ移す手続きのことです。一般的には「オフィス移転」「本社移転」とも呼ばれ、移転した際には法務局で本店移転登記の申請が必要になります。
本店所在地は定款に記載される重要事項であり、会社の信用や取引にも関わるため、移転日から2週間以内に正確な情報へ更新しなければなりません。
法人の住所変更、しないとどうなる？
法人の住所変更は、移転日から2週間以内に登記申請を行うことが法律で義務付けられています。期限を守らず放置すると「登記懈怠（けたい）」扱いとなり、代表者個人に100万円以下の過料が科される可能性があります。「懈怠（けたい）」とは、本来行うべき登記申請を期限までに行わないことです。
また、登記情報と実態が異なると取引先や金融機関からの信用も低下しやすく、契約上のトラブルや訴訟時に不利な状況を招くリスクもあります。
法人の住所変更はいつすればいい？
法人の住所変更は、本店移転日の翌日から2週間以内に法務局へ登記申請を行う必要があります。この期限は法律で定められており、遅れると代表者個人に過料が科される可能性があるため厳守しなければなりません。
また、登記手続き以外にも税務署や年金事務所への届出、取引先への連絡など複数の手続きが発生するため、余裕を持って計画的に移転日を設定しましょう。
法人登記の住所変更が必要になるケース
法人登記の住所変更が必要になるケースは、オフィスの移転だけではありません。代表者の住所変更や支店の廃止、行政による住居表示の変更など、さまざまな場面で手続きが求められます。物理オフィスからバーチャルオフィスへの移転、バーチャルオフィスからの物理移転も同様です。それぞれのケースについて確認しておきましょう。
本店所在地を移転する場合
法人の本店所在地を移転する際は、移転後2週間以内に法務局へ本店移転登記を申請する必要があります。登記簿に記載された本店住所は、取引先や金融機関、行政機関が会社情報を確認する際の重要な基本情報です。
移転日は実際に本店を移転した日が原則ですが、移転後に定款変更があった場合、株主総会で定款変更決議が行われた日が移転日となります。移転が決まったら、登記手続きに必要な書類の準備や定款変更も考慮しながら、余裕を持ってスケジュールを組みましょう。
代表者住所が変わる場合
株式会社の代表取締役や合同会社の代表社員が転居した場合も、登記上の住所を更新する変更登記が必要です。本店所在地の変更とは異なりますが、期限は同様に変更後2週間以内と定められています。
代表者の住所は会社の信用情報として登記簿に公開されるため、転居が決まった段階で手続きに取りかかることが大切です。
バーチャルオフィスを利用する場合の移転
バーチャルオフィスの住所で法人登記をしている場合も、住所変更が必要になるケースがあります。たとえば、「バーチャルオフィスから実際のオフィスへ移転する場合」「実オフィスからバーチャルオフィスへ切り替える場合」です。
また、利用中のバーチャルオフィス運営会社がサービスを終了した際も同様に手続きが必要になります。いずれも通常の本店移転と同様の手続きですが、業種によっては登記が求められないケースもあるため、許認可の要件を事前に確認しておきましょう。
支店を廃止する場合
2022年の商業登記規則改正により、支店の所在地は登記不要となりました。ただし、支店の有無は引き続き登記情報に記載されます。よって支店を廃止した際は、本店管轄の法務局で支店廃止登記を行う必要があるのです。
手続きを怠ると登記情報が実態と異なったままになり、取引先や行政機関への書類提出時にトラブルを招く可能性もあります。廃止が決まった段階で速やかに対応しましょう。
再開発や区画整理による住所変更
再開発や区画整理・道路整備により、住所表記が地番から住居表示へ切り替わることがあります。この場合、実際の移転がなくても住所変更登記が必要です。
住居表示変更は自治体から通知されるものの、見落とすと登記住所と実際の住所が一致せず、郵便物の未着や金融機関との取引に影響してしまうでしょう。このような事態を避けるためにも郵便物の管理を徹底し、通知を受け取ったら速やかに手続きを進めましょう。
法人登記の住所変更手続きの流れ
法人登記の住所変更は、以下の流れで手続きを進めます。
- ステップ1：株主総会の特別決議と定款変更
