オンライン秘書とは？依頼できる業務内容や利用メリットを詳しく解説
会社には様々な業務があります。なかには売上には直接結びつかなくても、対応しなくてはならない業務があります。また起業したばかりの個人事業主であれば、自分が担当するメインの業務以外に対応している時間がつくれないこともあるでしょう。
メインではない業務のためにスタッフを雇う余裕がない、自分の時間を有効に使いたい、そんな時に利用できるのが「オンライン秘書」です。
今回は、オンライン秘書の概要や利用するメリットについて詳しく解説します。これからオンライン秘書を利用したいと考えている方はぜひ、参考にしてみてください。
オンライン秘書とは？
オンライン秘書とは、インターネットを活用してオンラインで秘書業務を行ってくれるサービスのことです。
秘書業務とひとことでいっても依頼できる業務は多岐にわたり、経理や人事などのバックオフィス業務全般からマーケティング関連業務まで依頼することができます。依頼できる業務はサービスを提供している会社によって異なります。
オンライン秘書に依頼できる業務内容
オンライン秘書に依頼できる業務内容はいろいろあります。ひとつずつ見ていきましょう。
①秘書業務
秘書業務における主な仕事内容として、以下の4つがあげられます。
- スケジュールの調整やアポイントメント
- メールの対応
- 出張手配
- 資料の作成
業務を担当するスタッフの多くは秘書の実務経験を有しており、数ある業務内容のなかでも秘書業務をもっとも得意としています。
②経理業務
経理に関わる業務を依頼することもできます。業務内容は請求書作成や見積書作成、仕訳け入力などの日常の業務をはじめ、決算書の作成を依頼できるオンライン秘書サービスもあります。オンライン秘書サービスを提供している会社によっては、公認会計士や税理士などの資格を保有しているスタッフもおり、経理業務全般を依頼することができます。
③採用・人事業務
オンライン秘書によって、採用業務を得意としているところもあれば、雇用契約書、勤怠管理、給与計算・明細作成、社会保険関連手続などの人事業務を得意とするところもあります。
採用業務に関していえば、求人票の作成や自社ホームページまたは求人情報サイトの求人情報の更新、応募者の対応なども頼むことができます。
④営業アシスタント業務
オンライン秘書はインターネット上で提供されるサービスであり、対面での営業活動を行うことはできません。しかし、プレゼン資料や企画書の作成、リサーチや分析といった営業アシスタント業務を任せられます。
⑤マーケティング業務
企業のマーケティング活動はオンラインを中心に行われており、オンライン上での広告（ネット広告）やSNSによる積極的な情報発信が欠かせません。オンライン秘書を活用することで、それらの更新業務やSNS運営代行などをお願いできます。
⑥クリエイティブ業務
WEB制作のように専門的な知識が求められる業務においても、オンライン秘書は対応可能です。たとえば、企業のホームページを作成するにあたって、社内に専門知識を持つスタッフがいない場合、オンライン秘書を利用することで効率的に作業を進めることができるでしょう。また、そのほかにもデザイン制作やコーディング、動画制作等の部分的な制作を依頼することも可能です。
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オンライン秘書を利用するメリット
オンライン秘書を利用する主なメリットは以下の3つです。
主要業務に集中できる
起業したばかりの企業や、人手不足に悩まされている企業の場合、事務作業などに追われてしまい主要な業務に集中できなくなるケースも少なくありません。常時発生する業務であれば人を雇用することも検討できますが、そうでない場合には余計なコストがかかってしまうでしょう。オンライン秘書であれば、手を借りたい時に必要なだけサポートを依頼することができるため、主要業務に集中できます。
人件費を抑えることができる
オンライン秘書は時間単位での契約となるため、人材を雇用するよりも人件費を抑えられます。一般的に、人材を雇用するとなれば毎月の給料はもちろん、社会保険料などが生じるほか、採用や雇用にかかるコストも発生するでしょう。しかし、オンライン秘書を活用することで、これらのコストを削減できます。
専門分野をアウトソーシングできる
社内ですべての専門分野に対応することは、教育コストの観点から見てそう簡単なことではありませんし、効率的ではありません。しかし、専門知識を持ったオンライン秘書を活用することで、コストを削減できるほか、専門分野を強化することもできます。その結果、社内のスタッフには各自の専門分野の業務を振り分けることが可能になります。
オンライン秘書を利用するデメリット
オンライン秘書には多くのメリットがある一方で、いくつかのデメリットが存在します。
担当スタッフのスキルや業務の質がわからない
オンライン秘書は一定の基準を満たしたスタッフで構成されている一方、スキルや業務の質に差があることも珍しくありません。そのため、依頼する際に担当のスタッフのスキルや業務の質を判断することができないのが難点といえるでしょう。
オンラインで処理できない業務は依頼できない
オンライン秘書は、その名前の通り依頼者とオンラインで連絡をとり業務を行うため、オンラインで処理できない業務は依頼することができません。ほかにも、オンラインで文字のやり取りがメインとなるから依頼の指示がうまく伝わらないケースもあるでしょう。依頼内容が伝わりにくい場合、WEB会議などの対応は可能かどうか事前に確認しておくことをおすすめします。
オンライン秘書を導入したほうがよい企業
