【最新版】心に残る年末のご挨拶メールの書き方、送り方は？ 注意点と宛先別例文を紹介
以前は、企業で年末に取引先を一軒一軒訪ねて仕事納めのご挨拶をするのが一般的でした。しかし最近は、業務効率化や相手の都合への配慮から簡略化され、またコロナ禍の影響もあり、挨拶はメールで行うことが増えています。
本記事ではビジネスマナーをふまえた年末の挨拶メールの書き方、送り方を紹介します。
年末に挨拶メールを送るべき理由
年末に挨拶メールを送る理由として、以下があります。
- 1年間の感謝の気持ちをきちんと伝える
- 年末年始の休業期間を知らせる
- 取引先やお客様と自分の信頼関係を維持する
挨拶メールを送る最も大きな理由は1年間お世話になったことへのお礼を伝えることですが、合わせて年末年始休業のお知らせという業務連絡の意味合いもあります。
さらに、個人名で出す挨拶メールは「今後とも末永くお付き合いください」という気持ちを伝えるものでもあります。特にフリーランス、会社代表、営業担当者などにとっては、大切にしたいコミュニケーション手段のひとつと位置づけられます。
年末の挨拶メールの注意点
年末の挨拶メールを送るにあたり、いくつか気をつけたいポイントがあります。ここでは送信のタイミング、メールの件名や送信方法などについて解説します。
挨拶メールを送るタイミング
1年を締めくくるご挨拶なので、ある程度仕事が片付いた頃に送ることが基本です。一方で、あまりにも年末ぎりぎりの時期に送ると忙しくて読んでもらえない可能性があります。挨拶メールは多くの企業が最終営業日となる28日を基準に、その3～7日前に送りましょう。
2023年の場合、12月28日の3日前の25日は月曜日です。22日金曜日までに送ることが望ましく、余裕をもって19日～21日頃がおすすめです。
ただし、相手の都合がわかる場合にはそれを優先します。取引先や担当者が早めに休業をとる場合はその前に送りましょう。また、お客様との12月の取引が終わったときなども挨拶の良いタイミングです。
件名はわかりやすく
年末にはいつも以上にメールの送受信が増えます。見ただけで年末のご挨拶だとわかるような件名をつけましょう。具体的には以下のようにします。相手の名前も入れるとより丁寧です。
- 件名：【年末のご挨拶】株式会社××× 自分の名前
- 件名：【年末のご挨拶 △△様】株式会社××× 自分の名前
一斉送信（CC、BCC）ではなく個別に送る
挨拶メールはできるだけ１件ずつ個別に送りましょう。用意した挨拶文の原稿をベースにしながら「秋の展示会では大変お世話になり、ありがとうございました。」などと相手に合わせた一言を添えると、好印象です。
注意したいのがCCによる一斉送信です。CCだと送信相手全員にメールアドレスが共有されてしまいます。個人情報の取り扱いの観点からCCでの一斉送信は避けてください。
一方、すべての送信先をBCCに入力すれば受信者には自分以外の送信先は見えません。しかし、BCCは緊急のお知らせなどには適していますが、一斉送信していることが相手にもわかるので、挨拶メールには不向きです。BCCで送信したつもりがCCになっていたというミスも起こりがちです。
BtoC企業が多数のお客様へ挨拶メールを送信するような場合には個別送信は難しいため、無料または有料のメール配信ツールを使うことがおすすめです。1件ずつに会社名、担当者名を挿入して一斉メールを送信できるツールもあります。
誤字脱字や敬語表現に注意！ 「とりいそぎ」は使わない
年末の挨拶に限らずすべてのメールにあてはまることですが、誤字脱字や敬語表現の間違いにはくれぐれも注意しましょう。敬語表現の間違いが心配な場合、雛形を作成したら上司に文面チェックをしてもらうと効果的です。
重要なお客様へのメールについても、上司にチェックしてもらうとより良いでしょう。
相手の会社名・役職・名前のミスや「XX様」をつけ忘れていると相手にマイナスの印象を与えてしまうので、特に慎重にチェックしてください。
年末の挨拶メールは普段より改まったメールなので、「とりいそぎ」は使わないのが一般的です。また、「～させていただきます」が文中に多くなりがちなので注意しましょう。
メール例文 – 宛先別
挨拶メールには以下の要素を順に入れて作成します。
- 時候の挨拶
- １年間のお礼
- 年末年始休業期間
- 結び
取引先に送る例文
取引先に送る挨拶は簡潔にまとめます。