- ステップ2：必要書類の準備
- ステップ3：法務局への変更登記申請
移転スケジュールと並行して、どのタイミングでどのような書類が必要になるか、事前に把握しておくことが重要です。特に株主総会や取締役会での決議書類については、不備があると登記申請が差し戻される場合もあります。余裕を持って準備を進めましょう。
株主総会の特別決議と定款変更
本店所在地は定款の絶対的記載事項であるため、移転の際は原則、定款の変更が必要です。ただし移転先が同じ市区町村内で、「東京都渋谷区」など最小行政区画（市町村・東京23区）までしか定款に記載されていない場合、変更不要です。
一方、同じ市区町村内の移転でも、「1丁目2番1号」のように町名・番地まで記載されている場合、定款を変更する必要があります。
定款の変更に必要なことを見ていきましょう。まず株主総会で特別決議（議決権過半数出席、出席株主の3分の2以上賛成）によって承認を得ます。その後、取締役会または取締役の過半数一致により移転先や移転日を決定し、定款へ反映させます。
合同会社の場合、総社員の同意を得た上で、業務執行社員の過半数一致により移転先と移転日を決定します。
必要書類の準備
変更登記の申請には、変更登記申請書のほか、さまざまな書類が必要です。株式会社の場合は株主総会議事録や株主リスト、取締役会議事録などが求められます。合同会社の場合は、総社員の同意書や業務執行社員の過半数一致を証明する書類などの提出が必要です。
登記申請書は法務局の「商業・法人登記申請手続」からダウンロードできます。書類に不備があると補正や再申請が必要になるため、提出前に内容を慎重に確認しましょう。
法務局への変更登記申請
変更登記の申請では、
3つの方法があります。それぞれメリットとデメリットがあるため、会社所在地や担当者の状況に応じて適した方法を選びましょう。
なお移転により管轄法務局が変わる場合、それぞれに転出・転入の登記申請が必要です。ただし申請書類は、移転前の法務局に提出すれば転居先の法務局へ転送されるしくみとなっています。
オンライン申請
オンライン申請は、法務省の「登記・供託オンライン申請システム」を利用する方法で、法務局に出向くことなく、登録免許税の納付もインターネットバンキングを利用して完結できます。
ただし、代表取締役本人のマイナンバーカードを利用するため、ＩＣカードリーダライタの準備や申請用ソフトのインストール、商業登記電子証明書の準備など、利用開始までに一定の手間がかかります。
事前準備が整えば、申請書に電子署名を付与し、データを送信して登録免許税を納付するといった流れです。一度環境を整えればほかの登記手続きにも利用できるため、登記の機会が多い場合は特に効率的といえるでしょう。
法務局の窓口へ提出
法務局窓口へ出向く場合、変更登記申請書・株主総会議事録などの必要書類を揃え、収入印紙を貼付して本店所在地を管轄する法務局の窓口へ直接提出します。担当者が対面で書類を確認するため、万が一不備があっても、その場ですぐに修正可能です。
ただし当日の混雑状況によっては、待ち時間が長くなる可能性もあります。時間にゆとりを持って来庁しましょう。
郵送で法務局へ提出
法務局から遠方に所在している場合やオンライン申請の準備が整っていない場合、郵送による申請が便利です。申請書類一式を封筒に入れ、表面に「登記申請書在中」と明記して法務局へ送付します。法務局では到達確認が可能な郵送方法を推奨しているため、簡易書留やレターパックなど、追跡が可能な方法を選びましょう。
ただし書類に不備があった場合、修正して再送付する手間が発生するため、受理されるまでの期間が長引く可能性があります。不備を防ぐためにも、「提出前にチェックリストを作成する」「疑問点がある場合は問い合わせる」などで対策をしておきましょう。
住所変更の届出が必要な公的機関と必要書類
法務局での変更登記が完了した後は、税務署や年金事務所をはじめとする複数の公的機関に対して、住所変更の届出が必要です。提出期限が定められているものも多いため、遅れないよう確実に届出を行いましょう。各公的機関で必要な手続きと提出書類を紹介します。
税務署への届出と提出期限
