2023.10.23

バーチャルオフィスは「受付サービスあり」と「受付サービスなし」どちらを選ぶ？

バーチャルオフィスを選ぶ際、受付サービスがあるバーチャルオフィスを選ぶか、コスト削減を優先するかでお悩みではありませんか？

この記事では、受付ありのバーチャルオフィスのサービス内容から、意外と知られていない受付サービスのメリット、さらに受付なしのバーチャルオフィスを選んで問題のないお客様のタイプまで、わかりやすく紹介します。

バーチャルオフィスの受付サービスとは

バーチャルオフィスは、一般的なオフィス賃貸やコワーキングスペースのような「実際に働く場所そのもの」ではなく、「事業用の住所を貸す」サービスです。

住所利用のみに特化したバーチャルオフィスから、バーチャルオフィス住所地にスタッフが常駐し、一般的な会社と同じような受付業務を提供するサービスまで、幅広いサービスがあります。

バーチャルオフィスを選ぶ上で、特に大きな違いが出るのが「受付サービスの有無とその内容」です。

バーチャルオフィスに受付サービスがあると、以下のような対応が可能になります。

会社専用の固定電話番号（転送設定可能）と時間内の電話応対

一般的に、携帯電話番号よりも固定電話の方がビジネス上の信頼度が高い印象があります。また、受付サービスが自社名で電話応対することで、移動中や打ち合わせ中でも確実に伝言を受けることができます。

郵便物および宅配便の受け取りと管理

受付サービスがあれば、毎日の郵便物の受け取りだけでなく、郵便物の管理や転送も可能です。たとえば要冷蔵・冷凍の宅配や急ぎの郵便物の転送対応・内容確認など、イレギュラーな応対ができるのは受付サービスならではの特徴です。

ファックスの受信

ファックスは送信・受信ともに代行可能です。ごく稀なファックスの送受信依頼にスムーズに対応できます。

来客対応（不在時の応答と連絡、会議室ご案内や呈茶）

バーチャルオフィスの受付は来客時の取次がメイン業務ですが、打ち合わせスパースへのご案内や呈茶など秘書業務までサポート体制があるバーチャルオフィスも選ぶことができます。

執務スペースは不要だが、対外的に会社の存在を証明できる拠点が欲しい、困ったときに業務をサポートしてくれるパートナーがいると助かる、という法人・個人の方に、受付ありのバーチャルオフィスは好評です。

バーチャルオフィスに受付があるメリット

バーチャルオフィスに受付サービスが必要かお悩みではありませんか？多くのお客様に評価される、受付サービスのメリットを紹介します。

訪問者に良い印象を与えることができる

一般のオフィスでも、業務の効率化などさまざまな理由で有人の受付がない企業が増えています。そのなかで、今でも有人対応で受付を行っている会社やオフィスビルは、企業規模が大きい、オフィスビルとして信頼度が高いイメージがますます高まっているといえるでしょう。会社としての印象を高めることができます。

自分より来訪者が先に到着した場合の対応ができる

バーチャルオフィスでは一時的に打ち合わせ・会議を行うためのスペースレンタルも可能です。相手が自分より先に到着した場合、また日程や時間を間違えたりした場合、受付があれば臨機応変な対応が可能です。

突然の訪問者に対応できる

「基本的に来客はない」ことが前提の事業を始められる場合でも、突然の訪問者が来るケースがあります。たとえば、取引先候補からの信用調査や、金融機関からの実態調査などです。住所地のみで一切案内がないバーチャルオフィスサービスの場合「営業実態が確認できなかった」という評価を受けるリスクがありますが、受付サービスがあれば応対が可能で、調査が入ったことも確認できます。

すぐに郵便物の確認ができる

郵便サービスは受付サービスのないバーチャルオフィスでも対応可能なケースもありますが、その内容に違いがあります。送り先を確認し、特に重要な郵便物（契約書や顧客からの書類）の到着を報告したり、内容をデータで送信・確認したりといったサービスは、受付サービスがなければ対応できません。タイムラグは少ないほど、ビジネスがスムーズに進むでしょう。