件名：【年末のご挨拶】株式会社××× 〇〇〇〇
本文：
△△△株式会社
◎◎◎様
いつも大変お世話になっております。
株式会社×××の〇〇〇〇です。早いもので、本年も残すところわずかとなりました。
この1年、◎◎◎様には大変お世話になりました。おかげ様で無事納品を終えることができました。お力添えいただき、誠にありがとうございました。なお、弊社の年末年始休業は下記の通りです。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
12月29日（木）～1月4日（水）
※上記期間中の緊急連絡先：090-9999-9999（担当者名）
1月5日（木）より通常営業いたします。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝休業期間中はご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
メールにて恐縮ですが、これをもちまして年末のご挨拶とさせていただきます。
どうぞ良いお年をお迎えください。
（署名）
お客様に送る例文
店舗などで顧客が一般のお客様の場合、挨拶メールは送信数が多いので個別送信は難しいです。宛名を一律に「お客様」としても失礼ではありませんが、メール配信ツールなどを利用してできるだけ個別に宛名を入れた方がより信頼感があります。
件名： ◇◇ストアより年末のご挨拶
本文：
〇〇〇様、
◇◇ストアのお客様担当 ×××です。
日頃は格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。
早いもので今年もあとわずかとなりました。
この1年、◇◇ストアをお引き立ていただき誠にありがとうございました。来年もスタッフ一同、いっそう皆様のお役に立てるよう尽力して参りますので、どうぞよろしくお願いいたします。
なお、誠に勝手ながら、年末年始は下記の日程で休業させていただきます。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
♦年末年始休業 2022年12月30日（金） ～ 2023年1月3日（火）
♦2023年1月4日（水）10：00より通常営業
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝休業中のお問い合わせにつきましては、2023年1月4日より順次対応とさせていただきます。
ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
どうぞ良いお年をお迎えください。
今後とも◇◇ストアをご愛顧いただけますよう、よろしくお願いいたします。
（署名）
社内に送る例文
リモートワークが増え、社内でも直接年末の挨拶ができないことは珍しくありません。社内の相手に年末の挨拶メールを送る場合は、社外のときほど形式を意識する必要はないですが、1年間を振り返り、気持ちを込めて丁寧に書きましょう。
件名： 年末のご挨拶
本文：
◆◆さん
今年も残りわずかとなりました。
◆◆さんにはこの1年、大変お世話になりました。心よりお礼申し上げます。
特に先日のX社プレゼンテーションでは苦労もありましたが、◆◆さんのアドバイスから多くを学び、成長できた体験でした。
ご指導いただいたことを来年に活かして参りたいと思います。今後ともご指導のほど、よろしくお願いいたします。
メールでのご挨拶で恐縮ですが、年末のご挨拶とさせていただきます。
ありがとうございました。良いお年をお迎えください。
（署名）
手寧な挨拶メールで良い仕事納めを
年末のご挨拶は取引先やお客様へ日頃の感謝を伝える貴重な機会です。礼儀正しくかつ気持ちがこもったメールは相手の心に残り、ビジネスにもプラスとなります。
今回ご紹介した年末の挨拶メールの主なポイントは以下です。
- 挨拶メールは最終営業日ぎりぎりではなく、少し前に送る
- 件名は［【年末のご挨拶】会社名、自分の名前］とする
- できるだけ相手に合わせた一言を添えて、個別に送信する
- 誤字脱字や表記ミスには十分注意する
これらのポイントをふまえ、年末にはスマートで心に残る挨拶メールを送ってみましょう。
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