税務署には、移転後すぐに「異動届出書」または「法人異動事項申告書」を提出します。従業員を雇用している場合は、移転日から1ヶ月以内に「給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出書」の提出も必要です。これらの書類は、移転前の管轄税務署に提出することで、法人税や消費税の申告先が変更されます。
消費税の課税事業者である場合、消費税異動届出書の提出も求められることがあるため、事前に確認しておきましょう。
都道府県税事務所（地方税の届出）
都道府県税事務所には、法人住民税や法人事業税など地方税に関する届出を行います。提出書類は「異動届出書（法人異動事項申告書）」のほか、登記事項証明書、定款などが必要です。提出期限は「移転後速やかに」とされていますが、自治体により異なるため確認が必要です。
都道府県をまたぐ移転の場合、移転前と移転後、両方の都道府県税事務所で手続きを行います。これは、それぞれの期間に応じた税額を計算する必要があるためです。
市区町村役場（自治体による）
市区町村役場にも住所変更の届出が必要な自治体があります。提出書類は「法人の設立・設置・変更等に伴う届出（異動届）」や登記事項証明書などですが、自治体により異なります。
ほかの市区町村へ移転する場合、移転前と移転後の両方の自治体で法人住民税に関する手続きをしなければなりません。
また、住民税の特別徴収を行っている場合は「特別徴収義務者の所在地・名称変更届出書」の提出も必要です。なお、東京23区内での移転では東京都が窓口となるため、区役所への提出は不要です。
労働基準監督署（従業員を雇用している場合）
従業員を雇用している場合、労働基準監督署への届出が必要です。移転日の翌日から10日以内に「労働保険名称・所在地等変更届」を提出しなければなりません。
提出先は、移転後の所在地を管轄する労働基準監督署です。この届出の控えはハローワークでの手続きにも必要となるため、先に済ませておくとスムーズに進められます。
ハローワーク（公共職業安定所）
従業員を雇用し、雇用保険に加入している場合、ハローワーク（公共職業安定所）への届出が必要です。移転日の翌日から10日以内に「雇用保険事業主事業所各種変更届」を提出します。この際、登記事項証明書と労働基準監督署に提出した「労働保険名称・所在地等変更届」の控えが必要になるため、労働基準監督署の手続きを先に済ませておくとよいでしょう。
年金事務所（移転後5日以内）
年金事務所には、移転から5日以内に届出を行う必要があります。提出書類は「健康保険・厚生年金保険適用事業所名称/所在地変更（訂正）届」と登記事項証明書です。移転により管轄が変わる場合、移転前の管轄年金事務所へ提出します。この手続きは非常に期限が短いため、早めに対応しましょう。
警察署
古物商許可を取得していたり社用車を保有していたりする場合、警察署や運輸局への届出が必要です。社用車については自動車保管場所証明申請書を提出しなければなりません。許認可関連の変更届出を怠ると、許可が無効になったり、違法状態とみなされたりする可能性があります。業種の許認可要件を必ず確認しましょう。
登記以外に必要な住所変更手続き
法務局での登記手続きや公的機関への届出以外にも、会社の住所変更に伴う手続きは多数あります。銀行口座やクレジットカードの登録情報変更、取引先への連絡、Webサイトの更新など、民間機関や関係者への対応も必要です。これらを漏れなく進めることで、新しい住所での業務をスムーズに開始できます。
金融機関・クレジットカードの登録情報変更
法人口座を開設している銀行やクレジットカード会社には、住所変更が決定した時点で速やかに届出を行いましょう。ネット銀行はWeb上での手続きが可能ですが、通常の銀行であれば窓口や郵送で手続きするのが一般的です。変更しないと、口座振替や請求書が届かなくなる可能性があるため注意しましょう。
手続きには移転後の登記事項証明書や通帳、届出印や社印などが求められますが、金融機関によって異なります。移転前に各機関へ連絡し、必要書類を確認して準備を進めておきましょう。クレジットカードは手続き完了まで時間がかかることが多いため、特に早めの対応が重要です。
郵便物の転送・送付先変更