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バーチャルオフィスに受付がある「１つの」デメリット

ここまで、バーチャルオフィスに受付サービスがあるメリットを紹介してきました。多くの起業家やスタートアップ企業のお役に立てる「受付あり」のバーチャルオフィスですが、1点だけデメリットがあります。

それはもちろん「受付なしサービス」と比較した場合、月に1万円～2万円程度の「ランニングコスト」の差が出るということです。

できるだけ初期費用は少ない方がよいのはもちろんですが、この費用をぎりぎりまで圧縮してしまったために、事業拡大フェーズで結局住所地の移転が必要になり、ホームページや会社案内、名刺などの刷新や登記変更に余計なコストがかかってしまった……という事例も少なくありません。

長期的な視点でのコスト比較をおすすめします。

「受付なし」のバーチャルオフィスの利用が適している場合

さまざまなメリットがある受付サービスですが、受付なしのバーチャルオフィスと比較する場合、以下のようなケースに当てはまっている方にはメリットを活用できる機会が少なくなります。

受付なしのバーチャルオフィスサービスの場合、郵便受取も来客対応も不可、アドレスにもこだわらず「住所利用」機能に絞れば、月額数百円からサービスを見つけることができます。

資金借り入れや法人との取引予定が将来的にもない

法人を設立する場合でも、個人事業主でも、事業内容によって今後一切金融機関から融資を受ける予定がない場合、また信用を重視する法人との取引を行う予定がない場合、事前のアポイントのない来客はそもそも対応不要なセールスなどの可能性が高いでしょう。

副業の特定商取引法記載に利用する目的

インターネットや雑誌上で広告し、郵便や電話、インターネット等を通じて注文を受ける取引は「通信販売」に該当し、事業者の住所・電話番号を記載する必要があります。

たとえばオンライン上でのコーチングやカウンセリングサービスの提供など、全てオンライン上で完結するサービスは実質的に場所を限定して営業活動を行う必要はありませんから、登記が行われている、郵便物の受け取りができるといった「実体」があればバーチャルオフィスの住所を特定商取引法上で求められる「住所」として公開することが可能です。

ただし、通販事業で他の場所で荷物管理をし、発送作業を行っているなど、別の住所地で実態がある場合などは「虚偽」に該当する可能性がありますので注意しましょう。

個人事業主でインボイス対応に利用するだけの目的

2023年10月から、インボイス制度が始まります。このインボイス制度導入に伴い、個人事業主が「適格請求書発行事業者」として登録・すると適格請求書（インボイス）の発行が可能になり、取引先は消費税の仕入税額控除を受けることができます。

この適格請求書（インボイス）にはひとり一人に割り振られた「登録番号」の記載が必須となります。

この登録番号を「適格請求書発行事業者公表サイト」で検索すると、本名のほか、屋号・事業所の住所地・登録年月日・更新年月日が確認できます。

2022年9月以前は一覧データのダウンロードでも名前や住所が公開されていたのですが、現在では住所の公開は任意となっています。法人取引など、信頼度を高めるという点で「公開」したいという場合、自宅住所ではなくバーチャルオフィスの住所を活用すれば個人情報を守りながら信頼度を高めることができます。

サーブコープの高品質な受付サービス

バーチャルオフィスの受付サービスは、ビジネスの信頼度をあげ、スピーディに事業を進めるのに役立ちます。

東京、大阪、名古屋、福岡、横浜の一等地全30拠点、全世界に150以上の拠点を展開するサーブコープのバーチャルオフィスは、受付も最高レベルのオフィス品質を完備。拠点のほとんどでバーチャルオフィスとレンタルオフィスサービスを併設しており、専任の受付担当（レセプショニスト）が常駐でサポート体制を組んでいます。

特に好評をいただいているのがプロフェッショナルな電話応対です。英語応対も可能なスタッフがお客様の会社名で応対し、指定された対応方法でトラブルなくスムーズに連携を行います。