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オフィスは不要? サーブコープの「バーチャルオフィス」がおすすめな理由

実際のオフィスを持たず、事業に必要な住所だけをレンタルできる「バーチャルオフィス」。オフィスを借りるための初期費用やランニングコストが抑えられるため、起業する方に人気です。昨今の新型コロナウイルスの影響で賃貸オフィスを解約する企業も増えています。

バーチャルオフィスは、オフィスを持たない企業が円滑にビジネスを行うためにおすすめのサービス。電話代行から電話の転送サービスはもちろん、事業者によってはビジネス一等地の住所で会社登記ができたり、会議室やコワーキングスペースが利用できたりと、充実したサービスを提供しています。本記事ではサーブコープのバーチャルオフィスサービスについて詳しく解説します。

目次

バーチャルオフィスを利用するメリット

バーチャルオフィスを利用するメリットは一般的に、次の3つに分けることができます。

一般的なバーチャルオフィス
① 初期費用とランニングコストが抑えられる
② 簡単な手続きで契約が可能
③ 開業に必要な会社登記ができる
④ 電話や郵便物などの受付業務を一任できる
⑤ 企業のBCP対策としても有効活用

① 初期費用とランニングコストが抑えられる

一般的なオフィスを賃貸する場合、毎月の賃料のほかに、契約時には敷金・礼金や保証金が必要なため、初期費用の額は膨大になります。電話や受付対応をするスタッフを雇えば、もちろん人件費がかかり、さらに通信費などのランニングコストが加われば、起業初期から経営を圧迫するリスクがあるでしょう。それに対し、バーチャルオフィスは基本的に住所を借りる費用だけで済むうえ、敷金・礼金や保証金が不要なため、初期投資を大幅に抑えることができます。

ビジネスの発展に合わせ、秘書による電話応対代行サービスを利用するなど、必要な時に必要な分だけサービスを依頼できるのもバーチャルオフィスの強みです。

② 簡単な手続きで契約が可能

一般的な物件を借りる場合、複数の物件を内覧する必要がありますが、バーチャルオフィスなら好きな住所を選ぶだけなので手続きも簡単。契約後すぐにオフィス住所を名刺やホームページに記載し、ビジネスを始めることが可能です。オンラインで契約を済ませられるバーチャルオフィスもあります。

③ 開業に必要な会社登記ができる

バーチャルオフィスの住所をホームページなどに記載できるだけでなく、会社登記ができるのもこのサービスの魅力。住居用の賃貸物件の場合、大家が法人登記を認めないことがありますが、バーチャルオフィスの住所なら問題なく会社登記をすることが可能です。

④ 電話や郵便物の受付業務を一任できる

地震や豪雨などの自然災害でオフィスに出社できない場合、通常なら電話や受付の業務が一時停止に追い込まれるか、特定の社員は出社を余儀なくされます。バーチャルオフィスなら電話代行や郵便物の受け取りを一任できるため、受付業務を止める必要がありません。

⑤ 企業のBCP対策としても有効活用

新型コロナウイルス感染症拡大の影響で、オフィスのあり方を見直す企業は増えています。例えば社員のほとんどをテレワークや在宅ワークに切り替えた企業は賃貸オフィスを解約したり、メインとなるオフィス規模を縮小したりしています。

バーチャルオフィスを契約すれば、電話対応や郵便物の受け取りを任せられるため物理的なオフィスがなくても事業を継続することが可能です。

またバーチャルオフィスの住所を本店所在地として登記しておけば、移転登記をする必要がなく、また登記費用の負担や手続きの手間を省くことができます。

サーブコープのバーチャルオフィスが他社サービスと違う点

では上記5つのほかにもサーブコープのバーチャルオフィスが強みとするサービスをご紹介します。

サーブコープのバーチャルオフィスを利用するメリット
⑥ 一等地の住所を法人登記に使用できる
⑦ 固定電話番号を発行。電話番号の持ち込みも可
⑧ 専任のレセプショニストが会社名で電話に対応
⑨ バイリンガル秘書とITプロフェッショナルが常駐
⑩ コワーキングスペースや個室のオフィスを利用可能

⑥ 一等地の住所を法人登記に使用できる

サーブコープのバーチャルオフィスは国内5都市に27拠点、すべてビジネス一等地の著名なオフィスビルにあります。東京なら丸の内や大手町、新宿や品川、六本木など。大阪は梅田や心斎橋、福岡や名古屋も便利なビジネス中心地。誰もが知るビジネス街の、著名なランドマークビルにオフィスを構えることは、それだけで社会的な信用とインパクトを与えることができます。