郵便局への届出も重要です。移転後しばらくは旧住所宛に郵便物が届く可能性があるため、忘れずに転居届を提出しましょう。転居届は移転前でも提出でき、窓口での手続き、ポスト投函、「e転居」を利用したオンライン提出も可能です。
転送期間は最長1年程度ですが、登録までに3〜7営業日かかるため、移転前に手続きを済ませておくのがおすすめです。転送期限の1年以内に、取引先などへの住所変更連絡を漏れなく完了させましょう。
なお、窓口やポスト投函の場合は社員証や健康保険証などの提示が求められます。オンライン手続きでは本人確認済みのゆうＩＤが必要となるため、事前に準備しておきましょう。
電話・インターネット回線の移転手続き
電話やインターネット回線は業務に欠かせないため、移転に間に合うよう早めに手続きを進めましょう。電話は新番号の契約に加え、旧番号からの転送設定や新番号アナウンスの申し込みも必要です。インターネット回線は、契約を継続するか移転を機に乗り換えるかを決めて、プロバイダへ連絡します。
回線工事が混み合う時期は2ヶ月前、通常でも1ヶ月前には手続きを進めましょう。また、OA機器や複合機をリース契約している場合は、リース会社への連絡も必要です。
従業員への住所変更共有
従業員に対しても、オフィス移転の情報を早めに共有する必要があります。移転日や新住所はもちろん、移転前後の業務スケジュールや移転先オフィスへのアクセス方法なども明確に伝えましょう。従業員の通勤経路が変わる場合、通勤手当の変更手続きも必要です。社内での周知徹底により、移転当日の混乱を避けることができます。
取引先・顧客への住所変更通知
取引先や顧客への住所変更の通知は、移転準備の中でも特に慎重に行う必要があります。連絡すべき取引先をリストアップし、漏れがないよう確認しましょう。
挨拶状やメール、電話など、関係性に応じて適切な方法を選び、丁寧な言葉遣いで失礼のない文面を作成することが大切です。少なくとも移転の1ヶ月前には準備を終えておきましょう。
見込み客への周知については、ホームページやSNSを活用する方法もあります。既存の取引先や得意先には適さない部分も多いですが、広範囲への情報発信手段としては有効です。
印刷物・Webサイトの会社情報更新
名刺や封筒、パンフレットや会社案内などの印刷物に記載された住所も更新が必要です。移転前に新住所入りの印刷物を準備しておけば、移転後すぐに使用できます。また、WebサイトやSNSなどオンライン上の会社情報も忘れずに更新しましょう。
特にWebサイトの会社概要ページやアクセス情報は、顧客や取引先が確認する重要な情報源です。移転日に合わせて正確に更新しておくとよいでしょう。
法人登記の住所変更で注意すべきポイント
法人登記の住所変更には、見落としがちな注意点がいくつかあります。申請期限や書類の不備、移転先の確認など4つのポイントを事前に把握しておくと、手続きをスムーズに進められます。ここでは、住所変更に関する注意点について確認しておきましょう。
申請期限（変更後2週間以内）を必ず守る
会社法第915条により、法人の登記変更は変更があった日から2週間以内に法務局へ申請しなければなりません。この期限を過ぎると「登記懈怠（けたい）」とみなされ、代表者個人に100万円以下の過料が科される可能性があります。
1日程度の遅れで即座に罰則が適用される場合は少ないものの、長期間放置すると信用問題に発展しかねません。移転日が確定した時点で、期限から逆算してスケジュールを組み、確実に手続きを完了させましょう。
必要書類の不備・記載ミスに注意する
変更登記申請書には、株主総会議事録や取締役会議事録、定款や株主リストなど多数の書類を添付する必要があります。誤字脱字や押印漏れ、日付間違いといった些細なミスがひとつでもあれば、法務局から補正を求められ再提出となるケースは少なくありません。
また、「定款の記載が更新されていない」「住所表記が微妙に異なる」といった場合も、手続きが滞る原因となります。提出前には第三者による複数の確認体制を整えるなど、提出前の書類確認を徹底するようにしましょう。
移転先住所で同一商号の法人がないか確認する
移転先の住所に同一商号（同じ会社名）が既に登記されている場合、その住所では登記ができません。大規模なオフィスビルに複数の企業が入居している場合は、特に注意が必要です。
