サーブコープブログ知識・ノウハウテレワークの5つの課題を解決! 郵便物や電話の転送、個室も使えるバーチャルオフィス

テレワークの5つの課題を解決! 郵便物や電話の転送、個室も使えるバーチャルオフィス

オフィスへ出勤するというこれまでの働き方を一気に転換することになった2020年。在宅勤務を始めとするテレワークを続ける人は今も多く、観光地やリゾート地で休暇を取りながら仕事をする「ワーケーション」や都心と郊外を行き来する「デュアルライフ(二拠点生活)」や多拠点居住など、テレワークと言っても働く場所は自宅に限らず、広い意味合いを持つようになっています。

ただ、働く場所が自由になる反面、テレワークにはデメリットも。例えば郵便物や宅配物の管理、移動中の電話の応対、たまには集中して作業ができる場所が欲しいといった問題です。本記事ではこうした課題の解決につながるサーブコープのバーチャルオフィスサービスをご紹介します。

テレワーク中の郵便物管理はどうする?

出所:月刊総務「総務のリモートワークの実態」調査

感染症により出勤の自粛が求められ、在宅勤務に切り換えた企業は多かったものの、会社に届く郵便物や宅配物については当然出社が求められました。2020年7月に公表されたテレワークの実態調査(『月刊総務』)によると、緊急事態宣言中のリモートワーク期間に総務が出社した理由のトップが「郵便物の対応」(79.7%)。「代表電話の対応」も49.8%と上位にランクインしています。

郵便物の管理や転送サービスを提供しているバーチャルオフィスなら、指定した住所へ荷物を転送してくれるので便利。荷物の受け取りのためだけに、出社する必要がありません。

◆サーブコープの場合

対象サービス|バーチャルオフィスパッケージ、貸し住所パッケージ 

サーブコープの「バーチャルオフィス 貸し住所パッケージ」には、お客様宛てに届いた郵便・宅配便を代わりに受け取り、管理するサービスが含まれています。希望の場所に郵便物・荷物を転送することも可能です。

たまには集中できる個室を利用したい

インターネットやWeb会議ツールがあれば、自宅やホテル、カフェや移動中の車内でも働くことは可能です。場所に制限されない点では便利ですが、たまには静かな場所で作業に集中したい場合もありますよね。

テレワークの拡大でシェアオフィスの数は増え、必要な時だけ利用できるドロップインやテレワークを応援するホテルの宿泊プランといったサービスも増えました。家やカフェではなかなか集中できない、たまにはオフィスらしい環境で仕事をしたい人にはおすすめです。

◆サーブコープの場合

対象サービス|バーチャルオフィスパッケージ、プレミアムバーチャルオフィス

サーブコープなら国内5都市、26の拠点があるため、自宅から近いエリアや移動先で集中できる場所が必要な時に、コワーキングスペースや個室オフィスをご利用いただけます。ご契約いただくパッケージによりますが、月3〜7日の個室オフィスの無料利用に加え、1日3時間までコワーキングスペースの無料利用が可能です。

オフィスの解約で会社の住所はどうなる?

テレワークの継続でオフィスの移転や解約した、または移転や解約を検討している企業が少なくありません。北信商建株式会社が2020年6月の時点で行った調査ではすでに、1,105人の企業経営者の11.5%がオフィスを「すでに解約」、「解約を検討している」は6.6%と2割近くの企業経営者がオフィスの解約を視野にいれていたことが分かります。

解約すると会社の住所をどこに登記するか、ホームページなどに記載する住所をどうするかという問題が生じします。手っ取り早いのは自宅の住所で法人登記することですが、個人情報の開示はプライバシーの点から課題もあります。バーチャルオフィスは法人登記可能な「住所貸し」のサービスを提供している事業者がほとんどなので、オフィス解約の際は活用を検討しましょう。

◆サーブコープの場合

対象サービス|バーチャルオフィスパッケージ、貸し住所パッケージ 

「バーチャルオフィス 貸し住所パッケージ」では、法人登記が可能な住所をレンタルいただけます。サーブコープの自慢は国内すべての拠点がビジネス一等地にあること。東京なら丸の内や六本木、大阪なら梅田などのビジネス一等地の住所を“会社の顔”としてアピールできます。

代表番号が「090」だとマイナスの印象に…

賃貸オフィスの契約を解約すると、固定電話も解約し、自分の携帯電話を会社の代表番号に変更した人もいるでしょう。これまで東京「03」だった番号が「080」や「090」といった携帯の番号になると、どうしてもマイナスの印象を与えてしまいます。

もし「03」「06」などの番号だけレンタルでき、さらに専任の受付担当が電話に応対してくれると大切な連絡を取りこぼすことなく便利ですよね。

バーチャルオフィスのサービスには固定電話番号をレンタルできるケースがあり、指定の携帯電話に自動転送したり、本人に代わって電話に応対したりするサービスがあります。

◆サーブコープの場合

対象サービス|バーチャルオフィスパッケージ、電話秘書代行パッケージ

サーブコープの「バーチャルオフィスパッケージ」「電話秘書代行パッケージ」ならいずれも、お客様専用の固定電話番号を利用可能です。また、会社の基本情報を把握しているお客様専任のレセプショニストが、ご指示いただいたとおりに、電話に応対。一般的なオペレーターとは違い、会社の一員として受け答えするため、顧客や取引先にもプロフェッショナルな印象を与えます。

スマホで会社の固定電話番号を使いたい

先に紹介したテレワークの実態調査(『月刊総務』)からも分かるように、テレワーク中でも出社が必要なケースとして「代表電話の対応」も第3位と上位に挙がっていました。

電話転送や電話代行を依頼するのも一つの手ですが、大切な顧客や取引先からの電話に即座に対応したい場合、自分のスマホを会社の代表電話として使用するのがおすすめ。東京「03」や大阪「06」といった固定電話番号を、自分のスマホで直接受発信できれば便利ですよね。

◆サーブコープの場合

対象サービス|バーチャルオフィスパッケージ、電話秘書代行パッケージ

サーブコープの「バーチャルオフィスパッケージ」「電話秘書代行パッケージ」をご契約いただくと、サーブコープが独自で開発した「Onefone」アプリをお使いいただけます。アプリをお持ちのスマホにインストールするだけで、会社の固定電話番号をスマホで利用できるようになります。

スマホから発信しても、相手の電話に表示されるのは「03」や「06」といった会社の固定電話番号。逆に会社の固定電話番号にかかってきた連絡も、スマホでそのまま応対することが可能です。通話料も安心。国内にいても海外にいても、市内通話料金しか発生しません。

サーブコープのバーチャルオフィス。4サービスを料金比較

テレワークで課題となりがちな郵便物の管理や電話の応対、また、オフィスを解約した後の会社の住所や電話番号の問題は、実はバーチャルオフィスの活用で解決できる場合があります。バーチャルオフィスはサーブコープのオフィスサービスの中でも一番手頃な料金設定で、オンラインで契約できるのもメリットです。

サーブコープはバーチャルオフィスのサービスに4つのパッケージをご用意。「バーチャルオフィス」「貸し住所」「電話秘書代行」「プレミアムバーチャルオフィス」の料金は下記の通りです。サーブコープのバーチャルオフィスは、必要に応じて全国にある拠点の個室やコワーキングスペースを利用できるのが強み。集中できるワークスペースが必要な場合に、ぜひご利用ください。

サーブコープのバーチャルオフィスに興味のある方は、お気軽にお問い合わせください

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