⑦ 固定電話番号を発行

サーブコープでは、ビジネスに使用する固定電話番号が取得できます。着信はお客さまのご自宅やスマートフォンなどに転送も可能です。

⑧ 専任のレセプショニストが会社名で電話に対応

ハイレベルなトレーニングを受けた専任のレセプショニストが、お客さまの会社名で電話に対応します。回線は決して話し中になることがないため、顧客からの信頼にもつながります。

⑨ バイリンガル秘書とITプロフェッショナルが常駐

サーブコープ秘書はコピーや資料作成といった一般的な事務作業のサポートはもちろん、全員がバイリンガルで英語が堪能なので翻訳・通訳のお手伝いなどもお手伝いします。さらに、サーブコープにはITサポートを専門にするプロフェッショナルチームがいるため、IT担当を雇用するためのコストを削減することもできます。

⑩ コワーキングスペースや個室のオフィスを利用可能

バーチャルオフィスは物理的なスペースを伴わないため、働くスペースは自宅やカフェになることが一般的です。それでも、時には顧客と面会したり、集中できる場所で仕事をしたりする必要もあるでしょう。そんな時に助かるのが、コワーキングスペースや個室のオフィスを希望に応じて利用できるサービスです。

一般的なバーチャルオフィスのサービスではあまり見かけませんが、サーブコープならプランによって、コワーキングスペースを1日1~3時間まで、個室のオフィスなら月3日間まで無料で使用することが可能(ご契約以外の都市限定)。コワーキングスペースの場合、一企業につき3人まで同時に同じ拠点をご利用いただけます。

【サーブコープのバーチャルオフィスに関するお問い合わせはこちらから】

サーブコープのバーチャルオフィス:3つのパッケージ

サーブコープのバーチャルオフィスは3つのパッケージサービスからご契約いただけます。各パッケージでご利用いただけるサービス内容をご紹介します。

①バーチャルオフィスパッケージ

サーブコープのバーチャルオフィスサービスをすべて利用できるパッケージ。拠点住所の利用はもちろん、お客様専用の固定電話番号の発行と、電話応対サービスをご利用いただけます。オプションで秘書やITプロフェッショナルのサポートを受けることができ、コワーキングスペースや個室オフィスの利用もプランに定められた範囲内で可能です。

②貸し住所パッケージ

サービスは最小限に抑え、主に住所だけ借りたいという方におすすめです。貸し住所パッケージから契約し、事業が軌道に乗ってきたらバーチャルオフィスパッケージに移行される事業者さまも多くいらっしゃいます。

③電話秘書代行パッケージ

このパッケージは電話対応を中心に任せたいという事業者さまにおすすめです。専任のレセプショニストがお客さまの会社名で電話に応対し、世界中のどこへでも、ご指定いただいた番号に転送いたします。大切な電話を取り逃がすことがなく、大変便利です。

※秘書やレセプショニスト、ITサポートサービスはご依頼内容および利用した時間に応じた料金が発生します。

次に、各パッケージでご利用いただけるサービスの概要を説明します。

基本サービス

登記可能なビジネス一等地の住所利用

東京なら丸の内や六本木、大阪なら梅田などのビジネス一等地の住所を“会社の顔”としてアピールできます。会社登記も可能です。

郵便・宅配便の受け取り、管理、転送

住所宛てに届いた郵便や宅配便を秘書が代わりに受け取り、管理します。また、希望の場所まで荷物の転送を依頼することもできます。 

固定電話番号と専任のレセプショニスト

ビジネスに使用する固定電話番号が取得できます。回線は話し中になることがなく、専任のレセプショニストがお客さまの会社名で電話に応答。着信はお客さまのご自宅やスマートフォンなどに転送も可能です。テレワークや在宅ワークを実施している企業に便利な機能です。

コワーキングスペースが無料(1日1~3時間まで)

プランによって1日1~3時間まで、無料でコワーキングスペースをご利用いただけます。ご契約いただいた会社の社員であれば3名まで同時に利用可能。4人目から追加料金が発生します。

 個室オフィスが月3日間まで無料

バーチャルオフィスパッケージをご契約の場合、月3日間 まで、無料で個室のオフィスをご利用いただけます(ご契約都市以外のオフィス限定)。最大3名まで同時に利用可能で、外部のお客様との打ち合わせにもお使いいただけます。

個室オフィス/コワーキングスペースでのWi-Fiの利用

個室オフィスやコワーキングスペースで作業する際は無料Wi-Fiをご利用いただけます。

バイリンガル秘書やITサポート

トレーニングを受けた秘書がビジネスをサポート。コピーや資料作成といった一般的な事務作業のサポートはもちろん、翻訳・通訳のお手伝いなど幅広い業務をご依頼いただけます。またITに詳しい担当者も常駐しているため、いつでもストレスフリーな環境で仕事に集中していただけます。