オンライン秘書が必要かどうかを悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。ここでは、どのような企業がオンライン秘書の導入が適しているか代表的な例を、お伝えします。
人手不足に悩んでいる
起業したてはもちろん、求人をかけても思うように応募者が集まらないなど、人手不足に悩んでいる企業にオンライン秘書はおすすめです。オンライン秘書を導入することで人手不足の解消につながるほか、必要なスキルを持つスタッフを選考の手間なく補充することができます。
繁忙期のみ業務を依頼したい
決算時期など特定の時期に限り、業務を依頼したい場合にもオンライン秘書は向いています。たとえば閑散期と繁忙期の差が大きい業務の場合、人材を雇ったとしても仕事がない時期があれば人件費が無駄になってしまうでしょう。このように、短期間のみ人手不足に悩まされているケースにも効果的です。
社内に知識・経験があるスタッフがいない
社内にいる人材ですべての業務を補おうとすると、知識や経験が足りないなどの理由で、事務業務が滞ってしまうことも少なくありません。オンライン秘書を活用することで、一定の業務を外注できることに加え、社内にいる従業員もそれぞれの仕事に集中できるでしょう。このように社内に知識・経験があるスタッフがいない場合にも、オンライン秘書は適しています。
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オンライン秘書を検討する時に気をつけること
オンライン秘書のメリットとデメリットを理解したところで、検討する際のポイントについて紹介します。
業務内容・業務範囲・品質について
オンライン秘書のサービスは会社やプランによって異なります。そのため、業務内容や料金等が自社のニーズに見合うかどうかあらかじめ調べておくことが大切です。その際、どのような業務を依頼したいのかも明確にしておくとよいでしょう。
また、オンライン秘書サービスによっては無料でお試しができることもあるため、本格的に導入する前に雰囲気をつかみたいと考えている方はあわせて検討することをおすすめします。
情報管理・セキュリティ対策について
秘書業務では企業にとって重要な情報を扱うケースもあるため、情報管理およびセキュリティ対策が万全かどうかを確認する必要があります。具体的には秘密保持契約（NDA）の締結や、情報管理教育を実施するなどの対策が講じられているかどうかをチェックするようにしましょう。
修正・緊急対応について
資料作成等をオンライン秘書に依頼するケースは多く見受けられますが、原則としてオンライン秘書と契約している期間内でなければ修正等を依頼することはできません。社内であれば期間の縛りなく、修正が生じたタイミングで依頼することができる一方、オンライン秘書ではそうしたことができない点に注意が必要です。そのため、修正が生じる業務を依頼する可能性がある場合、修正期間を見越したうえで依頼することをおすすめします。
また、休日や夜間などに依頼する場合、どこまで緊急で対応してくれるかも事前に確認しておくとよいでしょう。
費用対効果について
オンライン秘書のサービスのなかには比較的安価で利用できるプランも多く存在しています。一方で、価格だけで導入を決めてしまい、業務内容や納品物が期待していたものと異なり、結果として費用対効果が低くなってしまうケースも少なくありません。
オンライン秘書を導入する場合はまずどういった業務を依頼したいのか、そのためにはいくらまで予算が支払えるのか、自社の状況を加味したうえで検討することが大切です。目先の安さだけで導入を決めるのではなく、課題が解決できるのかどうかを軸に考えるようにしましょう。
サーブコープの「秘書サービス」
レンタルオフィス、バーチャルオフィス、コワーキングスペース、お客様のビジネスに適したワークスペースを提供しているサーブコープですが、お客様をサポートする様々なソリューションも提供しています。そのひとつが「秘書サービス」です。
サーブコープの秘書サービスでは、基本的にスタッフ全員がバイリンガルで、海外育ちや海外留学経験者も多く在席しています。そのため、海外進出を狙う企業や外資系企業のお客様にとって重宝する人材となりうるでしょう。
サーブコープの秘書サービスで依頼できる業務内容は、主に以下の通りです。
- 電話対応
- 通訳や翻訳
- 議事録作成
- 海外商談へ同行
電話対応では専任のレセプショニストが対応しています。お客様の会社名、ご指定いただいた挨拶で応対するほか、転送、ボイスメール、伝言など希望にそったお取り次ぎを実現します。
ほかにも翻訳や通訳のお手伝いをはじめ、海外出張に同行した実績がある秘書もいるため、語学に不安なシーンでも安心していただけます。
こちらの記事ではサーブコープの満足度の高い秘書サービスの詳細をまとめました。
オンライン秘書は費用対効果と業務内容を整理して依頼
オンライン秘書は、秘書業務はもちろん、経理や人事などのバックオフィス全般の業務を依頼することができるサービスです。
事務作業をオンライン秘書に依頼することで、主要業務に集中できるほか、業務効率化にもつながるでしょう。
オンライン秘書の導入を検討する際は、費用対効果がしっかりと見込めるかどうかを事前に確認しておくことが大切です。今一度、業務内容を精査したうえで、外注したほうがよいと判断した場合には、ぜひオンライン秘書の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
サーブコープの秘書サービスでは幅広いビジネスサポートが可能です。ご興味がある方は、お気軽にお問い合わせください。