事前に法務局の「登記・供託オンライン申請システム」や「登記情報提供サービス」を利用して、同一商号がないか確認しておきましょう。完全に同じでなくても類似する商号の場合、顧客の誤認やトラブルにつながる可能性もあります。
定款変更が必要か事前に確認する
定款に最小行政区画（市区町村・特別区）までしか記載されておらず、同一区域内での移転であれば、特別決議による定款変更は不要です。しかし、定款に番地まで記載されている場合や、市区町村をまたぐ移転の場合は定款変更が必要となります。
この手続きを怠ると登記申請が却下される可能性があるため、移転前に必ず定款の記載内容を確認しましょう。また、合同会社の場合は総社員の同意が必要となる点も注意が必要です。
法人登記の住所変更にかかる費用
法人登記の住所変更には、登録免許税をはじめとした費用が発生します。主な費用は登録免許税で、本店所在地の管轄法務局が変わらない場合は3万円、変わる場合は旧管轄・新管轄それぞれへの申請となるため6万円が必要です。このほか、登記事項証明書や印鑑証明書の取得費用、郵送費、交通費といった実費も発生します。
司法書士に手続きを依頼する場合は別途報酬が必要です。日本司法書士会連合会のアンケート結果によれば、本店移転登記を依頼した場合の報酬は地区によって異なりますが、平均額は4万円前後となっています。
専門家へ依頼すれば、書類作成の負担や不備による再申請のリスクも抑えられます。初めての手続きで不安がある場合は検討するとよいでしょう。
代表者住所の変更手続き
株式会社の代表取締役や合同会社の代表社員が転居した場合、代表者の住所も登記事項に含まれているため変更登記が必要となります。なお、代表者以外の役員は住所が登記されていないため、転居しても変更登記は不要です。以下では、代表者住所変更の申請方法と費用について解説します。
法務局へ代表者住所変更登記を申請
代表者の住所変更登記は、本店所在地を管轄する法務局へ申請します。申請書には、登記の事由（代表者住所変更）や、登記すべき事項（新住所、氏名、変更日）などを記載する必要があります。
特定の書式は定められておらず、複雑な作業ではありません。ただし、記載内容に不備があると補正が必要となるため、司法書士に作成を依頼する場合も多くあります。なお、自宅を本店所在地としている場合、代表者住所変更と本店移転登記を同時に手続きすることも可能です。
代表者住所変更にかかる費用
代表者の住所変更にかかる登録免許税は、資本金1億円以下の場合は1万円、資本金1億円を超える場合は3万円です。自分で書類作成と提出を行えば、この税額のみで手続きが完了します。
司法書士に依頼する場合は、別途2万円から5万円程度の報酬が発生します。「本店移転と同時に手続きする」「書類不備のリスクを避けたい」場合は専門家への依頼を検討するとよいでしょう。なお、本店移転と代表者住所変更を同時に申請する場合でも、登録免許税はそれぞれ別途必要となります。
法人登記の住所変更は自分でできる？
法人登記の住所変更は、必要な書類を準備し手順を把握すれば、自分で行うことも可能です。ただし申請書の記載方法や添付書類の確認、法務局への提出など、慣れない作業に時間を要するのは避けられません。管轄外への移転の場合はさらに手間がかかります。
書類に不備があれば法務局から補正を求められ、再提出や訂正のために時間がかかります。期限内の完了を優先するなら、本業への影響も考慮した上で、専門家への依頼を検討するのもひとつの方法です。
住所変更手続きの相談窓口
住所変更手続きに不安がある場合や書類作成で迷った場合は、法務局または司法書士へ相談できます。法務局では対面や電話、Webで登記に関する質問を受け付けており、いずれも前日までの予約が必要です。事前に管轄の法務局へ必要な情報や書類を問い合わせて整理しておくと、相談がスムーズに進みます。
司法書士に依頼する場合は、書類作成から申請まで一括して任せられるため、手続きの負担を大幅に軽減できます。費用は3万円から5万円程度が相場ですので、担当者の手間や時間を考慮した上で検討することをおすすめします。依頼する際は、商業登記の実績が豊富な司法書士を選ぶと、より確実な手続きが期待できるでしょう。
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