※秘書、ITサポートサービスはご依頼内容および利用した時間に応じた料金が発生します。

オンラインでの施設予約や請求書確認

会議室やその他さまざまなサービスのご予約は、すべてオンラインで行うことができます。お支払いは月1回、まとめてのご請求。利用ごとの決済は不要です。

異業種交流会(ネットワーキングイベント)やサーブコープコミュニティに参加

サーブコープで開かれるビジネスイベントに参加することができます。さまざまな専門分野で活躍する方をスピーカーに招き、講演後は参加者同士が交流できる場としてお楽しみいただけます。また、世界中のサーブコープ利用者60,000人以上が登録し、オンラインで交流できるコミュニティにも参加可能です。

保証金不要

クレジットカードでお支払いいただく場合、保証金は不要です。

 

オプションサービス

世界中の役員会議室、会議室の利用

オプションサービスとして国内はもちろん、世界中にあるサーブコープ拠点の役員会議室と会議室をご予約いただけます。役員会議室は10名以上、会議室は5名前後の利用に向いています。

サーブコープ「Onefone」

サーブコープが独自に開発したアプリ「Onefone」をダウンロードするだけで、世界中どこにいても固定電話番号を使って、お客さまのスマートフォンから発着信が可能。格安な通話料でご利用いただけます。 

サーブコープ「Onefax」

「Onefax」とは、FAXの送受信が可能なサーブコープクライアント専用のwebサイト。お客さまに届いたFAXをサイト上で確認できるほか、FAXの送信も行えます。また、届いたFAXはPDFでお客さまに送られ、パソコン上での確認も可能です。

サーブコープのバーチャルオフィスご利用者さまの声

次に、実際にサーブコープのバーチャルオフィスをご利用のお客さまに聞いた、バーチャルオフィスを契約した理由やおすすめのポイントをご紹介します。

【サーブコープのバーチャルオフィスに関するお問い合わせはこちらから】

株式会社アオラワークス 代表取締役 岩田直子さま

事業内容:撮影スタジオの運営。写真撮影のほか、メイクやヘアセット、衣装の貸し出し。

サーブコープのバーチャルオフィスを契約した理由:

ほとんどの時間はスタジオにいるためオフィスは不要でしたが、予約の電話やメール対応をする人材が必要だったため。サーブコープのバーチャルオフィスパッケージを契約し、電話秘書代行を利用しています。サーブコープの秘書が電話やメールでの予約に対応してくれるうえ、簡単な事務作業や調べ物を依頼することもできます。

電話対応のアルバイトが定着しないという人材採用・教育面の問題も、トレーニングをしっかり受けたサーブコープの秘書にお願いすることでクリアできました。また、外出した際には近辺にあるサーブコープ拠点を探し、コワーキングスペースで仕事ができるのも魅力です。

一般社団法人コミュニケーションスキル開発協会代表 鈴木伸英さま

事業内容:問題解決に向けたコミュニケーションスキルの向上をテーマとした研修やプログラムを提供。

サーブコープのバーチャルオフィスを契約した理由:

バーチャルオフィスを選んだ理由は、外出が多いので、オフィスを借りる必要がないと思ったからです。数ある事業者の中でも、サーブコープは会社として信頼を得られる住所を利用できる、留守の間は電話対応をしっかりしてもらえるといった要件を満たしていました。

利用しているのはバイリンガル秘書サービス、電話応対、あとは会議室です。秘書の方にお願いすることが一番多い業務は、お客さまに研修内容をプレゼンテーションする際のPowerPoint資料や、研修で使うテキストの作成ですね。テレアポなどの営業活動のお手伝いもお願いしたことがあります。

サーブコープスタッフの接客レベルは高く、オフィスの清潔感や高級感も決め手になりました。また、サーブコープのバーチャルオフィスなら、集中して仕事をしたい場合にコワーキングラウンジやオフィススペースの一部も、利用できます。

 

いかがでしたか。サーブコープのバーチャルオフィスには、ビジネス一等地の住所が利用できたり、バイリンガル秘書サービスやITスペシャリストのサポートが受けられたりと、一般的なバーチャルオフィスにはないクオリティの高いサービスが魅力です。ご利用に興味のある方は、お気軽にこちらからお問い合わせください。

【サーブコープのサービス詳細】 https://www.servcorp.co.jp/blog/service

※2020年2月14日に公開された記事を再編集したものです。

 

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